Hoe krijg ik toegang tot het Mercurius portaal
80% van alle supportvragen houdt verband met de toegang tot het Mercurius portaal. Deze FAQ bevat informatie om toegang te krijgen, evenals de beperkingen die toegang verhinderen (voor Belgische particulieren of bedrijven). Deze nota bestaat uit 4 delen waarbij elk deel een bepaald scenario beschrijft:
- 1 Ik ben bestuurder/beheerder of vervul een functie die mij wettelijk vertegenwoordiger van de onderneming maakt.
- 2 Ik ben geen wettelijk vertegenwoordiger van de onderneming, maar ik ben verantwoordelijk voor de uitgaande facturen van de onderneming aan de overheid. Daarom heb ik toegang tot de website nodig.
- 3 Ik moet meerdere ondernemingen vertegenwoordigen. Is dat mogelijk?
- 4 Ik vertegenwoordig een niet-Belgisch bedrijf. Hoe krijg ik toegang?
Ik ben bestuurder/beheerder of vervul een functie die mij wettelijk vertegenwoordiger van de onderneming maakt.
Normaal scenario:
In dit geval zou u als wettelijk vertegenwoordiger van de onderneming rechtstreekse toegang moeten hebben tot het Mercurius-portaal. Dit betekent dat u onmiddellijk (1°) alle aan de overheid verstuurde facturen kunt zien en (2°) een factuur aan de overheid kunt versturen (https://digital.belgium.be/e-invoicing/PeppolSearch.html) via het webformulier op het portaal.
Heeft uw onderneming nog geen facturen verstuurd, dan wordt een lege lijst facturen getoond.
Afwijkend scenario:
Ziet u, na op het Mercurius-portaal te zijn ingelogd, het bericht "Het spijt ons, u hebt geen toelating voor een bedrijf. U kunt deze site daarom niet gebruiken. Raadpleeg CSAM voor meer informatie.", dan wil dit zeggen dat uw functie niet is geregistreerd bij de KBO. U kunt dit nagaan door de Public Search-interface van de KBO te raadplegen (http://kbopub.economie.fgov.be/kbopub/zoeknummerform.html?lang=nl):
Voer uw ondernemingsnummer in (of selecteer "Nieuwe opzoeking op naam" en voer de exacte naam van uw onderneming in).
De website geeft de pagina met de ondernemingsgegevens weer. Ga naar het gedeelte "Functies". Uw naam staat waarschijnlijk niet vermeld, zoals wel zou moeten.
Ga in dat geval terug naar het "Home"-gedeelte van de Public Search-interface van de KBO. Rechts op het scherm ziet u een tekstvak met aanwijzingen om de gegevens van uw onderneming te wijzigen. U kunt ook de KBO-cel contacteren voor meer specifieke ondersteuning. Het e-mailadres en telefoonnummer zijn te vinden op http://kbopub.economie.fgov.be/kbopub/glossarium.html
Ik ben geen wettelijk vertegenwoordiger van de onderneming, maar ik ben verantwoordelijk voor de uitgaande facturen van de onderneming aan de overheid. Daarom heb ik toegang tot de website nodig.
Als u geen geldige wettelijke positie binnen het bedrijf heeft, zal bij het inloggen op het mercurius portaal de volgende foutmelding verschijnen:
U moet toestemming krijgen van het bedrijf voordat u toegang kunt krijgen tot het Mercurius-portaal in zijn naam.
Hoe doe ik dit?
Beknopte uitleg
Het verlenen van toegang gaat in twee eenvoudige stappen:
Stap 1 : U vraagt toegang aan via het formulier "Rolaanvraag : Facturatie verantwoordelijke ". Let op: u moet eerst inloggen op de online administratie (CSAM). De (Hoofd)toegangsbeheerder van uw bedrijf wordt op de hoogte gebracht van uw aanvraag (per e-mail).
Stap 2 : U, de Facturatie verantwoordelijke, krijgt meteen toegang tot het Mercurius-portaal zodra de (Hoofd)toegangsbeheerder uw aanvraag goedkeurt. Nu bent U in staat om op het Mercurius portaal de facturen te bekijken en in te voeren. U ontvangt tevens een e-mail waarin wordt bevestigd dat u de rol van Facturatie verantwoordelijke hebt gekregen.
Uitgebreide uitleg
U vraagt de toegang aan via het formulier "Rolaanvraag : Facturatie verantwoordelijke "
Na het indienen van het formulier Rolaanvraag verschijnt het scherm die de rolaanvraag bevestigt.
Dit scherm biedt u de mogelijkheid om een kopij van de bevestiging van de rolaanvraag op te slaan waarop alle gegevens van de aanvrager en het respectievelijk bedrijf vermeld staan.
Via het indienen van het formulier "Rolaanvraag: Facturatie verantwoordelijke" wordt de (Hoofd)toegangsbeheerder van uw bedrijf, via email op de hoogte gebracht van de rolaanvraag.
In de email staat een link naar het overzicht van alle openstaande aanvragen in een andere toepassing genaamd "Mijn eGOV-rollenbeheer". Die link moet de toegangsbeheerder volgen om de aanstelling van de kandidaat voor de rol goed te keuren in de voornoemde toepassing.
Na de goedkeuring van de Rolaanvraag door de toegangsbeheerder krijgt de aanvrager voor de rol van Facturatieverantwoordelijke een bevestigingsemail van de goedkeuring van de rolaanvraag en heeft de Facturatieverantwoordelijke in kwestie meteen toegang tot het Mercurius-portaal.
Indien er geen actie binnen redelijke tijd wordt ondernomen door de toegangsbeheerder of de wettelijke vertegenwoordiger op de Rolaanvraag is het aangeraden dat de aanvrager van de rol contact opneemt met de toegangsbeheerder of de wettelijke vertegenwoordiger.
Gelieve bij problemen met het gebruik van Mijn eGOV-rollenbeheer een ondersteuningsverzoek in te dienen.
Ik moet meerdere ondernemingen vertegenwoordigen. Is dat mogelijk?
Ja:
Als wettelijk vertegenwoordiger gaat dit automatisch. U krijgt onmiddellijk alle facturen te zien van alle ondernemingen die u wettelijk vertegenwoordigt, op voorwaarde dat uw ondernemingsgegevens correct bij de KBO geregistreerd zijn. U zou in staat moeten zijn om voor elk van die bedrijven facturen te versturen.
Als Facturatieverantwoordelijke moet elke onderneming die u vertegenwoordigt, u als Facturatieverantwoordelijke aanstellen, waarbij de procedure moet worden gevolgd die beschreven staat onder Ik ben geen wettelijk vertegenwoordiger van de onderneming, maar ik ben verantwoordelijk voor de uitgaande facturen van de onderneming aan de overheid. Daarom heb ik toegang tot de website nodig.
Ondernemingsselectie is mogelijk na aanmelding bij Mercurius. Illustratie:
Ik vertegenwoordig een niet-Belgisch bedrijf. Hoe krijg ik toegang?
Toegang tot Mercurius is gebaseerd op bedrijfsinformatie vervat in de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO) in België ( http://kbopub.economie.fgov.be/kbopub/zoeknummerform.html?lang=nl[ )|http://kbopub.economie.fgov.be/kbopub] . Daaruit volgt dat een onderneming die niet geregistreerd is in KBO geen toegang kan hebben tot het Mercuriusportaal. Dit vormt slechts in een beperkt aantal gevallen een probleem aangezien het overgrote deel van leveranciers aan de overheid op regelmatige basis zaken doet in België en dus normaal geregistreerd zouden moeten zijn in de KBO.
Daarenboven is de elektronische identiteitskaart (EID) tot op heden de enige mogelijkheid om zich te identificeren. Enkel eigenaars van zo'n kaart kunnen dus het Mercuriusportaal gebruiken. Meer bepaald betreft dit dus burgers uit België en niet-Belgische inwoners in België.
Opmerking: om facturen te kunnen doorsturen naar openbare instellingen is het niet nodig toegang te hebben tot het Mercuriusportaal. Openbare instellingen volgen het interoperabiliteitskader Peppol. De ICT-sector ontwikkelt hiervoor globale oplossingen die op dit interoperabiliteitskader en transportinfrastructuur gebaseerd zijn. De lijst met aansluitpunten is te vinden op https://peppol.eu/who-is-who/peppol-certified-aps/. Meer informatie betreffende Peppol in België is te vinden op Belgian Peppol Authority (EN).