Zoals uitgelegd in de Mercurius-sectie van de pagina "De e-facturatiestrategie van de Belgische overheidssector", fungeert het Mercurius-platform als een centrale "elektronische postkamer" voor de overheid. de pagina's "Mercurius voor de private sector" en "Mercurius voor de overheidssector" bevatten meer specifieke informatie die van toepassing is op hun respectieve doelgroep.
...
| Table of Contents | |||||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
|
Algemeen
Wie kan de website Mercurius gebruiken (vanaf nu 'de site' genoemd)?
...
- Occasionele leveranciers van de Belgische overheidsinstanties, en meer frequente leveranciers die nog niet zijn overgeschakeld op volledige elektronische facturering (machine-to-machine): zij kunnen de site gebruiken om hun e-facturen aan te maken en te versturen, en om de verwerking ervan op te volgen. Ook het opvolgend van testfacturen is mogelijk (zie verder).
- Overige leveranciers: zij kunnen de verwerking opvolgen van de e-facturen die zij hebben uitgereikt.
- Klanten: zij kunnen de lijst raadplegen van de e-facturen die naar hen werden verstuurd door al hun leveranciers, en e-factuurgegevens bekijken tot op het niveau van de uitgewisselde berichten. Zo kunnen ze vragen van de leveranciers over de facturering veel efficiënter behandelen.
- IT-operators (dienstverleners, back-end teams klanten, ...) : zij hebben de mogelijkheid om de stromen op te volgen die verband houden met hun diensten. (N.B.: de huidige Help-rubriek bevat geen specifieke informatie voor deze doelgroep. Neem voor meer info contact op met Support via het onlineformulier om bijstand aan te vragen.
...
- Belgische eID: we moeten u met zekerheid kunnen identificeren, daarom is de Belgische elektronische identiteitskaart vereist. Voor bijstand bij de installatie en het gebruik van de eID verwijzen we naar eid.belgium.be
- Enkel gemachtigde individuen kunnen e-facturen versturen en factureringstromen raadplegen in naam van ondernemingen (juridische entiteiten). Alle wettelijke vertegenwoordigers die geregistreerd zijn in de KBO hebben automatisch toegang tot de site in naam van hun respectieve juridische entiteiten. Aan andere individuen, zoals facturering-/boekhoudverantwoordelijke, moet eerst de rol van 'Facturatieverantwoordelijke' toegekend worden. De toepassing Mijn eGov-rollenbeheer beheert de toekenning van rollen binnen juridische entiteiten. Het artikel "Hoe krijg ik toegang tot het Mercurius portaal?" behandelt dit op een praktische en verstaanbare wijze voor iedereen.
...
Hebt u specifieke vragen over het gebruik van de site? Aarzel niet om een online-aanvraag voor bijstand in te dienen
Praktische problemen (business)
...
Andere artikels met betrekking tot dit onderwerp:
- Vragen over de status van mijn e- factuur.
- Heeft de klant mijn e- factuur goed ontvangen? Wat is de status?
Nieuwe factuur: Ik vind mijn klant niet in de lijst
Nog niet alle overheidsinstanties zijn klaar om e-facturen te ontvangen. Als uw klant niet vermeld is in de klantenselectielijst/het zoekveld, dan is hij waarschijnlijk nog niet klaar. Gelieve contact op te nemen met de aankoopverantwoordelijke van uw klant (voor instanties van het Vlaamse Gewest kunt u ook contact opnemen via e.procurement@vlaanderen.be).
Tip: om zeker te zijn van de officiële naam van uw klant, kunt u zijn ondernemingsnummer invoeren en de overeenkomstige officiële naam opzoeken op Opzoeking in de Kruispuntbank van Ondernemingen
Nieuwe factuur: naam van leverancier verschijnt niet, enkel ondernemingsnummer. Hoe komt dit?
Dit is enkel van toepassing op occasionele leveranciers, die geen 'machine-to-machine' e-factureringstromen hebben.
Als u de site voor het eerst gebruikt, is de naam van uw onderneming nog niet geregistreerd. De site kent dus enkel uw ondernemingsnummer. Als u een nieuwe e-factuur aanmaakt, moet u de eerste keer de naam van de onderneming invoeren in het overeenkomstige veld. Vanaf dan zal de site in de leveranciersselectielijst deze informatie gebruiken in plaats van het ondernemingsnummer.
Nieuwe factuur: Het Mercuriusportaal heeft mijn bedrijfsnaam gekoppeld aan een verkeerd ondernemingsnummer. Hoe krijg ik dit rechtgezet?
Deze situatie is een gevolg van een ingavefout en kan door de gebruiker zelf rechtgezet worden.
Wat liep er verkeerd?
- Bij de ingave van de eerste factuur via het Mercuriusportaal, is de naam van de onderneming leeg. De gebruiker moet de naam van zijn onderneming inbrengen zoals hij wil dat deze voorkomt op de factuur.
- Ingeval de gebruiker meerdere ondernemingen vertegenwoordigt (* ) dient hij erop te letten de juiste onderneming te kiezen uit de getoonde lijst bovenaan het ingaveblok "Leverancier" (links op het scherm). Tijdens het eerste gebruik toont deze lijst de verschillende ondernemingsnummers waarvoor de gebruiker gemachtigd is facturen op te maken. Achteraf toont het portaal de ingebrachte omschrijvingen in plaats van het ondernemingsnummer om de keuze van de gebruiker te vergemakkelijken. (* ) voor meer details omtrent dit onderwerp kan je volgend artikel raadplegen Hoe krijg ik toegang tot Mercurius?
- Het kan gebeuren dat de gebruiker onvoldoende aandacht schenkt aan de gekozen onderneming. Ingeval het ondernemingsnummer niet overeenkomt met de juiste onderneming kunnen 2 problemen optreden:
- de factuur, op die wijze ingebracht, zal foutief zijn aangezien het ondernemingsnummer en het BTWnummer onjuist zullen zijn. De factuur zal verworpen worden door de bestemmeling.
- het Mercuriusportaal zal dit ondernemingsnummer linken aan de ingebrachte omschrijving en dit steeds opnieuw voorstellen bij elke nieuwe ingave (in de voorgestelde lijst). Dit kan verwarring veroorzaken bij de gebruiker die mogelijks steeds dezelfde foutieve keuze zal maken bij elke nieuwe factuur voor zover hij zich steeds op de omschrijving blijft baseren.
Hoe oplossen?
Om deze situatie recht te zetten moet de gebruiker:
...
van
...
het
...
ondernemingsnummer.
Opmerking: Om dit probleem definitief op te lossen heeft het Mercurius team een wijziging aan het programma aangevraagd om de omschrijving van de onderneming voor te stellen met de gegevens uit de KBO. Deze aanpassing is in behandeling.
Praktische problemen (IT, toegang, ...)
Ik heb een eID, maar ik weet niet hoe ik die moet gebruiken
Raadpleeg eid.belgium.be. Deze site bevat alle informatie die u nodig hebt om de eID te installeren en te gebruiken.
Ervaart u nog altijd problemen? Vul dan ons onlineformulier om bijstand aan te vragen in.
Ik heb mij aangemeld, maar ik ontvang het foutbericht 'Sorry, u bent niet geregistreerd als wettelijke vertegenwoordiger van de onderneming of als 'Facturatieverantwoordelijke'.
Dit betekent dat de site geen link heeft gevonden tussen u en een juridische entiteit (een onderneming of overheidsadministratie). Raadpleeg bullet 2 'Wat heb ik nodig om de site te raadplegen en te gebruiken?' van 'Mercuriusportaal help631439393'.
Mercurius, wettelijke functies en rollenbeheer (Facturatieverantwoordelijke)
...
Zoals vermeld in rubriek "Wat heb ik nodig om de site te raadplegen en te gebruiken?", kunnen enkel gemachtigde individuen e-facturen versturen en e-factureringstromen raadplegen in naam van ondernemingen (juridische entiteiten).
De gebruikelijke manier om een dergelijke machtiging te hebben, is een wettelijke vertegenwoordiger te zijn, die naar behoren geregistreerd is in de KBO. Op de site KBO Public Search kunt u de lijst van dergelijke functies controleren: Opzoeking in Kruispuntbank van Ondernemingen
De andere optie is gebruikmaken van het eGOV-rollenbeheersysteem. Dit systeem is beschikbaar voor alle juridische entiteiten. Het biedt hen de mogelijkheid om functies toe te kennen aan hun werknemers (of onderaannemers) en om toegekende functies in te trekken, om online administratieve taken uit te voeren in hun naam, in eGOV-toepassingen (zoals de website Mercurius). Om dit echter te kunnen gebruiken, moet een hoofdtoegangsbeheerder aangesteld worden door een wettelijke vertegenwoordiger. Optioneel kan de hoofdtoegangsbeheerder een (lokale) toegangsbeheerder aanstellen voor het domein 'Financiën'. Hij/zij maakt hiervoor gebruik van Mijn eGov-rollenbeheer. Iedereen die de rol van 'Facturatieverantwoordelijke' toegekend krijgt, zal de website Mercurius kunnen gebruiken in naam van de onderneming.
...
Hebt u na het overlopen van deze FAQ-lijst nog vragen? Vul dan ons onlineformulier om bijstand aan te vragen in. Onze ondersteuningsmedewerkers zullen uw aanvraag behandelen. Denk eraan dat de verstrekking van correcte, gedetailleerde en specifieke informatie de gebruikersondersteuning veel efficiënter maakt.