De voortdurende verbetering van onze levensstandaard gaat gepaard met een stijging van het aantal commerciële transacties. Dat leidt op zijn beurt weer tot een stijging van het aantal administratieve documenten, in de eerste plaats van facturen. In België worden er jaarlijks 1 miljard facturen verstuurd. Mochten die allemaal automatisch verwerkt worden, dan zou dat een jaarlijkse besparing van 3,5 miljard euro opleveren. Dit vormt een doorslaggevende uitdaging.

Voor een dergelijke automatisering is er nood aan machine-to-machine-interactie, die een einde maakt aan elke menselijke interventie behoudens in uitzonderlijke gevallen. Het wegnemen van deze vervelende en repetitieve lasten is de belangrijkste drijfveer om efficiëntie te bewerkstelligen. Om een dergelijk machine-to-machine-model te veralgemenen is er nood aan een verbetering van de IT-producten en het dienstenaanbod. De IT-sector moet zijn huidig aanbod, ontwikkeld voor bilaterale uitwisselingen, aanpassen en het aanbod laten evolueren naar een model dat de verzending van alle soorten documenten van eender welke verzender naar eender welke ontvanger op steeds dezelfde en unieke manier behandelt. Die verandering zal resulteren in een drastische daling van de verzendingskost. Bovendien zal dit de veralgemening mogelijk maken en binnen het bereik van iedereen brengen.

In dit artikel wordt de e-facturatiestrategie van de Belgische overheidssector toegelicht. De volgende essentiële aspecten worden besproken:

Business to Government (B2G) e-facturatie

De overheidssector (a) bestaat uit verschillende entiteiten die allerhande activiteiten verrichten en (b) ontvangt facturen van allerhande economische actoren. De uitdagingen die zich aandienen bij het B2G e-facturatieplan gelijken dan ook sterk op de uitdagingen die gepaard gaan met de veralgemening van e-facturatie.

Ook zal B2G e-facturatie de overheidssector (a) belangrijke besparingen opleveren, omdat deze sector 16% van het BBP uitmaakt. De overheidssector (b) vormt een markt die de inspanningen die de IT-sector zal moeten doen om het aanbod op de veralgemening van e-facturatie af te stemmen rechtvaardigt. Tot slot heeft de overheidssector, gezien de omvang van dit marktaandeel, als regelgevende instantie sinds bijna 40 jaar ook een zekere verantwoordelijkheid om deze verandering door te voeren. Het universele postsysteem zoals we het nu reeds lang gebruiken zou waarschijnlijk nooit hebben bestaan zonder de tussenkomst van de overheidssector.

Tot besluit kunnen we stellen dat de overheidsinstellingen verwachten dat B2G e-facturatie (a) snel algemeen zal worden uitgerold en dat het (b) de drijvende kracht wordt voor de volledige veralgemening zodra de vereiste IT-omschakeling heeft plaatsgevonden. Dat verklaart de consequente strategie die gevolgd wordt door de Europese Commissie en tal van nationale en lokale regeringen, waaronder België.

PEPPOL

Op basis van de resultaten van een geslaagde, maar kleinschalige B2G e-facturatiepilootfase in 2014 kwam het Digital Transformation Office (DTO) van de FOD BOSA, dat de IT-aspecten van de veralgemening van e-facturatie bestudeert,, tot de conclusie dat de invoering van het PEPPOL-kader de meeste problemen die het gebruik van B2B en B2G e-facturatie in de weg staan zou oplossen. Dit kader brengt verschillende soorten belanghebbers aan de veralgemening van e-facturatie in kaart: correspondenten, softwarehuizen, dienstverleners en autoriteiten. Het brengt deze actoren bijeen in een community en helpt mee hun respectievelijke rollen te bepalen. Ook biedt het een reeks technische richtlijnen gebaseerd op volwaardige oplossingen die fungeren als richtlijnen voor de IT-actoren die op veilige wijze willen meestappen in de bovenvermelde IT-omschakeling. PEPPOL stelt vast dat er nood is aan een gemeenschappelijke transportinfrastructuur die voortbouwt op bestaande platformen van dienstverleners en die deze platformen verbindt tot een coherent supernetwerk. PEPPOL stelt ook vast dat er verschillende formaten naast elkaar moeten kunnen worden gebruikt onder de strikte voorwaarde dat geen enkele correspondent kan weigeren om ten minste één "common denominator format" te hanteren, d.i. de "lingua franca" die men enkel hoeft te gebruiken als er geen ander gemeenschappelijk formaat beschikbaar is bij hun correspondent. Tot slot bevat PEPPOL tal van andere functies die buiten het bereik van dit artikel vallen.

Sedert 01/01/2016 is BOSA DTO de Belgische PEPPOL-autoriteit. Het staat in voor de uitrol van dit kader binnen zijn bevoegdheden. In heel Europa hebben 11 PEPPOL-autoriteiten reeds diezelfde rol opgenomen. Doordat PEPPOL steeds meer ingeburgerd raakt, worden de voorwaarden gecreëerd voor de electronishe postkamer die nodig is om deze ambities te verwezenlijken. Meer informatie over de uitrol van PEPPOL in België en nuttige links naar informatie over PEPPOL vind je op de officiële pagina van de Belgische PEPPOL-autoriteit (EN).

Mercurius

Mercurius is een centraal onderdeel van het programma van de Belgische overheidssector voor de veralgemening van e-facturatie. PEPPOL komt tegemoet aan de nood voor een universele postinfrastructuur en Mercurius fungeert op zijn beurt als een centrale "e- mail room" voor alle entiteiten uit de overheidssector, waar (a) enerzijds de inkomende mail wordt ontvangen en naar het juiste departement wordt verzonden en anderzijds (b) de uitgaande mail wordt verzameld om die correct op het elektronisch postnetwerk te plaatsen. Doordat Mercurius perfect op het PEPPOL-kader is afgestemd zal elk bedrijf dat in staat is om e-facturen te sturen naar overheidsinstanties ook zonder extra kosten e-facturen kunnen sturen naar alle andere (privé)klanten zodra het kader brede ingang vindt.

Vele entiteiten uit de privésector zijn klaar om e-facturen te verzenden en het PEPPOL-kader te gebruiken. Niet alle 5.900 entiteiten van de overheidssector zijn echter in staat één enkele planning te volgen. Om de early adopters uit de privésector voldoende bereik te bieden kan Mercurius tijdelijk e-facturen naar PDF-facturen converteren voor die overheidsentiteiten die nog niet klaar zijn. Deze strategie combineert verschillende voordelen: de privésector motiveren lukt veel beter want communiceren gaat makkelijker. Het geeft de overheidssector ook de tijd om een gepast project om e-facturatie in te voeren, te ontwikkelen en uit te voeren aan de juiste marktvoorwaarden. Dat is een essentieel voordeel dat Mercurius biedt met het oog op de veralgemening van e-facturatie in België.

Mercurius beschikt over een portaal, dat voornamelijk dient om iedereen de kans te bieden om de verzending en de verwerking van zijn e-facturen aan alle overheidsinstanties op volledig betrouwbare wijze op te volgen. Voorts kunnen leveranciers, die nog niet over de geschikte IT-apparatuur beschikken, hun facturen indienen met behulp van een formulier op dit portaal totdat ze op e-facturatie overschakelen. Tot slot bevat de welkomstpagina van het Mercurius-portaal allerhande links naar nuttige informatie over e-facturatie in België, B2G en B2B. Je vindt meer informatie over de toegang tot het Mercurius-portaal en de ondersteunde scenario's in een afzonderlijk artikel (zie verder).

Typische stroom van een B2G e-factuur

De volgende grafiek geeft de weg weer die de factuur aflegt tussen de verschillende onderdelen:

Grafische weergave van de B2G-stroom en de onderdelen ervan, die compatibel zijn met een "any-to-any"-uitwisselingsmodel 

High-level beschrijving van elke stap:

1. De leverancier stuurt zijn e-factuur naar de klant met behulp van de PEPPOL-transportinfrastructuur
2. Mercurius ontvangt de e-factuur (namens de klant)
3. Mercurius plaatst de e-factuur bij de "inkomende zendingen" van de klant
4. De klant haalt zijn e-facturen op volgens zijn eigen timing
5. De klant verwerkt de e-factuur
6. De klant bereidt een antwoord op de e-factuur voor en stuurt dit door naar Mercurius
7. Mercurius stuurt het antwoord naar de leverancier.

Voordelen voor elke groep

Voordelen voor de privésector

Het belangrijkste voordeel is dat deze oplossing opnieuw 'as is' gebruikt kan worden voor veralgemeende B2B e-facturatie. Er is geen investering "louter voor B2G" nodig.
Andere belangrijke voordelen:

• Alle bedrijven kunnen alle overheidsentiteiten op dezelfde manier bereiken. Momenteel doen al meer dan 200 entiteiten uit de overheidssector mee, maar op langere termijn zal de volledige overheidssector bereikbaar zijn (ongeveer 5900 entiteiten).
• Het Mercurius-portaal biedt 100% transparantie op het vlak van de ontvangst en de verwerking van de e-factuur van de leverancier. Zowel de verzender als de ontvanger "zien" dezelfde informatie en gebruiken dezelfde tools op hetzelfde platform.
• Op langere termijn zullen de kosten van het IT-aanbod dalen en zal de performantie vlugger stijgen.
• De leverancier wordt vlugger betaald doordat de verwerking geautomatiseerd is.

Voordelen voor de overheidssector

• Alle entiteiten uit de overheidssector kunnen gebruik maken van de diensten van de centrale "e-mail kamer" en dus ook van het team die de centrale e-mail kamer beheert. Ze hoeven niet met alle dienstverleners van al hun leveranciers te spreken of hoeven zelfs geen verschillende modellen te delen. Ze krijgen betere marktvoorwaarden. Ze werken samen met ambtenaren die instaan voor Mercurius en krijgen specifieke ondersteuning voor de integratiefase. Ook is er functionele expertise voorhanden.
• Ook kan Mercurius het inkomende formaat tijdelijk converteren naar een formaat dat meer geschikt is voor de entiteit uit de overheidssector. Dat kan een menselijk leesbaar formaat zijn voor die entiteiten die het toenemende gebruik in de privésector niet willen vertragen, maar meer tijd nodig hebben om hun financiële systemen naar behoren te integreren aan degelijke marktvoorwaarden.
• De Europese norm zal aanzienlijk vlotter worden ingevoerd. Richtlijn 2014/55/EU legt als verplichting op dat alle Europese overheidsinstanties tegen 19/04/2019 e-facturen moeten aanvaarden in overeenstemming met de Europese EN16931-norm. Om aan die verplichting te voldoen moeten IT-systemen worden aangepast, wat tal van uitdagingen met zich meebrengt. Mercurius zal ofwel als doorgeefluiksysteem gebruikt worden voor die instanties die voldoende geavanceerd zijn om die veranderingen direct door te voeren, ofwel als buffer voor andere instanties die de druk, door mogelijke complicaties veroorzaakt, zal verminderen en hen zal helpen om op de beste en snelste manier voordeel te halen uit de positieve kant van de verplichting.

Voordelen voor de IT-sector

• Zoals werd uitgelegd zal de veralgemening van B2G e-facturatie de voorwaarden scheppen die nodig zijn om oplossingen te implementeren die echt zijn aangepast aan de veralgemening van e-facturatie, waarbij modellen worden toegepast die losbreken van de beperkingen van gesloten netwerken en eindeloze bilaterale overeenkomsten. Dit zal een nieuwe business doen ontstaan.
• Ook zal het nieuwe kansen bieden door de e-factuur te integreren met andere soorten data en processen op een manier die enkel mogelijk is in een volledig elektronische wereld die op zijn beurt mogelijkheden schept voor pre- and post-award public e-procurement.
• Mercurius werd ook ontwikkeld met als doel de IT-sector te helpen. Het biedt verschillende tools die de invoering van het PEPPOL-model heel wat vlotter doen verlopen en zo de weg banen voor B2B e-facturatie en e-procurement:
  • Het Mercurius-portaal beschikt over een speciale toegang voor dienstverleners: de zogenaamde Mercurius Access Point role. Aan de hand daarvan kunnen dienstverleners alle facturen traceren die hun systemen doorlopen richting Mercurius en omgekeerd.
  • Er is een testomgeving beschikbaar die geïntegreerd is met de testsystemen van de aangesloten entiteiten uit de overheidssector. Die testomgeving maakt het gemakkelijker voor de IT-sector om allerhande tests op grote schaal uit te voeren zonder dat er daarvoor investeringen in testinfrastructuur nodig zijn. Ze bevat onder andere een publiekelijk beschikbare opzoektool voor testboodschappen, die de verschillende fases van de testactiviteiten in aanzienlijke mate vereenvoudigt.

Bijkomende artikels

Volgende artikels bevatten extra informatie over de verschillende facetten van B2G facturatie, PEPPOL en Mercurius:

• Mercurius voor de private sector: beschrijft de B2G e-facturatie stroom vanuit het perspectief van de private sector. Het artikel beschrijft de verschillende opties, bevat wettelijke, financiële, functionele en technische informatie om de private sector te ondersteunen bij het invoeren van e-facturatie.
• Mercurius voor de overheidssector: bevat gelijkaardige informatie maar gezien vanuit het standpunt van de overheidsinstellingen. 
• Mercuriusportaal help: bevat informatie specifiek voor het gebruik van het portaal en is tegelijkertijd de help pagina voor dit portaal.