Vragen over de status van mijn factuur

Samengevat

De informatie over de status van de factuur kan soms tot verwarring leiden (* ) . Het artikel "Heeft de klant mijn factuur goed ontvangen? Wat is de status?" geeft hierover essentiële informatie. Dit artikel maakt duidelijk hoe de status verandert en met wie u zo nodig contact moet opnemen.
In het kort:

De beginstatus van elke door Mercurius ontvangen factuur is "ontvangen".
Daarna moet de klant de factuur goedkeuren. Hiervoor zijn er 2 opties:
- Optie 1: hij keurt de factuur goed (dit betekent dat de factuur betrekking heeft op een geldige bestelling, de levering is bevestigd, het bedrag is correct, ...). De status verandert daarop in "verwerkt" (of goedgekeurd/aanvaard).
- Optie 2: hij wijst de factuur af (bv. omdat er informatie ontbreekt zoals het bestelnummer, of omdat het bedrag niet correct is, ...). De status verandert daarop in "afgewezen".
De status verandert alleen als de klant zijn/haar beslissing meedeelt. Meerdere klanten doen dit nog niet. In dat geval verandert de status niet, maar blijft op "ontvangen" staan.
In zeer uitzonderlijke situaties, zoals bij een duplicaat van een factuur, wordt de factuur automatisch afgewezen en dus niet doorgestuurd naar de klant.
Als u meer details nodig heeft over de status van de factuur, neem dan contact op met uw aankoopverantwoordelijke bij de klant. Hij/zij heeft toegang tot dezelfde informatie als u op het Mercuriusportaal – gesteld dat hij/zij daarvoor de nodige administratieve stappen ondernomen heeft binnen zijn/haar organisatie. Aarzel dus niet om het portaal te gebruiken om factuurinformatie te delen en misverstanden of betwistingen te helpen oplossen.

(* ) Hetzelfde geldt voor creditnota's.

Hoofdscenario

Alle facturen verstuurd naar de publieke sector worden ontvangen door Mercurius. Hierdoor kunnen leveranciers de status nagaan van alle facturen die ze versturen naar alle overheidsentiteiten op het Mercuriusportaal (NB: dit biedt voor klanten gelijkaardige opsporings- en traceerfuncties).

Wanneer een factuur de eerste keer wordt ontvangen door Mercurius, krijgt ze de status "ontvangen".

De factuur wordt daarna doorgestuurd naar de klant. De klant moet de factuur verwerken om de leverancier te betalen. Deze verwerking houdt een goedkeuringscyclus in. Tijdens deze goedkeuringscyclus zal de factuur ofwel worden goedgekeurd, ofwel afgewezen. De klant deelt het resultaat van de goedkeuring doorgaans mee aan de leverancier; hij maakt een antwoordbericht over aan Mercurius en Mercurius stuurt dit bericht door naar de leverancier. Tegelijkertijd zorgt Mercurius ook voor een update van de factuurstatus op het portaal: "verwerkt" (voor goedgekeurde facturen) of "afgewezen" (voor afgewezen facturen). Als de factuur wordt afgewezen, dient het antwoordbericht een beschrijving te bevatten voor de reden van de afwijzing. De leverancier kan zijn/haar factuur dan op passende wijze corrigeren.

Mercurius gebruikt een gestandaardiseerd berichttype om het antwoord naar de leverancier door te sturen. Een leverancier die zijn facturen elektronisch verstuurt (via het Peppol-interoperabiliteitsframework), kan dit gestandaardiseerd bericht direct in zijn informaticasysteem ontvangen voor automatische verwerking. Dit hangt af van het informaticasysteem van de leverancier. Leveranciers worden verzocht om deze mogelijkheid voor machine-to-machine integratie in overweging te nemen omdat dit de voorwaarde is om optimaal te profiteren van de voordelen van e-facturatie. Zij dienen hiervoor contact op te nemen met hun IT-leverancier of IT-verantwoordelijke die ofwel zal weten hoe dit technisch werkt, ofwel deze kennis zal moeten verwerven.

technische informatie

Mercurius gebruikt momenteel een Peppol BIS Message Level Response (MLR). Houd er rekening mee dat Mercurius in de nabije toekomst zal upgraden naar een nieuw, meer specifiek berichttype "Invoice Message Response (IMR), zodra dit beschikbaar is voor gebruik op het Peppol-netwerk.

Uitzondering 1: de leverancier is (nog) niet in staat het antwoord te ontvangen

Zolang dit soort integratie niet veralgemeend is, gebruikt Mercurius de volgende "tweede manier" om het antwoord van de klant naar de leverancier door te sturen: Mercurius haalt de e-mailcontactgegevens van de leverancier uit het originele bericht en stuurt het antwoord naar dit mailadres. Dit gebeurt alleen als de leverancier de volledig elektronische werkwijze zoals hierboven beschreven nog niet ondersteunt. Als de leverancier geen e-mailcontactgegevens heeft opgegeven in zijn/haar factuur, kan hij/zij de factuurstatus alleen kennen door in te loggen op het Mercuriusportaal.

Uitzondering 2: de klant is (nog) niet in staat een antwoord te versturen

Meerdere klanten zijn (nog) niet in staat het antwoord te versturen. In dat geval zal de factuurstatus, zichtbaar op het Mercuriusportaal, op "ontvangen" blijven, ook al kan de factuur afgewezen, goedgekeurd of betaald zijn. Daarenboven zal Mercurius niet in staat zijn het antwoord naar de leverancier te sturen.

Uitzondering 3: de factuur bevat onjuiste/onverwerkbare gegevens

Alvorens de factuur naar de klant door te sturen controleert Mercurius of ze niet in de volgende lijst van uitzonderingen valt:

het is een duplicaat van een eerder verstuurde factuur;
ze heeft een uitgiftedatum die in de toekomst ligt;
het factuurnummer is langer dan 250 tekens;
het factuurnummer gebruikt speciale tekens (technisch: bevat tekens die niet tot de ASCII-7bits tabel behoren).

Als de factuur in een van deze categorieën valt, is Mercurius geprogrammeerd om:

de factuur te stoppen – deze wordt niet doorgestuurd naar de klant;
de factuur af te wijzen; en
een antwoord te sturen, via de hierboven beschreven mechanismen, om de leverancier te informeren.

Voor leveranciers die meer informatie nodig hebben

Facturen kunnen steeds door de leverancier en klant online geraadpleegd worden via het Mercurius portaal, welke je kan bereiken via 'https://digital.belgium.be/e-invoicing/'. Indien u hierop nog geen toegang hebt, kan je volgende procedure volgen : Hoe krijg ik toegang tot het Mercurius portaal.

U kan ook steeds contact opnemen met de aankoopverantwoordelijke van uw klant. Deze persoon kan geïdentificeerd worden op de offertedocumenten (tenzij de factuur een vereenvoudigde procedure betreft, in welk geval u, of één van uw collega's, de aankoopverantwoordelijke waarschijnlijk rechtstreeks kent).

Merk op dat hij/zij toegang heeft tot dezelfde informatie als u op het Mercuriusportaal. Hij/zij kan toegang krijgen op voorwaarde de nodige administratieve stappen te ondernemen binnen zijn/haar eigen organisatie, zoals u waarschijnlijk hebt gedaan (voor meer details, zie artikel Hoe toegang krijgen tot het Mercuriusportaal ?). Aarzel dus niet om het portaal te gebruiken om factuurinformatie te delen en misverstanden of betwistingen te helpen oplossen.

Voor technici die meer informatie nodig hebben

Meer informatie omtrent het formaat van het bericht op Responses from the public sector (Message Level Response - MLR).