Zoals we bespraken in deel 4 van het artikel De e-facturatiestrategie van de Belgische overheidssector zijn er 7 stappen in de verwerking van een e-factuur aan de overheid. In dit artikel wordt iedere stap uitvoerig toegelicht. Waar nodig wordt er ook meer informatie gegeven over varianten, komende verbeteringen, etc.

Overzicht

De volgende grafiek geeft de weg weer die de factuur aflegt tussen de verschillende onderdelen:

Grafische weergave van de B2G-stroom en de onderdelen ervan, compatibel met een "any-to-any"-uitwisselingsmodel

High-level stappen:

Stap voor stap

Stap 1: de leverancier stuurt zijn e-factuur naar de klant

Primaire toegang: PEPPOL

1. De e-factuur wordt voorbereid door het facturatiesysteem dat de leverancier gebruikt om zijn/haar uitgaande facturen te verwerken.
2. Het systeem levert de e-factuur af in zijn eigen PEPPOL Access Point (AP). Zoals gesuggereerd wordt in de bovenstaande afbeelding zijn PEPPOL AP's het elektronische equivalent van echte brievenbussen: de verzender steekt zijn bericht in een brievenbus naar keuze. Laten we die hier even zijn "postvak uit" noemen en de ontvanger krijgt zijn bericht in zijn "postvak in". Het valt buiten het bereik van dit artikel om de beschikbare opties toe te lichten om een nieuw AP op te zetten of een bestaand AP te selecteren te bespreken. Lees hierover het volgende artikel: Access points gebruikt door Belgische bedrijven (EN)
3. Het PEPPOL AP stuurt de e-factuur naar het PEPPOL AP van de klant en gebruikt daarbij de verzendingsmethodes die consequent gebruikt worden door alle PEPPOL AP's.

Alternatieve toegang: Mercurius-portaal

Het Mercurius-portaal vervult 2 functies:

1. Het biedt leveranciers, (overheids)klanten en hun dienstverleners de mogelijkheid om een track & trace te doen van hun relevante trafiek van B2G-e-facturen in voldoende detail (zakelijk en technisch) en
2. het compenseert een mogelijk gebrek aan e-facturatiesoftwareoplossingen op de markt, want e-facturatie is nog onvoldoende algemeen ingeburgerd. Dat geldt vooral voor kleine en middelgrote ondernemingen (KMO's). Er wordt verwacht dat deze achterstand tijdelijk is: de inburgering van B2G e-facturatie zal helpen om die achterstand in te halen, zodat de voorwaarden worden geschapen om B2B- en B2C-e-facturatie te veralgemenen.

Meer informatie over het Mercurius-portaal vind je hier.

Stap 2: Mercurius ontvangt de e-factuur (namens de klant)

Primaire verwerking

1. Mercurius is verbonden met een Access Point in het PEPPOL-netwerk. Het ontvangt de e-factuur via dit Access Point.
2. Mercurius controleert de volgende elementaire vereisten qua inhoud:
   1. Het is de eerste keer dat het dit e-factuurnummer ontvangt van de leverancier.
   2. De uitgiftedatum is in niet in de toekomst..
   3. Het e-factuurnummer bestaat uit minder dan 250 tekens en bevat geen speciale tekens (die de verwerking door het systeem van de klant zouden beïnvloeden).
3. Het document wordt zichtbaar op het Mercurius-portaal - enkel voor de portaalgebruikers die verbonden zijn met de verzendende of de doelentiteit. Zie voor meer uitleg hierover: Mercuriusportaal help.

Alternatieve verwerking

• (1a) de e-factuur voldoet niet aan de verwachte formaatspecificaties: in een dergelijk geval kan Mercurius het document niet ophalen/extrageren. Daarom is de verzending onderbroken. dit scenario is ontwikkeld in de volgende sectie: Bijzondere scenario's.
• (2a) er wordt niet voldaan aan één van de in stap 2 bepaalde voorwaarden: Mercurius stelt namens de ontvanger een antwoord op waarmee de e-factuur wordt verworpen en waarin wordt uitgelegd waarom dat het geval is. Zie ook de stap "Vragen over de status van mijn e-factuur".

Stap 3: Mercurius plaatst de e-factuur in de inbox van de klant

Elke entiteit uit de overheidssector (in casu de klant) heeft zijn eigen inbox in de postkamer van Mercurius. Toegang daartoe is enkel mogelijk via het IT-systeem dat verbonden is aan de klant. Mercurius plaatst alle inkomende geldige e-facturen in deze inbox.

Als de e-factuur bijlagen bevat, dan

1. haalt Mercurius elke bijlage uit de e-factuur;
2. maakt het een afzonderlijk document met de bijlage dat naar de originele e-factuur verwijst en
3. plaatst het dat document in de inbox van de klant.

Stap 4: de klant haalt volgens zijn eigen timing zijn berichten op uit zijn inbox

Het systeem dat aan de klant verbonden is, haalt de e-facturen die in zijn inbox zijn aangekomen volgens zijn eigen specifieke timing op. Het gaat om 3 soorten bewerkingen:

1. bekijken van de inbox: het systeem ontvangt de lijst van nieuwe documenten (inclusief bijlagen)
2. oproepen van het document: het systeem haalt het document daadwerkelijk op
3. markeren als gelezen: het systeem markeert het document in de lijst van nieuwe documenten. Deze bewerking vormt tevens de technische bevestiging dat het document werd opgehaald

Vanaf dat moment is het document weg uit de inbox van de klant. Als de klant het document om de een of andere reden opnieuw moet ophalen, moet hij contact opnemen met de Mercurius-helpdesk om het document terug in zijn inbox te plaatsen (re-submit).
In 'Vragen over de status van mijn factuur' vind je een meer technische beschrijving over het documentophaalproces door klanten.

Stap 5: de klant verwerkt de e-factuur

Tijdens deze stap aanvaardt of verwerpt de klant de e-factuur op basis van de nodige business controles.

Er is geen interactie met Mercurius tijdens deze stap. Deze stap wordt uitgevoerd door de klant, die zijn eigen validatiesysteem voor inkomende facturen (en e-facturen) gebruikt en de specifieke businessvoorwaarden controleert die van toepassing zijn op het document.

Wanneer men volledig met e-facturatie zal werken, zal deze volgende stap geautomatiseerd zijn, wat inhoudt dat het overgrote deel van de e-facturen zonder uitstel zal worden verwerkt. Afhankelijk van de context, de maturiteit en de businessprocessen van de klant en (b) de kenmerken van het document in kwestie kan deze stap enige tijd in beslag nemen.

Doorgaans delen klanten hun eigen business voorwaarden voor het goedkeuren van facturen mee. De Vlaamse regering publiceerde zijn gemeenschappelijke businessvereisten op de volgende pagina, in het deel "Stap 3. Het toepassen van de Business Requirements": e-facturatie-voor-leveranciers".

Stap 6: de klant bereidt een antwoord op de e-factuur voor en stuurt het door naar Mercurius

Dit is een optionele stap. In de praktijk doen dit steeds meer en meer klanten met het oog op de samenhang.

De klant deelt het resultaat van de e-factuurverwerking mee aan de leverancier door zijn systeem (a) een antwoorddocument te laten voorbereiden en (b) en te laten verzenden naar de postkamer van Mercurius.

In de volgende stap wordt beschreven hoe Mercurius deze elektronische communicatiestroom verwerkt.

Om historische redenen is er een klein verschil tussen het formaat dat het klantensysteem gebruikt om het resultaat van de e-factuurverwerking te communiceren en het formaat dat Mercurius gebruikt om met het leverancierssysteem te communiceren. Dat gaat gepaard met een conversie (zie de volgende stap). Die conversie maakt de uitwisselingen nodeloos ingewikkeld. Om die reden ontwikkelt men momenteel een wijziging van Mercurius en van de interface met het klantensysteem om onder andere de conversiestap te elimineren.

Step 7: Mercurius stuurt het antwoord naar de leverancier

1. Zodra het zo'n antwoord van een klant ontvangt, koppelt Mercurius het antwoord aan de originele e-factuur en past het de e-factuurstatus aan in overeenstemming daarmee. Deze update is zichtbaar op het Mercurius-portaal. Meer details over de e-factuurstatus op het Mercurius-portaal vind je via 'Heeft de klant mijn e-factuur goed ontvangen? Wat is de status?
2. Mercurius converteert het document met het antwoord van de klant naar de PEPPOL-formaatspecificaties die geschikt zijn voor het antwoord - momenteel wordt het Message Level Response (MLR)-formaat gebruikt.
3. Mercurius gaat na of de leverancier in staat is MLR te ontvangen op de PEPPOL-transportinfrastructuur.
   1. Zo ja stuurt Mercurius de MLR door.
   2. Zo nee gaat Mercurius in het originele document op zoek naar een contact e-mailadres (* ) bij de leverancier. Als die informatie voorhanden is, converteert Mercurius het antwoord naar een door mensen leesbaar formaat en verstuurt het via e-mail.
   3. Anders wordt het antwoord niet doorgestuurd. In dat geval is het antwoord nog steeds zichtbaar op het Mercurius-portaal.

Het MLR-formaat werd niet echt ontworpen om een goedkeuring of afwijzing van zakelijke transacties te communiceren. Mercurius gebruikt dit om historische redenen. In de nabije toekomst zal er een nieuw formaat genaamd Invoice Message Response (IMR) beschikbaar zijn op de PEPPOL-transportinfrastructuur. Dit nieuwe formaat zal gebruikt worden in plaats van het huidige MLR-formaat. Deze formaatwijziging zal vlot worden geïntroduceerd.  

(* ) De exacte bron van het contact e-mailadres voor de leveranciers staat in het volgende (UBL) Data Element in de originele factuur:

         Invoice/AccountingSupplierParty/Contact/ElectronicMail