Stratégie du secteur public belge en matière de facturation électronique

L'amélioration constante de notre niveau de vie s'accompagne d'un accroissement de nos échanges commerciaux. Cela engendre à son tour une augmentation des volumes de documents administratifs, à commencer par les factures. En Belgique, 1 milliard de factures s'échangent chaque année. L'automatisation du traitement de ces factures, permettrait d'économiser l'équivalent de 3,5 milliards d'euros par an. Il s'agit donc d'un enjeu déterminant.


Une telle automatisation implique une interaction directe entre les machines, éliminant toute intervention humaine (sauf dans des cas exceptionnels). La suppression de ces tâches fastidieuses et répétitives est en effet la source principale des gains d'efficacité. La généralisation d'un tel modèle de machine à machine nécessite une évolution des produits et des services informatiques. L'offre actuelle, conçue pour des échanges bilatéraux, n'est pas adaptée au défi de la généralisation des échanges de machine à machine. Le secteur IT doit faire évoluer son offre vers un modèle permettant de transmettre n'importe quel type de document, de n'importe quel expéditeur à n'importe quel destinataire, d'une seule et même manière. Cette évolution débouchera sur une réduction considérable des coûts de transmission, ce qui mettra l'e-facturation à la portée de tous.


Le présent article explique la stratégie du secteur public belge dans le domaine de la facturation électronique. Il traite des aspects clé suivants :

Facturation électronique Business to Government (B2G)

D'une part, le secteur public se compose de nombreuses entités très diverses, associées à des secteurs d'activité très divers, et recevant des factures de toutes sortes d'opérateurs économiques. La facturation électronique B2G est, de ce fait, confrontée aux mêmes défis que ceux de la généralisation de la e-facturation.

D'autre part, les achats du secteur public représentent 16 % du PIB. La généralisation de l'e-facturation B2G se traduira donc en des gains d'efficacité significatifs pour les pouvoirs publics, et donc à l'avantage de tous. De plus, grâce à la taille de ce marché, la généralisation de l'e-facturation B2G justifie les investissements que le secteur IT va devoir consentir pour adapter son offre comme indiqué ci-dessus.

Enfin, en tant que régulateur, et après bientôt 40 ans d''existence de l'e-facturation, le secteur public a également la responsabilité de catalyser le changement nécessaire à sa généralisation. Le système postal universel, dont nous avons tous longtemps bénéficié, n'aurait probablement jamais vu le jour sans l'intervention du secteur public.

En résumé, les pouvoirs publics s'attendent à ce que que l'e-facturation B2G (a) se généralise en premier et (b) soit un stimulant pour la généralisation complète, en créant les conditions de la nécessaire adaptation de l'offre du secteur informatique. La stratégie de la Commission européenne et de nombreux gouvernements nationaux et locaux, y compris la Belgique, découlent de cette stratégie.

PEPPOL

En 2014, sur base des résultats d'une phase pilote d'e-facturation B2G, le Digital Transformation Office (DTO) du SPF BOSA, responsable d'étudier les aspects informatiques de la généralisation de l'e-facturation, a conclu que l'application du cadre PEPPOL pourrait résoudre la plupart des problèmes qui empêchent l'adoption de l'e-facturation B2B et B2G. Ce cadre identifie les différents types de contributeurs à la généralisation de l'e-facturation : les correspondants, les éditeurs de logiciels, les fournisseurs de services et les autorités. Il regroupe ces intervenants au sein d'une communauté, et orchestre leurs rôles respectifs. Il comporte également une série de lignes directrices, basées sur des technologies matures, et qui servent de directives pour les intervenants IT désireux de contribuer à la généralisation des échanges de machine à machine. PEPPOL met en lumière la nécessité d'une infrastructure de transport commune. Cette infrastructure découle du décloisonnement des plateformes existantes, par application de normes communes, pour former un super-réseau intégré bénéficiant à tous. PEPPOL reconnaît par ailleurs la nécessaire cohabitation de différents formats dans un même écosystème d'échange, sous la stricte condition qu'aucun correspondant ne peut refuser de pratiquer au moins un format « dénominateur commun » - la « lingua franca », utilisée « par défaut », c'est à dire lorsque aucun autre format commun à deux correspondants n'est disponible. Enfin, PEPPOL comporte encore bien d'autres caractéristiques permettant la généralisation des échanges, dont l'exposé dépasse le cadre du présent article (voir plus loin).

Depuis le 01/01/2016, BOSA DTO est l'Autorité PEPPOL en Belgique. Il est en charge de veiller à la mise en œuvre de ce cadre sur le territoire national. A travers l'Europe, 11 organismes ont également pris en charge le rôle de PEPPOL Authority (PA). Cette stratégie distribuée de « roll out » permet un ancrage adapté, et une répartition des coûts respectant le principe de subsidiarité. L'adoption de PEPPOL, qui ne cesse d'augmenter, crée à la longue les conditions d'un réseau postal électronique universel, indispensable à la réalisation de nos ambitions. Pour de plus amples informations sur le déploiement de PEPPOL en Belgique et des liens vers plus d'informations relatives à PEPPOL, veuillez visiter la page officielle de l'autorité PEPPOL belge.

Mercurius

Mercurius est un composant clé du programme de généralisation l'e-facturation B2G du secteur public belge. Alors que PEPPOL fournit un réseau postal électronique universel, Mercurius sert de « mailroom » électronique centrale pour le secteur public: ce composant reçoit l'e-courrier entrant et l'expédie au bon département;  il collecte l'e-courrier sortant et assure sa bonne transmission sur le réseau postal électronique. Grâce à son alignement parfait avec le cadre PEPPOL, toute entreprise capable d'envoyer des e-factures aux autorités publiques, sera également capable d'en envoyer à tout autre client privé, et ce sans frais additionnel, dès que l'utilisation de ce cadre sera entré dans les mœurs.


De nombreuses entités du secteur privé sont prêtes à envoyer des factures électroniques et à adopter le cadre PEPPOL. Cependant, les 5.900 entités qui constituent le secteur public ne peuvent pas toutes suivre le même planning. Afin de permettre aux fournisseurs ayant adopté le modèle PEPPOL de toucher autant de clients du secteur public que possible, Mercurius peut temporairement convertir des e-factures en factures PDF, pour les entités du secteur public qui ne sont pas encore prêtes. Cette mesure simple combine plusieurs avantages : elle donne une plus grande motivation au secteur privé; elle simplifie la communication du secteur public; elle permet également à chaque entité du secteur public de se convertir à l'e-facturation à son propre rythme et à de bonnes conditions. Il s'agit d'un avantage capital de Mercurius pour la généralisation de l'e-facturation en Belgique.


Mercurius dispose d'un portail dont la fonction primaire est de permettre à chacun de suivre la transmission et le traitement de ses e-factures envoyées à tous les organismes publics avec une fiabilité de 100 %. En outre, les fournisseurs qui ne disposent pas encore de l'équipement IT approprié, peuvent envoyer leurs factures facilement en utilisant un formulaire sur ce portail - jusqu'à ce qu'ils soient à même de passer à l'e-facturation. Enfin, la page d'accueil du portail Mercurius regroupe de nombreux liens vers des informations utiles sur l'e-facturation en Belgique, B2G et B2B. De plus amples informations sur l'accès au portail Mercurius et les scénarios qu'il supporte sont disponibles dans un article séparé (voir plus loin).

Le flux typique d'une facture électronique B2G

Les images suivantes illustrent le flux de la facture à travers les composantes :

Représentation graphique du flux B2G et de ses composantes, compatible avec un modèle d'échange «any-to-any-to-any»


Description de haut niveau de chaque étape :

  1. Le fournisseur envoie son e-facture au client, en utilisant l'infrastructure de transport PEPPOL ;
  2. Mercurius reçoit l'e-facture (pour le client) ;
  3. Mercurius dépose l'e-facture dans le « bac à courrier entrant » du client ;
  4. À son propre rythme, le client collecte ses e-factures ;
  5. Le client traite l'e-facture ;
  6. Le client prépare une réponse à la facture et la transmet à Mercurius ;
  7. Mercurius envoie la réponse au fournisseur.

L'article suivant fournit une description plus détaillée de chaque étape (flux principal, variantes, etc.) : « Cycle de vie d'une facture électronique envoyée au secteur public belge ».

Les avantages pour chaque groupe

Avantages pour le secteur privé

L'avantage principal est que cette solution peut être réutilisée telle quelle pour la généralisation de l'e-facturation B2B, sans investissement supplémentaire.


Autres avantages clés :

  • Toutes les entreprises peuvent transmettre leurs e-factures à toutes les entités publiques d'une seule et même manière. Plus de 200 entités du secteur public participent déjà à présent; à plus long terme, l'entièreté du secteur public (5.900 entités) est visé.
  • Le portail Mercurius assure une transparence parfaite: le statut de réception et de traitement de l'e-facture est disponible en ligne. L'expéditeur et le destinataire ont accès aux mêmes informations, utilisent les mêmes outils sur la même plateforme.
  • Grâce à l'absorption de l'effort initial par les pouvoirs publics, les coûts de l'offre IT diminueront et les performances augmenteront plus rapidement.
  • Grâce à l'automatisation du traitement de la facture, le fournisseur est payé plus rapidement .

Avantages pour le secteur public

  • Toutes les entités du secteur public bénéficient des services de l'e-mailroom centralisée, incluant le support délivré par l'équipe de gestion de Mercurius. Ceci élimine le risque d'être confronté aux (nombreux) prestataires informatiques de leurs fournisseurs. De plus, elles bénéficient des meilleures conditions de marché. En collaborant avec l'équipe en charge de Mercurius, elles bénéficient d'une l'assistance adaptée pour la phase d'intégration, et de l'expérience fonctionnelle acquise au fil des intégrations des autres institutions.
  • Mercurius peut également convertir temporairement le format entrant en un format qui est mieux approprié à l'entité du secteur public. Il peut être prévu pour être lu par des humains pour les entités qui ne veulent pas retarder l'adoption qui se développe dans le secteur privé, mais qui ont besoin de plus de temps pour mettre à jour leurs systèmes financiers à des conditions de marché convenables.
  • L'adoption de la norme européenne sera considérablement facilitée. La Directive 2014/55/UE stipule que, pour 19/04/2019, toutes les instances européennes du secteur public devront accepter les e-factures conformes à la norme européenne EN16931. Cette obligation impose une adaptation des systèmes informatiques, et représente un défi conséquent. Mercurius servira, soit de point de passage neutre pour les institutions suffisamment avancées pour s'adapter dans les délais, soit de tampon et de convertisseur pour les autres, les libérant de la charge causée par les complications et les aidant à exploiter cette obligation au mieux de leurs intérêts.

Avantages pour le secteur informatique

  • Comme expliqué ci-dessus, l'e-facturation B2G agira comme un catalyseur. Elle créera les conditions nécessaires à la mise en place de solutions réellement adaptées à la généralisation de l'e-facturation, en appliquant des modèles dépassant les limitations découlant des réseaux fermés actuels et de conventions bilatérales sans fin. Ceci contribuera au bon développement du secteur informatique.
  • À plus long terme, l'e-facturation permettra des opportunités d'intégration de service plus avancées, par exemple avec la gestion du trafic électrique ou téléphonique. De telles intégrations ne sont concevables que dans un monde électronique.
  • Mercurius a également été conçu pour aider le secteur IT à adapter son offre aux besoins de la généralisation de l'e-facturation. Il prévoit de nombreux outils pratiques qui rendent l'adoption du cadre PEPPOL beaucoup plus facile, préparant le terrain pour l'e-facturation B2B et l'e-procurement.
    • le portail Mercurius dispose d'un accès spécial pour les fournisseurs de services. Cet accès s'active pour les détenteurs du rôle eGov « Mercurius_AP ». Il permet aux fournisseurs de services de visualiser et de suivre le traitement, sur Mercurius, de toute facture provenant de leurs plateformes.
    • un environnement de test est disponible, intégré aux systèmes de test des entités du secteur public. Cet environnement de bout-en-bout  permet au secteur d'effectuer  de nombreux tests d'intégration, sans devoir suréquiper sa propre infrastructure de test. Par ailleurs, un outil de recherche de message de test disponible publiquement est inclus. Il facilite considérablement certaines étapes des test d'intégration.

Autres articles clés

Les articles suivants fournissent des informations plus spécifiques sur divers aspects de l'e-facturation B2G, sur PEPPOL et sur Mercurius.

  • Mercurius pour le secteur privé : description des flux de l'e-facturation B2G, comme ils se présentent au secteur privé. Décrit les différentes options et fournit l'information légale, financière, fonctionnelle et technique utile à l'adoption de l'e-facturation par le secteur privé.
  • Mercurius pour le secteur public : fournit le même type d'information, adaptée aux particularités du secteur public.
  • Aide du portail Mercurius : consolide les informations propres à la bonne utilisation du portail.