Zoals uitgelegd in de Mercurius-sectie van de pagina "De e-facturatiestrategie van de Belgische overheidssector", fungeert het Mercurius-platform als een centrale "elektronische postkamer" voor de overheid. de pagina's "Mercurius voor de private sector" en "Mercurius voor de overheidssector" bevatten meer specifieke informatie die van toepassing is op hun respectieve doelgroep.
Deze pagina concentreert zich op de Mercurius Portal, een online tool die toegang biedt tot dezelfde informatie voor verzender en ontvanger, zodat beide correspondenten de ontvangst en verwerking van hun e-facturen, centraal en consistent, kunnen volgen en traceren voor al hun documenten. Deze tool geeft toegang tot zowel echte e-facturen als test e-facturen. Last but not least bevat deze tool een online webformulier voor leveranciers om hun e-facturen handmatig in te dienen. Het werd toegevoegd om tegemoet te komen aan het mogelijke gebrek aan IT-oplossingen om e-facturen automatisch en kosteneffectief te verzenden - de regering beveelt ten sterkste alle bedrijven aan om te zorgen voor echte e-factureringshulpmiddelen, zodat het handmatig indienen van facturen wordt overgeslagen, want het is de voorwaarde om van de voordelen van e-facturering te profiteren.
Deze pagina is ook het helpgedeelte van de Mercurius-portal. Het bestaat in de volgende secties:
Er zijn verschillende doelgroepen:
U moet uw eID gebruiken, en u moet een geldige vertegenwoordiging hebben van de juridische entiteiten waarvoor u wenst op te treden.
Hebt u specifieke vragen over het gebruik van de site? Aarzel niet om een online-aanvraag voor bijstand in te dienen
Algemeen zouden al uw vragen over de verwerking gesteld moeten worden aan uw contactpersoon, waarschijnlijk de aankoopmedewerker van de klantentiteit. Tegelijkertijd verleent de site u toegang tot informatie over uw e-factuurstroom. Daarnaast heeft de aankoopmedewerker van de entiteit die bij u klant is, ook toegang tot deze informatie (i.e. zijn stroom van inkomende e-facturen). Dit komt goed van pas bij de communicatie rond gewone e-facturen.
Hierna volgt praktische uitleg over de functies van de site:
Andere artikels met betrekking tot dit onderwerp:
Nog niet alle overheidsinstanties zijn klaar om e-facturen te ontvangen. Als uw klant niet vermeld is in de klantenselectielijst/het zoekveld, dan is hij waarschijnlijk nog niet klaar. Gelieve contact op te nemen met de aankoopverantwoordelijke van uw klant.
Tip: om zeker te zijn van de officiële naam van uw klant, kunt u zijn ondernemingsnummer invoeren en de overeenkomstige officiële naam opzoeken op Opzoeking in de Kruispuntbank van Ondernemingen
Dit is enkel van toepassing op occasionele leveranciers, die geen 'machine-to-machine' e-factureringstromen hebben.
Als u de site voor het eerst gebruikt, is de naam van uw onderneming nog niet geregistreerd. De site kent dus enkel uw ondernemingsnummer. Als u een nieuwe e-factuur aanmaakt, moet u de eerste keer de naam van de onderneming invoeren in het overeenkomstige veld. Vanaf dan zal de site in de leveranciersselectielijst deze informatie gebruiken in plaats van het ondernemingsnummer.
Raadpleeg eid.belgium.be. Deze site bevat alle informatie die u nodig hebt om de eID te installeren en te gebruiken.
Ervaart u nog altijd problemen? Vul dan ons onlineformulier om bijstand aan te vragen in.
Dit betekent dat de site geen link heeft gevonden tussen u en een juridische entiteit (een onderneming of overheidsadministratie). Raadpleeg bullet 2 'Wat heb ik nodig om de site te raadplegen en te gebruiken?' van 'Mercuriusportaal help'.
Zoals vermeld in rubriek "Wat heb ik nodig om de site te raadplegen en te gebruiken?", kunnen enkel gemachtigde individuen e-facturen versturen en e-factureringstromen raadplegen in naam van ondernemingen (juridische entiteiten).
De gebruikelijke manier om een dergelijke machtiging te hebben, is een wettelijke vertegenwoordiger te zijn, die naar behoren geregistreerd is in de KBO. Op de site KBO Public Search kunt u de lijst van dergelijke functies controleren: Opzoeking in Kruispuntbank van Ondernemingen
De andere optie is gebruikmaken van het eGOV-rollenbeheersysteem. Dit systeem is beschikbaar voor alle juridische entiteiten. Het biedt hen de mogelijkheid om functies toe te kennen aan hun werknemers (of onderaannemers) en om toegekende functies in te trekken, om online administratieve taken uit te voeren in hun naam, in eGOV-toepassingen (zoals de website Mercurius). Om dit echter te kunnen gebruiken, moet een hoofdtoegangsbeheerder aangesteld worden door een wettelijke vertegenwoordiger. Optioneel kan de hoofdtoegangsbeheerder een (lokale) toegangsbeheerder aanstellen voor het domein 'Financiën'. Hij/zij maakt hiervoor gebruik van Mijn eGov-rollenbeheer. Iedereen die de rol van 'Facturatieverantwoordelijke' toegekend krijgt, zal de website Mercurius kunnen gebruiken in naam van de onderneming.
Het volgende artikel bespreekt hoe toegang te krijgen tot de Mercurius Portal op een praktische en verstaanbare wijze: "Hoe krijg ik toegang tot Mercurius? "
Elektronische e-facturering kan, net zoals elke elektronische uitwisselingsstroom, zeer gemakkelijk of zeer verraderlijk zijn. Mercurius bestaat dan ook in twee werkmodi:
Productie: dit is de standaardmodus. Dit is de modus die door de leveranciers moet worden gebruikt om e-facturen uit te reiken en de lijsten te raadplegen van de naar de overheidsinstanties verstuurde e-facturen, en de modus die door de klanten moet worden gebruikt om de lijst te raadplegen van de e-facturen die werden ontvangen van hun leveranciers.
Test: in deze werkmodus toont de site de gegevens die werden uitgewisseld tussen testomgevingen van de leveranciers en klanten. Voor het overige is deze modus volledig identiek aan de modus 'productie'. Deze modus biedt de leveranciers de mogelijkheid om test-e-facturen te versturen naar de klanten en te valideren wat gevalideerd moet worden voordat reële e-facturen worden verstuurd. Dit biedt de leveranciers en de klanten de mogelijkheid om test-e-facturen te bekijken tijdens end-to-end testactiviteiten, op basis van een gezamenlijk zicht op de uitgewisselde gegevens.
Hebt u na het overlopen van deze FAQ-lijst nog vragen? Vul dan ons onlineformulier om bijstand aan te vragen in. Onze ondersteuningsmedewerkers zullen uw aanvraag behandelen. Denk eraan dat de verstrekking van correcte, gedetailleerde en specifieke informatie de gebruikersondersteuning veel efficiënter maakt.