Die ständige Verbesserung unseres Lebensstandards geht mit einer Zunahme der kommerziellen Transaktionen einher. Dies wiederum verursacht eine Steigerung der Menge administrativer Dokumente, vor allem Rechnungen. In Belgien werden jährlich eine Milliarde Rechnungen verschickt. Eine automatisierte Verarbeitung dieser Rechnungen würde jährlich 3,5 Milliarden € einsparen. Dies ist ein erhebliches Kapital.

Eine solche Automation bedeutet die Interaktion von Maschinen, menschliches Eingreifen wird überflüssig (von Ausnahmen abgesehen). Tatsächlich ist dies der Hauptgrund für die Steigerung der Effizienz (und eine Verringerung der Arbeitsbelastung). Die Generalisierung eines solchen Maschine-Maschine-Musters erfordert eine Verbesserung der IT-Produkte und des Dienstleistungsangebots. Das derzeitige Angebot ist für bilateralen Austausch innerhalb begrenzter Gruppen ausgelegt, bietet aber keine erschwingliche Lösung zur Unterstützung einer allgemeinen Einführung von e-Invoicing. Die IT-Branche muss ihr Angebot einem Modell anpassen, das die Übermittlung von Dokumenten jeglicher Art von beliebigen Absendern an beliebige Empfänger auf die gleiche Weise handhabt. Eine solche Verschiebung wird die Kosten der Übermittlung drastisch reduzieren und eine Generalisierung ermöglichen.

Im vorliegenden Artikel wird die Strategie des belgischen öffentlichen Sektors im Bereich e-Invoicing erläutert. Folgende wesentliche Aspekte werden behandelt:

Business to Government (B2G) e-Invoicing

Der öffentliche Sektor (a) setzt sich aus vielen, vielfältigen Einheiten zusammen, die in alle möglichen Aktivitäten involviert sind und (b) erhält Rechnungen von einer Vielzahl wirtschaftlicher Akteure. Daher steht das B2G e-Invoicing-Szenario vor Herausforderungen, die denen der Generalisierung von e-Invoicing sehr ähnlich sind. Außerdem wird der öffentliche Sektor, da er 16% des BIP repräsentiert, (a) erhebliche Einsparungen durch B2G e-Invoicing erzielen und er (b) repräsentiert einen Markt, der die Bemühungen, die der IT-Sektor unternehmen muss, um das Angebot der Generalisierung von e-Invoicing anzupassen, rechtfertigt. Zu guter Letzt ist der öffentliche Sektor, als regulierende Einheit, auch dafür verantwortlich, diesen Wandel umzusetzen. Wahrscheinlich hätte es das universale Postsystem, das wir alle kennen, ohne Intervention des öffentlichen Sektors nie gegeben.

Insgesamt erwartet die Regierung, dass B2G e-Invoicing (a) frühzeitig eingeführt wird und (b) die breitere Generalisierung vorantreibt – sobald die erforderliche IT-Umstellung eingetreten ist. Dies erklärt die konsequente Strategie der Europäischen Kommission und vieler nationaler und lokaler Regierungen, unter anderem in Belgien..

PEPPOL

2014 gelangte das Digital Transformation Office (DTO) des FÖD BOSA, der für die Untersuchung der IT-Aspekte einer allgemeinen Einführung von e-Invoicing zuständig ist, aufgrund der Resultate einer erfolgreichen, aber hinsichtlich ihrer Größenordnung beschränkten B2G e-Invoicing Pilotphase zu dem Ergebnis, dass die Anwendung des PEPPOL-Rahmens die meisten Probleme lösen würde, die die Einführung von B2B und B2G e-Invoicing hemmen. Dieser Rahmen identifiziert verschiedene Arten von Mitwirkenden bei der allgemeinen Einführung von e-Invoicing: Korrespondenten, Software-Entwickler, Dienstleistungsanbieter und Behörden. Er führt diese Akteure in einer Gemeinschaft zusammen und trägt zur Organisation ihrer jeweiligen Rollen bei. Er bietet auch eine Reihe, auf ausgereiften technischen Lösungen basierender, technischer Richtlinien, die als Richtlinien für die IT-Player fungieren, die willens sind, sich auf sichere Weise auf den oben erwähnten IT-Wandel einzulassen. PEPPOL identifiziert die Notwendigkeit einer gemeinsamen Transportinfrastruktur, die auf vorhandenen Dienstleistungsanbieterplattformen aufbaut und ihre Inseln zu einem kohärenten Super-Netzwerk verbindet. PEPPOL legt auch fest, dass mehrere Formate nebeneinander existieren müssen, unter der strikten Bedingung, dass kein Korrespondent sich weigern kann, mindestens einen „kleinsten gemeinsamen Nenner" anzuerkennen, die „Lingua franca", die man nur dann verwenden muss, wenn kein anderes gemeinsames Format bei ihren Korrespondenten verfügbar ist. Zu guter Letzt weist PEPPOL viele weitere Merkmale auf, deren Beschreibung den Rahmen dieses Artikels sprengen würde.

Seit dem 01.01.2016 ist das DTO des FÖD BOSA die PEPPOL-Behörde in Belgien. Sie übernimmt die Aufgabe der Einführung dieses Rahmens in ihrem Zuständigkeitsbereich. In Europa haben bereits 11 PEPPOL-Behörden die gleiche Rolle übernommen. Die konstant zunehmende Einführung von PEPPOL schafft die Bedingungen für die e-post-Infrastruktur, die für die Verwirklichung unserer Ambitionen unentbehrlich ist. Weitere Informationen über die Einführung von PEPPOL in Belgien und nützliche Links zu Informationen über PEPPOL finden Sie auf der offiziellen Seite der belgischen PEPPOL-Behörde.

Mercurius

Mercurius ist eine Schlüsselkomponente des Programms des belgischen öffentlichen Sektors zur allgemeinen Einführung von e-Invoicing. Während PEPPOL auf die Notwendigkeit einer universellen e-post-Infrastruktur eingeht, fungiert Mercurius als zentrale „elektronische Poststelle" für alle Einheiten des öffentlichen Sektors. Hier wird die eingehende Post in Empfang genommen und an die richtigen Abteilungen verteilt, abgehende Post wird gesammelt, um sie ins eigentliche e-post-Netzwerk weiterzuleiten. Dank der perfekten Anpassung an den PEPPOL-Rahmen hat jedes Unternehmen, das in der Lage ist, elektronische Rechnungen an öffentliche Behörden zu versenden, auch die Möglichkeit, jedem anderen (privaten) Kunden ohne zusätzliche Kosten Rechnungen auf elektronischem Weg zu schicken (E-Invoice), sobald der Rahmen allgemein eingeführt ist.

Viele Unternehmen aus dem Privatsektor sind in der Lage, E-Invoices zu versenden und bereit, den PEPPOL-Rahmen anzunehmen. Nicht alle der 5.900 Einheiten, aus denen sich der öffentliche Sektor zusammensetzt, sind jedoch in der Lage, sich an einen einzigen Plan zu halten. Um für die frühzeitigen Anwender aus dem Privatsektor eine ausreichende Reichweite zu schaffen, kann Mercurius für die Einheiten des öffentlichen Sektors, die noch nicht bereit sind, vorübergehend E-Invoices in PDF-Rechnungen umwandeln. Diese Strategie vereint verschiedene Vorteile: Sie motiviert den Privatsektor viel stärker und ist leichter zu vermitteln; sie verschafft dem öffentlichen Sektor außerdem Zeit, die richtige Strategie für die Einführung von e-Invoicing zu den richtigen Marktbedingungen zu entwickeln und umzusetzen. Dies ist ein wesentlicher Vorteil von Mercurius für die allgemeine Einführung von e-Invoicing in Belgien.

Mercurius ist mit einem Portal versehen, dessen primäre Funktion darin besteht, jedem die Möglichkeit zu bieten, die Übermittlung und Verarbeitung seiner E-Invoices an alle Behörden mit 100-prozentiger Zuverlässigkeit zu überwachen. Außerdem sind Lieferanten, die noch nicht über eine geeignete IT-Ausstattung verfügen, in der Lage, ihre Rechnungen mittels eines Formulars auf diesem Portal vorzulegen - bis sie auf e-Invoicing umstellen. Die Homepage des Mercurius-Portals schließlich enthält alle möglichen Links zu hilfreichen Informationen über e-Invoicing in Belgien, B2G und B2B. Weitere Informationen über den Zugang zum Mercurius-Portal und die Szenarios, die es unterstützt, sind in einem separaten Artikel (der später erscheint) verfügbar.

Typischer Weg einer B2G E-Invoice

Die folgenden Grafiken stellen den Weg der Rechnung zwischen den einzelnen Komponenten dar:

Grafische Darstellung des B2G-Ablaufs und seiner Komponenten, vergleichbar mit einem „any-to-any" Austauschmodell

High-Level-Beschreibung der einzelnen Schritte:

1. Der Lieferant sendet seine Rechnung unter Verwendung der PEPPOL Transportinfrastruktur an den Kunden
2. Mercurius nimmt die Rechnung entgegen (im Namen des Kunden)
3. Mercurius legt die Rechnung im Posteingang des Kunden ab
4. Der Kunde „holt" seine Mail zu dem für ihn geeigneten Zeitpunkt ab
5. Der Kunde bearbeitet die Rechnung
6. Der Kunde bereitet eine Antwort bezüglich der Rechnung vor und übermittelt sie an Mercurius
7. Mercurius sendet die Antwort an den Lieferanten

Vorteile für alle Beteiligten

Vorteile für den Privatsektor

Der Hauptvorteil besteht darin, dass diese Lösung wiederverwendet werden kann, wie dies beim generalisierten B2B e-Invoicing der Fall ist. Es gibt keine Investitionen „nur für B2G".

Weitere wesentliche Vorteile:

• Alle Unternehmen können alle öffentlichen Einrichtungen auf dieselbe Weise erreichen. Derzeit nehmen bereits mehr als 200 Einrichtungen des öffentlichen Sektors teil, längerfristig wird jedoch der gesamte öffentliche Sektor erreichbar sein (5.900 Einheiten).
• Das Mercurius-Portal bietet 100-prozentige Transparenz hinsichtlich des Empfangs und der Verarbeitung der E-Invoice des Lieferanten. Absender und Empfänger „sehen" dieselben Informationen und verwenden dieselben Tools auf derselben Plattform.
• Längerfristig werden die Kosten des IT-Angebots sinken und die Performance wird sich schneller verbessern.
• Dank der Automatisierung der Verarbeitung wird der Lieferant schneller bezahlt.

Vorteile für den öffentlichen Sektor

• Alle Einheiten des öffentlichen Sektors profitieren von den Diensten der zentralen E-Mail-Poststelle und damit von dem Team, das sie verwaltet und betreibt. Sie müssen nicht mit allen Dienstleistungsanbietern aller ihrer Lieferanten sprechen oder gar gleichzeitig verschiedene Modelle nutzen. Sie erhalten bessere Marktbedingungen. Sie arbeiten mit Beamten zusammen, die für Mercurius zuständig sind und erhalten in der Integrationsphase spezifische Unterstützung. Auch funktionales Fachwissen ist vorhanden.
• Mercurius kann außerdem das eingehende Format vorübergehend in ein Format umwandeln, das für die Einheit des öffentlichen Sektors besser geeignet ist. Es kann für die Einheiten, die die zunehmende Einführung im Privatsektor nicht verzögern wollen aber mehr Zeit benötigen, ihre Finanzsysteme zu angemessenen Marktbedingungen zu integrieren, visuell lesbar sein.
• Die Einführung der europäischen Norm wird beträchtlich erleichtert. Richtlinie 2014/55/EU fordert, dass bis 19.04.2019 alle europäischen Instanzen des öffentlichen Sektors E-Invoices akzeptieren sollten, die der europäischen Norm EN16931 entsprechen. Die Einhaltung dieser Verpflichtung erfordert die Anpassung von IT-Systemen. Dies ist mit vielen Herausforderungen verbunden. Mercurius fungiert entweder als Durchgangssystem für die Instanzen, die so weit fortgeschritten sind, dass sie diese Änderungen vornehmen können oder als Puffer für die anderen, nimmt ihnen den Druck, der durch Komplikationen verursacht wird und hilft ihnen, die positive Seite der Verpflichtung optimal und schnell zu nutzen.

Vorteile für den IT-Sektor

• Wie erläutert, wird die globale Einführung von B2G e-Invoicing die Bedingungen schaffen, die erforderlich sind, um Lösungen zu realisieren, die wirklich für die allgemeine Einführung von e-Invoicing geeignet sind, und Modelle anzuwenden, die die Einschränkungen geschlossener Netzwerke und endloser bilateraler Vereinbarungen überwinden. Sie wird ein neues Business schaffen.
• Sie wird auch neue Möglichkeiten eröffnen, indem sie die Rechnung mit anderen Datentypen und Prozessen auf eine Weise kombiniert, die nur in einer komplett elektronischen Welt möglich sind, die Möglichkeiten für öffentliches pre- und post-ward e-procurement schafft.
• Mercurius wurde auch konzipiert, um den IT-Sektor zu unterstützen. Es bietet viele Tools, die die Einführung des PEPPOL-Modells erheblich erleichtern und den Weg für B2B e-Invoicing und e-Procurement ebnen:

o  Das Mercurius-Portal bietet einen speziellen Zugang für Dienstleistungsanbieter, die sogenannte Mercurius Access Point Rolle. Er ermöglicht es den Dienstleistungsanbietern, alle Rechnungen, die seine Systeme auf dem Weg zu Mercurius und zurück durchlaufen, zu verfolgen.

o  Eine Testumgebung ist verfügbar, sie ist in die Testsysteme der Einheiten des öffentlichen Sektors integriert. Sie erleichtert dem Sektor die Durchführung aller möglichen Tests in großem Maßstab, ohne dass sie in eine Testinfrastruktur investieren müssen. Unter anderem verfügt sie über ein öffentlich zugängliches Nachschlage-Tool für Testmeldungen, das verschiedene Phasen von Testaktivitäten beträchtlich rationalisiert.

Weitere wichtige Artikel

• Mercurius für den privaten Sektor : beschreibt die B2G-E-Invoicing-Ströme aus der Perspektive des Privatsektors. Es beschreibt die verschiedenen Optionen und bietet rechtliche, finanzielle, funktionale und technische Informationen, die dem privaten Sektor bei der elektronischen Rechnungsstellung helfen sollen[
• Mercurius für den öffentlicher Sektor : bietet ähnliche Informationen, aber aus der Sicht des öffentlichen Sektors.
  
• Mercurius-Portal Hilfe : konsolidiert Informationen, die für das Portal spezifisch sind. ist auch der Hilfebereich des Portals.