Der Lebenszyklus einer E-Invoice an den belgischen öffentlichen Sektor

Owned by Peppol@bosa.fgov.be
Last updated: Jul 19, 2019
5 min read

Wie in Abschnitt 4 des Artikels e-Invoicing-Strategie des belgischen öffentlichen Sektors diskutiert, erfolgt die Bearbeitung einer E-Invoice an eine Regierungsbehörde in 7 Hauptschritten. Der vorliegende Artikel präsentiert die einzelnen Schritte im Detail. Wo dies sinnvoll ist, bietet er außerdem weitere Informationen über Varianten, bevorstehende Verbesserungen usw.

Überblick

Die folgenden Grafiken stellen den Weg der Rechnung zwischen den einzelnen Komponenten dar:



Grafische Darstellung des B2G-Ablaufs und seiner Komponenten, vergleichbar mit einem „any-to-any" Austauschmodell 


High-Level-Schritte:

Schritt für Schritt

Schritt 1: Der Lieferant sendet seine Rechnung an den Kunden

Hauptablauf: PEPPOL

  1. Das vom Lieferanten für die Abwicklung seiner abgehenden Rechnungen verwendete Fakturierungssystem bereitet die E-Invoice vor.
  2. Das System legt die E-Invoice in seinem PEPPOL Access Point (AP) ab.
    Wie die Abbildung oben nahelegt, sind PEPPOL APs das elektronische Gegenstück zu den roten Briefkästen in der wirklichen Welt: Der Absender wirft seine Post in einen Briefkasten seiner Wahl - nennen wir ihn Postausgang - und der Empfänger erhält seine Post in seinem Posteingang.
    Eine Diskussion der verfügbaren Optionen zur Einrichtung eines neuen oder zur Auswahl eines existierenden AP würde den Rahmen des vorliegenden Artikels sprengen.
    Bitte lesen Sie dazu den folgenden Artikel: Access Points für belgische Unternehmen
  3. Der PEPPOL AP übermittelt die E-Invoice an den PEPPOL AP des Kunden, unter Verwendung der einheitlich von allen PEPPOL APs verwendeten Übertragungsmethoden.

Alternativer Weg: Mercurius-Portal

Das Mercurius-Portal erfüllt 2 Funktionen:

  1. Es bietet jedem Lieferanten, jedem (öffentlichen) Kunden und ihren Dienstleistungsanbietern die Möglichkeit, ihren relevanten B2G E-Invoice-Verkehr angemessen detailliert (geschäftlich und technisch) zu verfolgen und
  2. es kompensiert das mögliche Fehlen von E-Invoicing-Software-Lösungen auf dem Markt, das auf die Tatsache zurückzuführen ist, dass E-Invoicing noch nicht ausreichend verbreitet ist. Dies gilt insbesondere für kleine und mittlere Unternehmen (KMU). Diese Lücke dürfte nur vorübergehender Natur sein: Die zunehmende Einführung von B2G E-Invoicing wird dazu beitragen, sie zu füllen und schafft die Bedingungen für eine allgemeine Einführung von B2B und B2C E-Invoicing. 

Weitere Informationen über das Mercurius-Portal finden Sie unter Mercurius website hilfe.

Schritt 2: Mercurius nimmt die Rechnung entgegen (im Namen des Kunden)

Hauptablauf

  1. Mercurius ist mit einem Access Point im PEPPOL-Netzwerk verbunden. Es enthält die Rechnung über diesen Access Point.
  2. Mercurius überprüft folgende elementare Anforderungen an den Inhalt:
    1. Es bekommt zum ersten Mal diese Rechnungsnummer von diesem Lieferanten;
    2. Das Ausstellungsdatum liegt in der Vergangenheit;
    3. Die Rechnungsnummer ist maximal 250 Zeichen lang und enthält keine Sonderzeichen (die die Verarbeitung durch das System des Kunden verändern würden).
  3. Das Dokument wird im Mercurius Portal sichtbar - nur für die Portalbenutzer, die zur Absender- oder Empfängereinheit in einer Beziehung stehen - zusätzliche Erläuterungen zu diesem Thema finden Sie unter Mercurius website hilfe.

Alternative Wege

  • (1a) Der Access Point übermittelt die Rechnung nur dann an Mercurius, wenn sie den erwarteten Formatspezifikationen entspricht. Tut sie dies nicht, wird die Rechnung ignoriert. Weitere Informationen über das erwartete Format finden Sie unter Sonderfälle.
  • (2a) Ist eine der in Schritt 2 spezifizierten Bedingungen nicht erfüllt, bereitet Mercurius eine Antwort im Namen des Empfängers vor, worin die Rechnung abgelehnt und diese Ablehnung begründet wird. Siehe auch Schritt „Mercurius sendet die Antwort an den Lieferanten".

Schritt 3: Mercurius legt die Rechnung im Posteingang des Kunden ab

Jede Einheit des öffentlichen Sektors (hier als Kunde bezeichnet) hat in der E-Mail-Poststelle von Mercurius einen eigenen Posteingang. Er ist nur über das mit dem Kunden verknüpfte IT-System zugänglich. Mercurius legt alle eintreffenden gültigen Rechnungen in diesem Posteingang ab.
Enthält die Rechnung Anhänge, tut Mercurius bei jedem Anhang folgendes:

  1. Er wird aus der Rechnung extrahiert,
  2. Ein separates Dokument, das den Anhang enthält und mit der Originalrechnung zusammenhängt, wird erstellt und
  3. im Posteingang des Kunden abgelegt.

Schritt 4: Der Kunde „holt" seine Mail zu dem für ihn geeigneten Zeitpunkt aus seinem Posteingang ab

Das mit dem Kunden verbundene System entnimmt nach eigenem Ermessen die in seinem Posteingang eingetroffenen Rechnungen. Dies umfasst 3 Arten von Operationen:

  1. Überprüfung des Posteingangs: Das System erhält die Liste neu eingetroffener Dokumente (einschließlich Anhänge)
  2. Abrufen der Dokumente: Das System entnimmt das Dokument
  3. Kennzeichnung als gelesen: Das System kennzeichnet das Dokument als aus der Liste neu eingetroffener Dokumente entfernt. Diese Operation ist auch die technische Bestätigung, dass das Dokument abgeholt wurde.

Danach ist das Dokument aus dem Posteingang des Kunden entfernt. Muss der Kunde es aus irgendeinem Grund erneut laden, muss er den Mercurius-Support bitten, das Dokument wieder in seinen Posteingang zu befördern (erneute Vorlage).

Eine eher technische Beschreibung des Prozesses zur Abholung von Dokumenten durch Kunden ist verfügbar unter Fragen zum Status meiner Rechnung.

Schritt 5: Der Kunde bearbeitet die Rechnung

In diesem Schritt wird die E-Invoice vom Kunden nach entsprechender Überprüfung akzeptiert oder abgewiesen.

Dieser Schritt erfordert keine Interaktion mit Mercurius. Er wird vom Kunden unter Verwendung seines eigenen Systems zur Überprüfung eingehender Rechnungen (und E-Invoices) durchgeführt, wobei spezifische geschäftliche Bedingungen, die für das Dokument gelten, kontrolliert werden.

Nach vollständiger Einführung von E-Invoicing wird dieser Verarbeitungsschritt automatisiert sein, was bedeutet, dass die allermeisten Rechnungen verzögerungsfrei verarbeitet werden. Jedoch kann, abhängig von (a) Kontext, Reife und Business-Prozessen des Kunden und (b) von den Merkmalen des betreffenden Dokuments dieser Schritt einige Zeit in Anspruch nehmen.

Kunden teilen in der Regel ihre eigenen gemeinsamen Bedingungen für die Genehmigung von Rechnungen mit. Die flämische Regierung veröffentlichte ihre allgemeinen geschäftlichen Anforderungen auf der folgenden Seite, im Abschnitt „Stap 3. Het toepassen van de Business Requirements": https://overheid.vlaanderen.be/e-invoicing-voor-leveranciers (NL).

Schritt 6: Der Kunde bereitet eine Antwort bezüglich der Rechnung vor und übermittelt sie an Mercurius

Dieser Schritt ist optional. Es ist jedoch eine immer gängigere Praxis, dass der Kunde ihn, aus naheliegenden Gründen der Einheitlichkeit, durchführt.

Der Kunde übermittelt das Resultat der Rechnungsverarbeitung dem Lieferanten, indem er sein System veranlasst, (a) ein Antwortdokument vorzubereiten und (b) es an die E-Mail-Poststelle von Mercurius zu schicken.

Der nächste Schritt beschreibt, wie Mercurius diesen elektronischen Kommunikationsfluss handhabt.

Aus historischen Gründen weicht das derzeit vom Kundensystem für die Übermittlung des Resultats der Rechnungsverarbeitung verwendete Format geringfügig von dem Format ab, das Mercurius für die Kommunikation mit dem Lieferantensystem verwendet. Dies bedeutet, dass eine Umwandlung erforderlich ist (siehe nächster Schritt). Diese Umwandlung macht den Austausch unnötig kompliziert. Daher befindet sich eine Modifikation von Mercurius und der Schnittstelle mit den Kundensystemen zwecks Eliminierung dieses Umwandlungsschritts in der Entwicklung.

Schritt 7: Mercurius sendet die Antwort an den Lieferanten

  1. Nach Eingang einer solchen Antwort eines Kunden setzt Mercurius die Antwort mit der ursprünglichen Rechnung in Beziehung und passt den Rechnungsstatus entsprechend an. Diese Aktualisierung ist im Mercurius-Portal sichtbar. Weitere Details über den Rechnungsstatus im Mercurius-Portal finden Sie unter Hat der Kunde meine Rechnung ordnungsgemäβ erhalten? Welchen Status hat sie?
  2. Mercurius wandelt das Dokument mit der Antwort des Kunden in die für die Antwort geeigneten PEPPOL-Formatspezifikationen um - derzeit wird das Message Level Response (MLR) Format verwendet.
  3. Mercurius prüft, ob der Lieferant in der Lage ist, die MLR in der PEPPOL Transportinfrastruktur zu empfangen.
    1. Wenn dies der Fall ist, übermittelt Mercurius die MLR
    2. Ist dies nicht der Fall, sucht Mercurius im Originaldokument nach einer Kontakt-E-Mail-Adresse (* ) für den Lieferanten. Ist diese Information verfügbar, wandelt Mercurius die Antwort in ein visuell lesbares Format um und versendet sie per E-Mail.
    3. Anderenfalls wird die Antwort nicht übertragen. In diesem Fall ist die Antwort immer noch im Mercurius-Portal sichtbar.

Das MLR-Format ist eigentlich nicht auf die Übermittlung von geschäftlicher Annahme oder Ablehnung zugeschnitten. Es wird von Mercurius aus historischen Gründen verwendet. In naher Zukunft wird ein neues Format mit der Bezeichnung Invoice Message Response (IMR) in der PEPPOL Transportinfrastruktur verfügbar sein. Dieses neue Format wird dann anstelle der derzeitigen MLR verwendet. Diese Formatänderung wird nach und nach eingeführt.


(* ) Die exakte Quelle der Kontakt-E-Mail-Adresse des Lieferanten ist das folgende (UBL) Datenelement in der ursprünglichen Rechnung:

          Invoice/AccountingSupplierParty/Contact/ElectronicMail