Wie im Abschnitt "Mercurius" der Seite "e-Invoicing-Strategie des belgischen öffentlichen Sektors" erläutert, fungiert die Mercurius-Plattform als zentraler "E-Mail-Raum" für alle belgischen öffentlichen Stellen. Die Seiten "Mercurius fur den privaten Sektor" und "Mercurius fur den öffentlicher Sektor" enthalten spezifischere Informationen für ihre jeweilige Zielgruppe.

Diese Seite konzentriert sich auf das Mercurius-Portal, ein Online-Tool, das den Vertretern des Versenders und des Empfängers Zugriff auf dieselben Informationen bietet, so dass beide Korrespondenten ihre elektronischen Rechnungen zentral und konsistent über alle ihre Dokumente hinweg verfolgen und bearbeiten können. Dieses Tool ermöglicht den Zugriff auf echte und Test-E-Rechnungen. Schließlich enthält dieses Tool ein Online-Formular, über das Lieferanten ihre Rechnungen manuell einreichen können. Es wurde hinzugefügt, um den möglichen Mangel an IT-Lösungen zu kompensieren, um E-Rechnungen automatisch und zu vertretbaren Kosten zu übertragen - die Behörden empfehlen dringend, dass sich alle Unternehmen so bald wie möglich mit E-Invoicing-Tools ausstatten, um den Schritt der manuellen Rechnungseingabe zu vermeiden, der notwendig ist, um die Vorteile der elektronischen Rechnungsstellung in vollem Umfang zu nutzen.

Diese Seite ist auch der Hilfebereich des Mercurius-Portals. Es enthält die folgenden Abschnitte:

Allgemeines

Wer kann die Mercurius-Website nutzen (ab jetzt als „die Website" bezeichnet)?

Es gibt verschiedene Zielgruppen:

1. Diejenigen, die den belgischen öffentlichen Dienst gelegentlich beliefern und solche, die ihn häufiger beliefern aber noch nicht auf eine komplett elektronische Fakturierung (Maschine-zu-Maschine) umgestellt haben: Sie können die Webseiten nutzen, um ihre Rechnungen zu erstellen und zu versenden und ihre Bearbeitung zu verfolgen.
2. Andere Lieferanten: Sie können die Bearbeitung der von ihnen gestellten Rechnungen verfolgen. Sie können auch den Fluss von Testrechnungen verfolgen (weitere Einzelheiten siehe Mercurius-TEST).
3. Kunden: Sie können die Liste der Rechnungen einsehen, die ihnen von allen ihren Lieferanten zugesandt wurden und Rechnungsdetails bis zur Ebene der ausgetauschten Mitteilungen betrachten. Dies bietet ihnen die Möglichkeit, Fragen von Lieferanten zu Rechnungen effizienter zu bearbeiten.
4. IT-Anwender (Dienstleistungsanbieter, Kunden-Backend-Teams ...) : Sie haben die Möglichkeit, die Ströme zu verfolgen, die sich auf ihre Dienste beziehen. (Hinweis: Der vorliegende Hilfeabschnitt enthält keine spezifischen Informationen für diese Zielgruppe. Für weitere Details kontaktieren Sie bitte den Support über das Online-Hilfeanforderungsformular.

Was brauche ich, um Zugang zur Website zu erhalten und sie zu nutzen?

Sie benötigen Ihre eID sowie eine gültige Bestätigung, dass Sie die Rechtssubjekte, in deren Namen Sie handeln wollen, vertreten.

1. eID: Wir müssen Sie mit Sicherheit identifizieren, daher ist der belgische elektronische Personalausweis erforderlich. Hilfe bei der Installation und Verwendung der eID ist verfügbar auf eid.belgium.be.
2. Nur befugte Personen können Rechnungen senden und den Fakturierungsfluss im Namen von Firmen (Rechtssubjekten) einsehen. Alle in der ZDU erfassten gesetzlichen Vertreter haben im Namen ihrer jeweiligen Rechtssubjekte automatisch Zugang zur Website. Andere Personen, etwa für Fakturierung/Buchhaltung verantwortliche, müssen sich zunächst die Rolle „billing_officer" zuweisen lassen. Die Anwendung „My eGOV Rollenmanagement" (url: Mein eGov-Rollenverwaltung) sorgt für die Zuweisung von Rollen innerhalb von Rechtssubjekten. Siehe auch „Mercurius, gesetzliche Funktionen und Rollenmanagement (Abrechnungsverantwortlich)" für weitere Informationen.

Welche Hauptabschnitte hat die Website

• Dokumentenübersicht: Auf dieser Seite sehen Sie die Liste ihrer Rechnungen an alle belgischen öffentlichen Institutionen, maximal für die letzten 24 Monate. Sie können Filter verwenden, um nach einer bestimmten Rechnung oder einer Gruppe von Rechnungen zu suchen. Sie können die Spalten definieren, die Sie sehen möchten. Sie können die Liste auch in eine Textdatei (.csv) exportieren.
• Dokumentendetails: Durch Anklicken einer Zeile der Liste haben Sie Zugang zu allen Details der Rechnung.
• Neue Rechnung/neue Gutschrift: zum manuellen Ausstellen einer Rechnung (oder einer Gutschrift).
• Einstellungen: zum Ändern der Sprache während einer Sitzung und zur Aktivierung der Anzeige von Erläuterungen oben auf den Seiten.

Sollten Sie bestimmte Fragen zur Verwendung der Website haben, senden Sie eine Online-Hilfeanforderung.

Praktische Fragen (Geschäft)

Ich habe eine Rechnung geschickt. Ich erwarte die Zahlung. Wie kann ich den Status überprüfen?

Generell sollten alle Fragen in Bezug auf Geschäftsabwicklung an Ihren Geschäftskontakt gerichtet werden, wahrscheinlich den Einkaufsleiter des Kunden. Parallel dazu beachten Sie bitte, dass die Website Ihnen Zugang zu Informationen über Ihren Rechnungsfluss bietet. Daneben hat auch der Einkaufsleiter Ihres Kunden Zugang zu diesen Informationen (d.h. seinem Fluss eintreffender Rechnungen). Dies ist eine große Hilfe bei der Kommunikation über gemeinsame Rechnungen.

Hier finden Sie praktische Erläuterungen zu den Funktionen der Website:

• Sie können anhand der Nummer, des Absenders, des Empfängers, des Ausstellungsdatums (oder eines Zeitraums) nach der Rechnung suchen.
• Wenn Sie die Rechnung nicht finden, bedeutet dies, dass sie nicht bei den belgischen Behörden eingegangen ist. Möglicherweise liegt ein Fehler im System vor, das die Rechnung ausstellt. Wenden Sie sich an das für dieses System zuständige Team.
• Sobald Sie die Rechnung gefunden haben, können Sie sich die Rechnungsdetails ansehen. Sie enthalten ein Statusfeld:
  • Eingegangen: Die Rechnung ist bei den Behörden eingegangen;
  • Verarbeitet: Die eingegangene Rechnung wurde in der Buchhaltung gebucht.
  • Abgewiesen: Die eingegangene Rechnung wurde abgewiesen – wahrscheinlich lag irgendein Fehler auf der Rechnung vor (d.h. die angegebene Auftragsnummer).
• Zusätzlich können Sie sich die ausgetauschten Mitteilungen ansehen: Im Feld „zugehörige Mitteilungen" ist der gesamte Mitteilungsaustausch zwischen Absender und Empfänger aufgelistet. Dort ist mindestens eine Mitteilung zu finden, nämlich die Rechnung selbst. Ein klassisches Muster ist: (a) eine Mitteilung für die Rechnung (b) eine Mitteilung für den Anhang (auf Mercurius wird sie als separate Mitteilung behandelt); (c) eine Mitteilung für die Reaktion des Empfängers nach Bearbeitung des Anhangs (d) eine Mitteilung für die Reaktion des Empfängers nach Bearbeitung der Rechnung.

Mehr information uber:

• Fragen zum Status meiner Rechnung.
• Hat der Kunde meine Rechnung ordnungsgemäβ erhalten? Welchen Status hat sie?

Neue Rechnung: Ich finde meinen Kunden nicht in der Liste

Nicht alle behördlichen Institutionen sind bereits in der Lage, Rechnungen zu empfangen. Wenn Ihr Kunde nicht in der Kundenauswahlliste/im Suchfeld erscheint, ist er wahrscheinlich noch nicht dazu in der Lage. Bitte wenden Sie sich an den Einkaufsleiter Ihres Kunden.

Tipp: Um mit Sicherheit zu erfahren, wie die offizielle Bezeichnung Ihres Kunden lautet, erfragen sie seine Unternehmensnummer und suchen Sie die entsprechende offizielle Bezeichnung auf Suche in der Zentrale Datenbank der Unternehmens

Neue Rechnung: Name des Lieferanten erscheint nicht, nur die Unternehmensnummer. Woran liegt das?

Dies gilt nur für gelegentliche Lieferanten, für die kein Maschine-Maschine-Fakturierungsfluss eingerichtet wurde.

Bei der ersten Benutzung der Website wird der Name Ihres Unternehmens nicht erfasst. Die Website kennt daher nur Ihre Unternehmensnummer. Wenn Sie eine neue Rechnung erstellen, müssen Sie beim ersten Mal den Firmennamen in das entsprechende Feld eingeben. Künftig wird die Website diese Information anstelle der Unternehmensnummer in der Lieferantenauswahlliste verwenden.

Neue Rechnung: Lieferantenname erscheint nicht, nur Unternehmensnummer. Wie kommt es?

Dies gilt nur für Gelegenheitslieferanten, bei denen keine Fakturierungsvorgänge zwischen Maschine und Maschine vorliegen.

Wenn Sie die Website zum ersten Mal verwenden, wird der Name Ihres Unternehmens nicht aufgezeichnet. Die Site kennt also nur Ihre Unternehmensnummer. Wenn Sie eine neue Rechnung anlegen, müssen Sie beim ersten Mal den Firmennamen in das entsprechende Feld eingeben. Ab diesem Zeitpunkt verwendet die Website diese Informationen anstelle der Unternehmensnummer in der Lieferantenauswahlliste.

Praktische Fragen (IT, Zugang ...)

Ich habe eine eID, weiß aber nicht, wie man sie benutzt

Bitte besuchen Sie eid.belgium.be. Diese Website enthält alle Informationen, die Sie benötigen, um die eID zu installieren und zu verwenden.

Sollten Sie nach wie vor Probleme haben, verwenden Sie bitte unser Online-Hilfeanforderungsformular.

Ich habe mich eingeloggt, erhalte aber die Fehlermeldung „Leider sind Sie nicht als gesetzlicher Vertreter des Unternehmens oder als für die Abrechnung zuständig registriert".

Dies bedeutet, dass die Website keinerlei Verbindung zwischen Ihnen und einem Rechtssubjekt (einer Firma oder einer öffentlichen Verwaltung) gefunden hat. Bitte verfahren Sie nach Punkt 2 von „Was brauche ich, um Zugang zur Website zu erhalten und sie zu nutzen?"

Mercurius, gesetzliche Funktionen und Rollenmanagement (Abrechnungsverantwortlich)

Allgemeine Präsentation

Wie in der Beantwortung der Frage „Was brauche ich, um Zugang zur Website zu erhalten und sie zu nutzen?" erläutert, können nur befugte Personen Rechnungen senden und den Fakturierungsfluss im Namen von Firmen (Rechtssubjekten) einsehen.

In der Regel hat man eine solche Befugnis, wenn man der gesetzliche Funktionsinhaber ist und ordnungsgemäß in der ZDU erfasst ist. Die Website der ZDU für die öffentliche Suche bietet Ihnen die Möglichkeit, die Liste dieser Funktionen zu kontrollieren: Suche in der Zentrale Datenbank der Unternehmens.

Die andere Möglichkeit ist die Verwendung des eGOV-Rollenmanagementsystems. Dieses System steht allen Rechtssubjekten zur Verfügung. Es bietet ihnen die Möglichkeit, ihren Mitarbeitern (oder Subunternehmern) Rollen zuzuweisen oder Rollen zu widerrufen, um online administrative Aufgaben in ihrem Auftrag in eGOV-Anwendungen (beispielsweise der Mercurius-Website) wahrzunehmen. Um das System jedoch nutzen zu können, muss ein „Chief Access Manager" von einem gesetzlichen Funktionsträger ernannt werden. Optional kann der Chief Access Manager einen (lokalen) Access Manager für den Bereich „Finanzen" ernennen.Sobald Betriebsbereitschaft besteht, kann Ihr (Chief) Access Manager im Namen des Unternehmens Rollen zuweisen und widerrufen. Zu diesem Zweck verwendet er eGOV Rollenzuweisungsverwalter (url: Mein eGov-Rollenverwaltung).

Detaillierte Erklärungen

Der folgende Artikel beschreibt den praktischen und umfassenden Zugriff auf das Mercurius-Portal: "Wie erhält man Zugang zum Mercurius-Portal?".

Mercurius/Produktion, Mercurius/Test: Worum geht es?

Elektronische Fakturierung kann, wie jeder elektronische Informationsaustausch, sehr einfach oder sehr komplex sein. Daher existiert Mercurius in zwei Betriebsmodi:

Produktion ist der Standardmodus. Dies ist der Modus, der von Lieferanten verwendet wird, um Rechnungen zu stellen und die Listen der an öffentliche Behörden versandten Rechnungen einzusehen und von Kunden, um die Liste der Rechnungen, die sie von ihren Lieferanten erhalten haben, aufzurufen.

Test: In diesem Betriebsmodus zeigt die Website die zwischen Testumgebungen der Lieferanten und Kunden ausgetauschten Daten. Davon abgesehen ist dieser Modus völlig identisch mit dem Produktionsmodus. Er bietet Lieferanten die Möglichkeit, Testrechnungen an Kunden zu versenden und zu validieren, was validiert werden muss, bevor echte Rechnungen versandt werden. Lieferanten und Kunden bietet er die Möglichkeit, bei End-to-End-Testaktivitäten Testrechnungen zu überprüfen, auf der Grundlage einer gemeinsamen Anzeige der ausgetauschten Daten.

Ich habe noch Fragen, Anmerkungen, Vorschläge.

Wenn Sie immer noch Fragen haben, nachdem Sie diese FAQ-Liste durchgegangen sind, füllen Sie bitte unser Online-Hilfeanforderungsformular aus. Unser Support-Personal wird Ihre Anfrage bearbeiten. Bitte bedenken Sie, dass die Bereitstellung korrekter, detaillierter und konkreter Informationen den Anwender-Support wesentlich effizienter macht. Informationen für den Gebrauh auf Gebrauch der Hilfeanforderungsformular (EN).