Fragen zum Status meiner Rechnung

Zusammenfassung

Manchmal hat man Schwierigkeiten, sich in den Informationen zum Rechnungsstatus zurechtzufinden (* ). Bei der häufig gestellten Frage (FAQ) „Hat der Kunde meine Rechnung ordnungsgemäβ erhalten? Welchen Status hat sie?" finden sich wichtige Informationen zu diesem Thema. In der vorliegenden FAQ werden hilfreiche Angaben bezüglich der Art, wie sich der Status ändert und an wen man sich gegebenenfalls wendet, hinzugefügt.

In der Kurzfassung:

Der anfängliche Status jeder bei Mercurius eingegangenen Rechnung ist „Eingegangen".
Der Kunde muss anschließend die Rechnung genehmigen. Dabei bieten sich zwei Möglichkeiten:
- Option 1: Er genehmigt die Rechnung (wenn die Rechnung sich auf eine gültige Bestellung bezieht, die Lieferung bestätigt wurde, der Betrag korrekt ist usw.). Der Status wechselt anschließend zu „Verarbeitet" (oder genehmigt/akzeptiert).
- Option 2: Er weist die Rechnung ab (beispielsweise, weil Informationen fehlen, etwa die Bestellnummer, oder weil der Betrag unkorrekt ist usw.). Der Status wechselt anschließend zu „Abgelehnt".
Der Status ändert sich nur, wenn der Kunde seine Entscheidung mitteilt. Verschiedene Kunden verfahren noch nicht auf diese Weise. In diesem Fall ändert sich der Status nicht, sondern bleibt „Eingegangen".
In sehr seltenen Fällen, etwa bei einem Rechnungsduplikat, fängt Mercurius die Rechnung ab (d.h., sie wird nicht an den Kunden übermittelt) und weist sie automatisch ab.
Wenn Sie weitere Einzelheiten zum Status der Rechnung wissen möchten, wenden Sie sich an die Person, die beim Kunden für den Einkauf verantwortlich ist. Beachten Sie, dass diese Person im Mercurius-Portal zu denselben Informationen Zugang hat, wie Sie – vorausgesetzt, sie hat innerhalb ihrer eigenen Organisation die erforderlichen administrativen Schritte durchgeführt. Verwenden Sie daher das Portal, um Rechnungsinformationen weiterzugeben und so dazu beizutragen, dass Missverständnisse oder Differenzen ausgeräumt werden.

(* ) Das gilt auch für Gutschriftmitteilungen.

Hauptszenario

Alle an den öffentlichen Sektor gerichteten Rechnungen gehen bei Mercurius ein. So haben Lieferanten die Möglichkeit, den Status aller Rechnungen zu verfolgen, die Sie im Mercurius-Portal an Einrichtungen des öffentlichen Sektors richten (Hinweis: Die Kunden verfügen über dieselben Verfolgungsmöglichkeiten).

Wenn eine Rechnung bei Mercurius eingeht, erhält sie zunächst den Status „Eingegangen".

Danach wird die Rechnung dem Kunden übermittelt. Der Kunde muss die Rechnung bearbeiten, um den Lieferanten zu bezahlen. Diese Bearbeitung impliziert einen Genehmigungszyklus. Im Laufe dieses Genehmigungszyklus wird die Rechnung entweder genehmigt oder abgewiesen. In der Regel teilt der Kunde das Ergebnis der Genehmigung dem Lieferanten mit: Er schickt eine Antwort an Mercurius und Mercurius leitet diese Mitteilung an den Lieferanten weiter. Parallel aktualisiert Mercurius den Status der Rechnung auch im Portal: „bearbeitet" (bei genehmigten Rechnungen) oder „abgelehnt" (bei abgewiesenen Rechnungen). Wenn die Rechnung abgewiesen wird, wird angenommen, dass die Antwortmitteilung die Begründung der Abweisung enthält. Der Lieferant kann dann seine Rechnung entsprechend korrigieren.

Mercurius verwendet einen einheitlichen Mitteilungstyp, um dem Lieferanten die Antwort zu übermitteln. Ein Lieferant, der seine Rechnungen elektronisch versendet (unter Verwendung des Interoperabilitätsrahmens PEPPOL) kann diese vereinheitlichte Mitteilung zwecks automatisierter Bearbeitung direkt in seinem IT-System empfangen. Dies hängt vom IT-System des Lieferanten ab. Die Lieferanten werden gebeten, diese Möglichkeit der Maschine-Maschine-Integration zu berücksichtigen, da die Maschine-Maschine-Integration eine unersetzliche Bedingung ist, um die Vorteile der elektronischen Fakturierung nutzen zu können. Sie müssen ihren Lieferanten oder IT-Manager kontaktieren, der weiß, wie das Ganze in technischer Hinsicht funktioniert oder sich diese speziellen Kenntnisse aneignen muss.

Technische Informationen

Mercurius verwendet derzeit eine PEPPOL BIS Message Level Response (MLR). Beachten Sie, dass in naher Zukunft ein Update auf einen spezifischeren Mitteilungstyp mit der Bezeichnung „Invoice Response" erfolgt, sobald er im PEPPOL-Netz verfügbar ist.

Ausnahme 1: Der Lieferant ist (noch) nicht in der Lage, die Antwort zu empfangen

Solange diese Art der Integration noch nicht allgemein verbreitet ist, greift Mercurius auf die folgende „zweite Option" zurück, um dem Lieferanten die Antwort des Kunden zu übermitteln: Die Kontaktdaten des Lieferanten werden der Rechnung entnommen und die Antwort wird an diese E-Mail-Adresse geschickt. So wird nur verfahren, wenn der Lieferant den oben beschriebenen elektronischen Fluss noch nicht unterstützt. Wenn der Lieferant in seiner Rechnung keine E-Mail-Kontaktdaten angegeben hat, ist die einzige Möglichkeit, die ihm bleibt, um den Status zu erfahren, der Login ins Mercurius-Portal.

Ausnahme 2: Der Kunde ist (noch) nicht in der Lage, eine Antwort zu senden

Verschiedene Kunden sind noch nicht in der Lage, die Antwort zu senden. In diesem Fall bleibt der Status der Rechnung, der im Mercurius-Portal zu sehen ist, „Eingegangen", obwohl die Rechnung abgewiesen, genehmigt oder bezahlt sein kann. Und natürlich ist Mercurius in diesem Fall nicht in der Lage, die Antwort dem Lieferanten zu übermitteln.

Ausnahme 3: Die Antwort enthält unkorrekte/nicht bearbeitbare Daten

Bevor die Rechnung dem Kunden übermittelt wird, prüft Mercurius, ob sie eines der folgenden Merkmale aufweist:

Es handelt sich um ein Duplikat einer bereits früher gesendete Rechnung.
Die Rechnung weist ein in der Zukunft liegendes Ausstellungsdatum auf.
Die Rechnungsnummer besteht aus mehr als 250 Zeichen.
In der Rechnungsnummer werden Sonderzeichen verwendet (technisch heißt dies: Sie enthält Zeichen, die nicht in der 7-Bit-ASCII-Tabelle enthalten sind).

Wenn die Rechnung in eine dieser Kategorien fällt, ist Mercurius so programmiert, dass:

die Rechnung gestoppt wird – sie wird nicht dem Kunden übermittelt,
die Rechnung abgewiesen wird und,
dass mittels der oben beschriebenen Mechanismen eine Antwort mit entsprechendem Hinweis an den Lieferanten geschickt wird.

Für Lieferanten, die weitere Informationen benötigen

Wenn Sie weitere Einzelheiten zum Status der Rechnung wissen möchten, wenden Sie sich bitte an die Person, die beim Kunden für den Einkauf verantwortlich ist. Sie können diese Person anhand der Ausschreibungsdokumente identifizieren (wenn die Rechnung mit einem vereinfachten Verfahren zusammenhängt, kennen Sie oder einer Ihrer Kollegen wahrscheinlich bereits die für Einkäufe zuständige Person).

Bitte beachten Sie, dass diese Person im Mercurius-Portal Zugang zu den gleichen Informationen wie Sie hat. Sie kann Zugang haben, wenn sie innerhalb ihrer eigenen Organisation die erforderlichen administrativen Schritte unternommen hat, wie Sie das wahrscheinlich getan haben (weitere Einzelheiten siehe FAQ Wie erhält man Zugang zum Mercurius-Portal?). Verwenden Sie daher das Portal, um Rechnungsinformationen weiterzugeben und so dazu beizutragen, dass Missverständnisse oder Differenzen ausgeräumt werden.

Für Techniker, die weitere Informationen benötigen

Weitere Informationen über die Formate sind verfügbar unter Antworten aus dem öffentlichen Sektor : (Responses from the public sector (Message Level Response - MLR) (EN).