Mercuriusportaal help


Zoals uitgelegd in de Mercurius-sectie van de pagina "De e-facturatiestrategie van de Belgische overheidssector", fungeert het Mercurius-platform als een centrale "elektronische postkamer" voor de overheid. de pagina's "Mercurius voor de private sector" en "Mercurius voor de overheidssector" bevatten meer specifieke informatie die van toepassing is op hun respectieve doelgroep.


Deze pagina concentreert zich op de Mercurius Portal, een online tool die toegang biedt tot dezelfde informatie voor verzender en ontvanger, zodat beide correspondenten de ontvangst en verwerking van hun e-facturen, centraal en consistent, kunnen volgen en traceren voor al hun documenten. Deze tool geeft toegang tot zowel echte e-facturen als test e-facturen. Last but not least bevat deze tool een online webformulier voor leveranciers om hun e-facturen handmatig in te dienen. Het werd toegevoegd om tegemoet te komen aan het mogelijke gebrek aan IT-oplossingen om e-facturen automatisch en kosteneffectief te verzenden - de regering beveelt ten sterkste alle bedrijven aan om te zorgen voor echte e-factureringshulpmiddelen, zodat het handmatig indienen van facturen wordt overgeslagen, want het is de voorwaarde om van de voordelen van e-facturering te profiteren.

Deze pagina is ook het helpgedeelte van de Mercurius-portal. Het bestaat in de volgende secties:

Algemeen

Wie kan de website Mercurius gebruiken (vanaf nu 'de site' genoemd)?

Er zijn verschillende doelgroepen:

  1. Occasionele leveranciers van de Belgische overheidsinstanties, en meer frequente leveranciers die nog niet zijn overgeschakeld op volledige elektronische facturering (machine-to-machine): zij kunnen de site gebruiken om hun e-facturen aan te maken en te versturen, en om de verwerking ervan op te volgen. Ook het opvolgend van testfacturen is mogelijk (zie verder).
  2. Overige leveranciers: zij kunnen de verwerking opvolgen van de e-facturen die zij hebben uitgereikt.
  3. Klanten: zij kunnen de lijst raadplegen van de e-facturen die naar hen werden verstuurd door al hun leveranciers, en e-factuurgegevens bekijken tot op het niveau van de uitgewisselde berichten. Zo kunnen ze vragen van de leveranciers over de facturering veel efficiënter behandelen.
  4. IT-operators (dienstverleners, back-end teams klanten, ...) : zij hebben de mogelijkheid om de stromen op te volgen die verband houden met hun diensten. (N.B.: de huidige Help-rubriek bevat geen specifieke informatie voor deze doelgroep. Neem voor meer info contact op met Support via het onlineformulier om bijstand aan te vragen.

Wat heb ik nodig om de site te raadplegen en te gebruiken?

U moet uw eID gebruiken, en u moet een geldige vertegenwoordiging hebben van de juridische entiteiten waarvoor u wenst op te treden.

  1. Belgische eID: we moeten u met zekerheid kunnen identificeren, daarom is de Belgische elektronische identiteitskaart vereist. Voor bijstand bij de installatie en het gebruik van de eID verwijzen we naar eid.belgium.be
  2. Enkel gemachtigde individuen kunnen e-facturen versturen en factureringstromen raadplegen in naam van ondernemingen (juridische entiteiten). Alle wettelijke vertegenwoordigers die geregistreerd zijn in de KBO hebben automatisch toegang tot de site in naam van hun respectieve juridische entiteiten. Aan andere individuen, zoals facturering-/boekhoudverantwoordelijke, moet eerst de rol van 'Facturatieverantwoordelijke' toegekend worden. De toepassing Mijn eGov-rollenbeheer beheert de toekenning van rollen binnen juridische entiteiten. Het artikel "Hoe krijg ik toegang tot het Mercurius portaal?" behandelt dit op een praktische en verstaanbare wijze voor iedereen.

Welke zijn de belangrijkste rubrieken van de site?

  • Documentoverzicht: op deze pagina ziet u de lijst van uw e-facturen aan alle Belgische overheidsinstanties, tot 24 maanden in het verleden. U kunt filters gebruiken om een e-factuur of een deelreeks van e-facturen op te zoeken. U kunt de kolommen definiëren die u wilt zien. U kunt de lijst ook exporteren naar een tekstbestand (.csv).
  • Documentgegevens: door te klikken op een regel van de lijst hebt u toegang tot alle details van de e-factuur.
  • Detail berichten: door te klikken op de verwijzingen naast "Bericht(en)" krijg je toegang tot meer getailleerde informatie over het versturen van de berichten (dit toont de werkelijke verstuurde en ontvangen berichten, tussenstappen, ...).
  • Nieuwe factuur / nieuwe creditnota: om manueel een e-factuur (of e-creditnota) in te geven.
  • Voorkeuren: om de taal te wijzigen tijdens een sessie, en om de weergave van uitleg bovenaan op de pagina's te activeren.

Hebt u specifieke vragen over het gebruik van de site? Aarzel niet om een online-aanvraag voor bijstand in te dienen

Praktische problemen (business)

Ik heb een e-factuur verstuurd. Ik wacht op de betaling. Hoe kan ik de status controleren?

Algemeen zouden al uw vragen over de verwerking gesteld moeten worden aan uw contactpersoon, waarschijnlijk de aankoopmedewerker van de klantentiteit. Tegelijkertijd verleent de site u toegang tot informatie over uw e-factuurstroom. Daarnaast heeft de aankoopmedewerker van de entiteit die bij u klant is, ook toegang tot deze informatie (i.e. zijn stroom van inkomende e-facturen). Dit komt goed van pas bij de communicatie rond gewone e-facturen.
Hierna volgt praktische uitleg over de functies van de site:

  • U kunt de e-factuur opzoeken op basis van haar nummer (identificatie), haar afzender, haar ontvanger, haar uitgiftedatum (of een bereik).
  • Als u de e-factuur niet kunt ophalen, dan betekent dit dat ze niet werd ontvangen door de Belgische overheidsinstanties. Er is misschien iets fout gegaan in het systeem dat de e-factuur uitreikt. Neem contact op met het team dat verantwoordelijk is voor dit systeem.
  • Eens u de e-factuur opgehaald hebt, kunt u de e-factuurgegevens bekijken. Deze bevat een statusveld:
    • Ontvangen: de e-factuur werd ontvangen door de overheidsinstanties.
    • Verwerkt: de ontvangen e-factuur werd geboekt in de boekhouding.
    • Verworpen: de ontvangen e-factuur werd afgewezen – waarschijnlijk bevatte de e-factuur een fout (bv. het vermelde aankoopordernummer).
  • Bovendien kunt u de uitgewisselde berichten raadplegen: in de geregistreerde "verwante berichten" vindt u alle tussen de afzender en de ontvanger uitgewisselde berichten. Het minimum is één bericht, nl. de factuur zelf. Een klassiek patroon is: (a) één bericht voor de e-factuur, (b) één bericht voor de bijlage (in Mercurius wordt dit verwerkt als een afzonderlijk bericht), (c) één bericht voor de feedback van de ontvanger na de verwerking van de bijlage, (d) één bericht voor de feedback van de ontvanger na de verwerking van de e-factuur.

Andere artikels met betrekking tot dit onderwerp:

Nieuwe factuur: Ik vind mijn klant niet in de lijst

Nog niet alle overheidsinstanties zijn klaar om e-facturen te ontvangen. Als uw klant niet vermeld is in de klantenselectielijst/het zoekveld, dan is hij waarschijnlijk nog niet klaar. Gelieve contact op te nemen met de aankoopverantwoordelijke van uw klant (voor instanties van het Vlaamse Gewest kunt u ook contact opnemen via e.procurement@vlaanderen.be).
Tip: om zeker te zijn van de officiële naam van uw klant, kunt u zijn ondernemingsnummer invoeren en de overeenkomstige officiële naam opzoeken op Opzoeking in de Kruispuntbank van Ondernemingen

Nieuwe factuur: naam van leverancier verschijnt niet, enkel ondernemingsnummer. Hoe komt dit?

Dit is enkel van toepassing op occasionele leveranciers, die geen 'machine-to-machine' e-factureringstromen hebben.
Als u de site voor het eerst gebruikt, is de naam van uw onderneming nog niet geregistreerd. De site kent dus enkel uw ondernemingsnummer. Als u een nieuwe e-factuur aanmaakt, moet u de eerste keer de naam van de onderneming invoeren in het overeenkomstige veld. Vanaf dan zal de site in de leveranciersselectielijst deze informatie gebruiken in plaats van het ondernemingsnummer.

Nieuwe factuur: Het Mercuriusportaal heeft mijn bedrijfsnaam gekoppeld aan een verkeerd ondernemingsnummer. Hoe krijg ik dit rechtgezet?

Deze situatie is een gevolg van een ingavefout en kan door de gebruiker zelf rechtgezet worden.

Wat liep er verkeerd?

  • Bij de ingave van de eerste factuur via het Mercuriusportaal, is de naam van de onderneming leeg. De gebruiker moet de naam van zijn onderneming inbrengen zoals hij wil dat deze voorkomt op de factuur
  • Ingeval de gebruiker meerdere ondernemingen vertegenwoordigt (* ) dient hij erop te letten de juiste onderneming te kiezen uit de getoonde lijst bovenaan het ingaveblok "Leverancier" (links op het scherm). Tijdens het eerste gebruik toont deze lijst de verschillende ondernemingsnummers waarvoor de gebruiker gemachtigd is facturen op te maken. Achteraf toont het portaal de ingebrachte omschrijvingen in plaats van het ondernemingsnummer om de keuze van de gebruiker te vergemakkelijken. (* ) voor meer details omtrent dit onderwerp kan je volgend artikel raadplegen Hoe krijg ik toegang tot Mercurius? 
  • Het kan gebeuren dat de gebruiker onvoldoende aandacht schenkt aan de gekozen onderneming. Ingeval het ondernemingsnummer niet overeenkomt met de juiste onderneming kunnen 2 problemen optreden: 
    • de factuur, op die wijze ingebracht, zal foutief zijn aangezien het ondernemingsnummer en het BTWnummer onjuist zullen zijn. De factuur zal verworpen worden door de bestemmeling.
    • het Mercuriusportaal zal dit ondernemingsnummer linken aan de ingebrachte omschrijving en dit steeds opnieuw voorstellen bij elke nieuwe ingave (in de voorgestelde lijst). Dit kan verwarring veroorzaken bij de gebruiker die mogelijks steeds dezelfde foutieve keuze zal maken bij elke nieuwe factuur voor zover hij zich steeds op de omschrijving blijft baseren.

Hoe oplossen?

Om deze situatie recht te zetten moet de gebruiker:

  1. een nieuwe factuur ingeven op deze onderneming en zelf op dat moment de correcte omschrijving invullen. Hij kan een factuur ingeven met een symbolisch bedrag (bijvoorbeeld €0.01) en er de omschrijving "voor verbetering van een foutieve bedrijfsnaam". Op deze wijze zal de ontvanger direct weten dat het niet over een echte factuur gaat en deze niet behandelen in de boekhouding. 
  2. zijn originele factuur opnieuw ingeven maar ditmaal op het juiste ondernemingsnummer.

Opmerking: Om dit probleem definitief op te lossen heeft het Mercurius team een wijziging aan het programma aangevraagd om de omschrijving van de onderneming voor te stellen met de gegevens uit de KBO. Deze aanpassing is in behandeling.

Praktische problemen (IT, toegang, ...)

Ik heb een eID, maar ik weet niet hoe ik die moet gebruiken

Raadpleeg eid.belgium.be. Deze site bevat alle informatie die u nodig hebt om de eID te installeren en te gebruiken.
Ervaart u nog altijd problemen? Vul dan ons onlineformulier om bijstand aan te vragen in.

Ik heb mij aangemeld, maar ik ontvang het foutbericht 'Sorry, u bent niet geregistreerd als wettelijke vertegenwoordiger van de onderneming of als 'Facturatieverantwoordelijke'.

Dit betekent dat de site geen link heeft gevonden tussen u en een juridische entiteit (een onderneming of overheidsadministratie). Raadpleeg bullet 2 'Wat heb ik nodig om de site te raadplegen en te gebruiken?' van 'Mercuriusportaal help'.

Mercurius, wettelijke functies en rollenbeheer (Facturatieverantwoordelijke)

Overzicht

Zoals vermeld in rubriek "Wat heb ik nodig om de site te raadplegen en te gebruiken?", kunnen enkel gemachtigde individuen e-facturen versturen en e-factureringstromen raadplegen in naam van ondernemingen (juridische entiteiten).

De gebruikelijke manier om een dergelijke machtiging te hebben, is een wettelijke vertegenwoordiger te zijn, die naar behoren geregistreerd is in de KBO. Op de site KBO Public Search kunt u de lijst van dergelijke functies controleren: Opzoeking in Kruispuntbank van Ondernemingen

De andere optie is gebruikmaken van het eGOV-rollenbeheersysteem. Dit systeem is beschikbaar voor alle juridische entiteiten. Het biedt hen de mogelijkheid om functies toe te kennen aan hun werknemers (of onderaannemers) en om toegekende functies in te trekken, om online administratieve taken uit te voeren in hun naam, in eGOV-toepassingen (zoals de website Mercurius). Om dit echter te kunnen gebruiken, moet een hoofdtoegangsbeheerder aangesteld worden door een wettelijke vertegenwoordiger. Optioneel kan de hoofdtoegangsbeheerder een (lokale) toegangsbeheerder aanstellen voor het domein 'Financiën'. Hij/zij maakt hiervoor gebruik van Mijn eGov-rollenbeheer. Iedereen die de rol van 'Facturatieverantwoordelijke' toegekend krijgt, zal de website Mercurius kunnen gebruiken in naam van de onderneming.

Praktisch uitleg

 Het volgende artikel bespreekt hoe toegang te krijgen tot de Mercurius Portal op een praktische en verstaanbare wijze: "Hoe krijg ik toegang tot Mercurius? "

Mercurius/Productie, Mercurius/Test: wat is dit?

Elektronische e-facturering kan, net zoals elke elektronische uitwisselingsstroom, zeer gemakkelijk of zeer verraderlijk zijn. Mercurius bestaat dan ook in twee werkmodi:


Productie: dit is de standaardmodus. Dit is de modus die door de leveranciers moet worden gebruikt om e-facturen uit te reiken en de lijsten te raadplegen van de naar de overheidsinstanties verstuurde e-facturen, en de modus die door de klanten moet worden gebruikt om de lijst te raadplegen van de e-facturen die werden ontvangen van hun leveranciers.


Test: in deze werkmodus toont de site de gegevens die werden uitgewisseld tussen testomgevingen van de leveranciers en klanten. Voor het overige is deze modus volledig identiek aan de modus 'productie'. Deze modus biedt de leveranciers de mogelijkheid om test-e-facturen te versturen naar de klanten en te valideren wat gevalideerd moet worden voordat reële e-facturen worden verstuurd. Dit biedt de leveranciers en de klanten de mogelijkheid om test-e-facturen te bekijken tijdens end-to-end testactiviteiten, op basis van een gezamenlijk zicht op de uitgewisselde gegevens.

Ik heb nog vragen, opmerkingen, suggesties.

Hebt u na het overlopen van deze FAQ-lijst nog vragen? Vul dan ons onlineformulier om bijstand aan te vragen in. Onze ondersteuningsmedewerkers zullen uw aanvraag behandelen. Denk eraan dat de verstrekking van correcte, gedetailleerde en specifieke informatie de gebruikersondersteuning veel efficiënter maakt.