Comme discuté dans la section 4 de l'article « Stratégie du secteur public belge en matière de facturation électronique », le traitement d'une facture électronique envoyée au gouvernement se déroule en 7 étapes clé.

Le présent article détaille chacune de ces étapes. Le cas échéant, cette description détaillée inclut de plus amples informations sur les variantes, les améliorations en préparation, etc.

Vue d'ensemble

Le graphique suivant illustre le flux parcouru par l'e-facture à travers les composantes de la chaîne de traitements:

Représentation graphique du flux B2G et de ses composantes, compatible avec un modèle d'échange « any-to-any »

Séquence :

Étape par étape

Étape 1 : le fournisseur envoie sa facture au client

flux principal : PEPPOL

Le système de facturation, utilisé par le fournisseur pour gérer ses factures sortantes, prépare la facture électronique.
Le système met la facture électronique dans son propre point d'accès PEPPOL (Access Point - AP).
Comme le suggère l'image ci-dessus, les PEPPOL AP sont l'équivalent électronique des boîtes aux lettres du monde réel : l'expéditeur dépose son « e-courrier » dans une boîte aux lettres sortante de son choix, et le destinataire recevra son « e-courrier » dans sa boîte aux lettres entrante.
La mise en place d'un nouvel AP ou la sélection d'un AP existant, dépasse la portée du présent article. Nous vous invitons plutôt à consulter l'article « Access Points servicing Belgian customers » de la page : « Belgian Peppol Authority ».
Le PEPPOL AP du fournisseur transmet la facture électronique au PEPPOL AP du client en appliquant les méthodes de transmission régissant les échanges entre tous les PEPPOL AP.

flux alternatif : Portail Mercurius

Le portail Mercurius remplit 2 fonctions :

il permet à tout fournisseur, client (public) et leurs éventuels prestataires de service, de suivre leur trafic d'e-factures B2G, dans tous ses détails (fonctionnels et techniques), et
il compense l'éventuelle insuffisance de solutions de facturation électronique en termes de logiciel disponible sur le marché, insuffisance découlant du fait que la facturation électronique est en voie de généralisation. Cela s'applique en particulier aux petites et moyennes entreprises (PME).
La généralisation de l'e-facturation B2G financera en grande partie le développement d'une offre de solution d'e-facturation adaptée à la généralisation de cette technologie, d'abord dans le segment Business to Business (B2B), puis en Business to Consumer (B2C).

Pour de plus amples informations sur le portail Mercurius, veuillez consulter l'article « Aide du portail Mercurius ».

Étape 2 : Mercurius reçoit la facture (pour le client)

flux principal

Mercurius collecte l'e-facture dans sa « boîte aux lettres entrantes », le PEPPOL AP auquel il est connecté.
Mercurius contrôle le respect des exigences fonctionnelles élémentaires suivantes :
1. c'est la première fois qu'il reçoit ce numéro de facture de ce fournisseur ;
2. la date de la facture n'est pas dans le futur (c'est une exigence comptable);
3. le numéro de la facture a moins de 250 caractères et ne comprend pas de caractères spéciaux (autres que l'ASCII 7 bits, susceptibles de compromettre le traitement par le système comptable du client).
Le document devient visible sur le portail Mercurius - uniquement pour les utilisateurs du portail, associés à l'expéditeur ou du destinataire - pour de plus amples explications à ce sujet, veuillez consulter l'article « Aide du portail Mercurius ».

flux alternatifs

(1a) Le format de l'e-facture ne respecte pas les conventions. Dans un tel cas, Mercurius n'est pas capable d'extraire le courrier. Par conséquent, la transmission est interrompue.
Ce scénario est développé à la section suivante : « Mercurius pour le secteur privé / Scénarios particuliers ».
(2a) une des conditions spécifiées à l'étape 2 n'est pas remplie : Mercurius prépare une réponse, pour l'entité de destination, rejetant la facture et expliquant pourquoi.
Voir également l'étape 7 ci-dessous.

Étape 3 : Mercurius dépose la facture dans le « bac à courrier » du client

Chaque entité du secteur public (ici, le client) se voit attribuer un « bac à courrier » sur Mercurius. Elle est uniquement accessible via le système IT associé au client. Mercurius y dépose toutes les e-factures entrantes valables.
Si la facture est accompagnée d'annexes, pour chaque annexe Mercurius :

procédera à son extraction depuis la facture;
créera un document séparé qui contient l'annexe et fait référence à la facture originale;
déposera également ce document dans le « bac à courrier » du client.

Étape 4 : à son propre rythme, le client ouvre son e-mail

À son gré, le système associé au client collecte les factures mises dans sa boîte de réception. Cela implique 3 types d'opérations :

consultation de la boîte de réception : le système reçoit la liste des nouveaux documents (y compris des annexes);
recueil du document : le système collecte effectivement le document;
marquage comme lu : le système marque le document pour qu'il ne fasse plus partie de la liste des nouveaux documents. Cette opération correspond à l'accusé de réception technique qui confirme que le document a été collecté.

À partir de ce moment, le document est supprimé de la boîte de réception du client. Si, pour quelque raison que ce soit, le client doit le télécharger de nouveau, il doit contacter Mercurius support pour que le document soit de nouveau affiché dans sa boîte de réception (re-submit).
Une description plus technique concernant le processus de collecte de documents par les clients est disponible sur la page « Ma facture a-t-elle été bien reçue par le client ? Quel est son statut ? »

Étape 5 : le client traite la facture

Dans cette étape, le client approuve ou rejette la facture électronique, en appliquant les vérifications fonctionnelles adéquates.
Cette étape n'implique aucune interaction avec Mercurius. Elle est effectuée par le client, qui utilise son propre système de validation des factures (et factures électroniques) entrantes, vérifiant les conditions fonctionnelles spécifiques applicables au document.

Lorsque la facturation électronique sera entrée dans les mœurs, l'automatisation de cette étape du processus sera devenue la norme, ce qui implique que la majorité des factures seront traitées sans aucun retard. En revanche, à l'heure actuelle, en fonction (a) du contexte, de la maturité et des processus fonctionnels du client et (b) des caractéristiques du document concerné, cette étape prend généralement quelque temps.

Typiquement, les clients communiquent leurs conditions à l'approbation de factures à leurs fournisseurs. Le Gouvernement flamand a publié ses spécifications fonctionnelles ordinaires sur la page suivante, sous la section « Stap 3. Het toepassen van de Business Requirements » : https://overheid.vlaanderen.be/e-invoicing-voor-leveranciers (NL).

Étape 6 : le client prépare une réponse à la facture et la transmet à Mercurius

Cette étape est optionnelle. Cependant, de plus en plus de clients s'y soumettent. Ceci améliore la cohérence globale du système.

Le client communique le résultat du traitement de l'e-facture au fournisseur: son système (a) prépare un document de réponse et (b) le transmet à Mercurius.

L'étape suivante décrit comment Mercurius traite ce flux de communication électronique.

Pour des raisons historiques, le format actuellement utilisé par le système du client pour communiquer le résultat du traitement de la facture est légèrement différent du format utilisé par Mercurius pour communiquer avec le système du fournisseur. Cela implique une opération de conversion (voir l'étape suivante). Cette conversion complique les échanges inutilement. Pour cette raison, une modification de Mercurius et de l'interface avec les systèmes des clients visant à éliminer cette étape de conversion est en voie de développement.

Étape 7 : Mercurius envoie la réponse au fournisseur

Dès la réception d'une telle réponse d'un client, Mercurius corrèle la réponse avec la facture originale, et adapte le statut de la facture en conséquence. Cette mise à jour est visible sur le portail Mercurius. Pour plus de détails sur le statut de la facture sur le portail Mercurius, voir la page « Ma facture a-t-elle été bien reçue par le client ? Quel est son statut ? ».
Mercurius convertit le document de réponse du client au format PEPPOL et à ses spécifications appropriées à la réponse - à présent, il utilise le format Message Level Response (MLR).
Mercurius vérifie que le fournisseur est capable de recevoir des MLR sur l'infrastructure de transport PEPPOL.
1. Si c'est le cas, Mercurius transmet le MLR.
2. Si ce n'est pas le cas, Mercurius cherchera dans le document original une adresse e-mail (*) afin de pouvoir contacter le fournisseur. Si ces informations sont disponibles, Mercurius convertit la réponse en un format prévu pour être lu par des humains et l'envoie par e-mail.
3. Sinon, la réponse n'est pas transmise. Dans ce cas, la réponse reste visible sur le portail Mercurius.

Le format MLR n'est pas exactement conçu pour communiquer l'approbation ou le rejet fonctionnel. Il est utilisé par Mercurius pour des raisons historiques. Dans un futur proche, un nouveau format dénommé « Invoice Message Response (IMR) » sera disponible sur l'infrastructure de transport PEPPOL. Ce nouveau format sera utilisé au lieu de MLR actuellement. Ce changement de format sera introduit sans difficulté.

(*) La source exacte de l'adresse e-mail pour contacter le fournisseur est l'élément de données (UBL) suivant dans la facture originale :

Invoice/AccountingSupplierParty/Contact/ElectronicMail.