Hat der Kunde meine Rechnung ordnungsgemäβ erhalten? Welchen Status hat sie?
Etliche Lieferanten fragen sich, welchen Status ihre Rechnung hat. Das ist eine legitime Sorge und das Mercurius-Portal wurde eigens entwickelt, um auf dieses Problem einzugehen. Dank des Mercurius-Portals kann jeder Lieferant den Erhalt seiner Dokumente durch den Kunden, sowie die Reaktion des Kunden (Genehmigung des Dokuments) problemlos verfolgen. Dieser Artikel beschreibt, wie es in der Praxis funktioniert, illustriert mit typischen Screenshots.
Um Dokumente im Mercurius-Portal abrufen zu können, ist es jedoch erforderlich, dass der Lieferant in dem betreffenden Dokument durch die (belgische) CBE-Nummer und nicht durch die Mehrwertsteuernummer identifiziert wird. Auch ausländische Unternehmen fallen unter diese Ausnahme.
Wenn Sie den Status einer solchen Rechnung erfahren möchten, wenden Sie sich bitte direkt an Ihren Kunden.
Es dauert 2 bis 4 einfache Schritte, abhängig von der Ebene der Informationen, die Sie interessiert sind:
Schritt 1. loggen Sie sich ein auf das Mercurius-Portal
Sollten Sie Fehlermeldungen erhalten (wie etwa „Es tut uns leid, Sie sind nicht als gesetzlicher Vertreter des Unternehmens oder als für die Fakturierung Verantwortlicher registriert. Sie können daher diese Website nicht benutzen. „), so verweisen wir auf das entsprechende Verfahren Wie erreicht man das Mercurius-Portal?, wo erläutert wird, wie man Zugang erhält.
Schritt 2. Auf dem Bildschirm sollten Sie die Liste der Rechnungen sehen, die Sie geschickt haben
Sie finden hier Einzelheiten über die Verwendung der Verfolgungsfunktionen von Mercurius.
Anmerkungen:
- Auf dieser Ebene können Sie bereits den (kommerziellen) Status Ihrer Rechnung sehen:
- Eingegangen: Der Kunde hat das Dokument erhalten (auch, wenn er es noch nicht von Mercurius heruntergeladen hat; das spielt jedoch für Sie keine Rolle, da wir die gesamte Verantwortung für diesen Transfer übernehmen).
- Verarbeitet: Der Kunde hat das Dokument abgerufen und genehmigt – bitte beachten Sie, dass die Genehmigung einer Rechnung ein wenig Zeit in Anspruch nehmen kann, je nach den für den Kunden spezifischen Faktoren
- Abgelehnt: Das Dokument wurde aus dem einen oder anderen Grund vom Kunden abgewiesen. Kontaktieren Sie den Kunden (Verantwortlichen), wenn Sie zusätzliche Informationen benötigen.
- Wenn die Liste zu lang ist, können Sie Filter verwenden, um Ihre Suche zu verfeinern.
- Wenn Sie ein Testdokument suchen – darunter verstehen wir ein Dokument, das an unsere Testumgebung geschickt wurde – müssen Sie zuvor in die Testumgebung wechseln, indem Sie die Schaltfläche in der rechten oberen Bildschirmecke benutzen:
- Wenn Sie die gesuchte Rechnung nicht finden, klicken Sie auf unser Anfrageformular für Online-Hilfe, um Hilfe anzufordern.
Bitte geben Sie folgende Informationen an:- Identifizierung der Übertragungsmeldung
- Rechnungsnummer
- Unternehmensnummer des Empfängers
- Unternehmensnummer des Absenders
- Datum und Uhrzeit der Übertragung
Anmerkung: Diesen Service gewähren wir nur für die Produktion.
Schritt 3. (fakultativ) Klicken Sie auf die Rechnungszeile
Um weitere Informationen zu der Rechnung zu erhalten, klicken Sie auf die entsprechende Zeile in der Liste. Das Mercurius-Portal zeigt die Detailseite der Rechnung an. Hier sehen Sie einen Screenshot einer Rechnungsdetailseite:
Legende:
- Direkt lesbare Version (PDF) der ins Portal eingegebenen Rechnung (nur für ins Portal eingegebene Rechnungen verfügbar)
- Anlage(n) zur Rechnung (auf allen Kanälen verfügbar: PEPPOL, Portal und bereits existierenden Kanälen)
- Link zur Rechnungsmitteilung(Verfahren: siehe Schritt 4)
- Link zum Anhang der Mitteilung (für jeden Anhang wird eine separate Mitteilung erstellt)
- Wenn die Rechnung bearbeitet ist, wird ein Link zur Antwortmitteilung des Kunden für die erhaltene Rechnung gelegt
- Wenn der Anhang bearbeitet ist, wird ein Link zur Antwortmitteilung des Kunden für den erhaltenen Anhang gelegt
Schritt 4. (fakultativ) Klicken Sie auf die Details der Mitteilung
Von der Seite „Detail der Rechnung" aus haben Sie Zugang zu ergänzenden technischen Informationen – in der Regel, um festzustellen, welche Mitteilung genau eingegangen ist, zu welcher Zeit, wann sie dem Kunden übermittelt wurde usw. Um auf die Seite Mitteilungsdetails zu gelangen, klicken Sie auf den Link neben der Bezeichnung „Bericht(e)" – wie unter der Nummer 3 im Screenshot oben hervorgehoben. Beachten Sie, dass dort manchmal mehrere Mitteilungen vorhanden sein können. Beispielsweise eine für die Rechnung, eine für den Anhang, eine für die Antwort des Kunden usw.
Wenn die Mitteilungen ankommen in Mercurius, gibt es 3 mögliche Zeitpunkte:
- Datum und Uhrzeit des Eintreffens der Mitteilung auf Mercurius
- Datum und Uhrzeit des Lesens der Mitteilung durch Back-End
- Datum und Uhrzeit der Kennzeichnung der Mitteilung als vom Back-End abgerufen
Das Mercurius-Portal zeigt die Detailseite der Rechnung an. Hier sehen Sie einen Screenshot einer Mitteilungsdetailseite:
- Datum und Uhrzeit des Eintreffens der Mitteilung auf Mercurius
- Datum und Uhrzeit des Lesens der Mitteilung durch Back-End
- Datum und Uhrzeit der Kennzeichnung der Mitteilung als vom Back-End abgerufen
Achtung: Die Darstellung wurde seit dem 3.12.2017 geändert
Seit dem 3.12.2017 wurde Zeile 2 durch Zeile 3 ersetzt, wie zuvor angegeben. Ein als abgerufen und gelöscht gekennzeichnetes Dokument bedeutet nämlich, dass das Dokument abgerufen wurde.
Neue Darstellung:
- Mitteilung abgerufen, aber noch nicht für die Löschung aus der Inbox gekennzeichnet
- Mitteilung abgerufen und für die Löschung aus der Inbox gekennzeichnet
Wichtige Informationen zum Status der Rechnung
Siehe auch Fragen zum Status meiner Rechnung.
Noch Probleme oder Fragen?
Wenn Sie noch Fragen haben oder Probleme mit den vorgeschlagenen Schritten auftreten, können Sie sich immer noch an den Mercurius Service Desk wenden, indem Sie dasHilfeanforderungsformulars ausfüllen.