Modalités d'accès au portail Mercurius

80 % des questions adressées au support ont trait à l’accès au portail Mercurius. Cette FAQ comporte les informations nécessaires pour accéder au portail. Les limites d’accessibilité y sont également expliquées (citoyens et entreprises non belges). Elle est structurée en 4 sections. Chaque section traite d’un scénario spécifique :

1 Je suis administrateur ou gestionnaire, ou je remplis une fonction qui fait de moi un représentant légal de l’entreprise.
2 Je ne suis pas un représentant légal de l’entreprise mais je suis responsable de la facturation sortante vers les pouvoirs publics pour mon entreprise. J’ai donc besoin d’un accès au portail.
3 Je dois représenter plusieurs entreprises. Est-ce possible ?
4 Je représente une entreprise non belge.

Je suis administrateur ou gestionnaire, ou je remplis une fonction qui fait de moi un représentant légal de l’entreprise.

Scénario normal :

Dans ce cas, vous devriez avoir un accès immédiat au portail Mercurius, en tant que représentant de l’entreprise. Cela signifie que vous pouvez immédiatement (1°) afficher toutes les factures envoyées au gouvernement et (2°) envoyer une facture au gouvernement (https://digital.belgium.be/e-invoicing/) à l’aide du formulaire web disponible sur le portail.

Si votre entreprise n’a encore envoyé aucune facture, la liste de factures qui s’affiche est vide.

Scénario anormal :

Si vous vous connectez au portail Mercurius et que le message « Désolé, vous n’avez pas d’autorisation pour une entreprise. Vous ne pouvez donc pas utiliser ce site. Pour en savoir plus, consultez CSAM. » s’affiche, cela signifie que votre fonction n’est pas enregistrée auprès de la BCE. Pour vérifier cela, vous pouvez consulter l’interface BCE Public Search (http://kbopub.economie.fgov.be/kbopub/zoeknummerform.html?lang=fr) :

Saisissez votre numéro d’entreprise (ou sélectionnez « Nouvelle recherche par nom » et indiquez le nom exact de votre entreprise).
La page comportant les données de votre entreprise s’affiche. Dans la section « Fonctions », votre nom ne figure sans doute pas dans la liste, alors que cela devrait être le cas.

Dans ce cas, revenez à la section « Accueil » de l’interface BCE Public Search. À droite de l’écran, une zone de texte contient les instructions à suivre pour régulariser vos données d’entreprise. Vous pouvez également contacter la BCE pour obtenir un support plus spécifique. L’adresse e-mail et le numéro de téléphone sont disponibles via « http://kbopub.economie.fgov.be/kbopub/glossarium.html »

Je ne suis pas un représentant légal de l’entreprise mais je suis responsable de la facturation sortante vers les pouvoirs publics pour mon entreprise. J’ai donc besoin d’un accès au portail.

Si vous n’exercez pas de fonction légale valide au sein de l'entreprise, lorsque vous vous connectez au portail mercurius, ce dernier affichera le message d’erreur suivant:

Vous devez obtenir une autorisation de l'entreprise avant de pouvoir accéder au portail Mercurius en son nom.

Comment procéder?

En bref:

L’octroi de l’accès implique deux étapes simples:

Étape1 : Vous demandez l'accès via le formulaire "Demande de rôle : Responsable de la facturation". Attention: vous devez au préalable vous identifier à l’administration en ligne (CSAM). Le gestionnaire d'accès de votre entreprise est informé de votre demande de rôle (par courrier électronique).
Étape 2 : Le gestionnaire d'accès approuve votre demande. Vous êtes instantanément autorisé à visualiser les factures de cette entreprise sur le portail mercurius, et le cas échéant à en encoder. Vous recevez un courrier électronique de confirmation de l’octroi du rôle de responsable de facturation.

En détail:

Vous demandez l'accès via le formulaire "Demande de rôle : Responsable de la facturation".

Après avoir soumis le formulaire de demande de rôle, l'écran confirmant la demande de rôle apparaît.

Cet écran vous offre la possibilité d'enregistrer une copie de la confirmation de la demande de role sur laquelle sont mentionnées toutes les données du demandeur et de l'entreprise concernée.

En soumettant le formulaire "Demande de rôle : responsable de la facturation", le responsable de l'accès (principal) de votre entreprise sera informé de la demande de rôle par courrier électronique.

L'e-mail contient un lien vers l'aperçu de toutes les demandes ouvertes dans une autre application appelée "Ma gestion de rôle eGOV". Ce lien doit être suivi par le gestionnaire d'accès afin d'approuver la nomination du candidat pour le rôle dans la demande susmentionnée.

Une fois que la demande de rôle a été approuvée par le gestionnaire d'accès, le demandeur du rôle de gestionnaire de facturation reçoit un courriel de confirmation de l'approbation de la demande de rôle et le gestionnaire de facturation en question a immédiatement accès au portail Mercurius.

Si aucune mesure n'est prise dans un délai raisonnable par le responsable de l'accès ou le représentant légal concernant la demande de rôle, il est recommandé que le demandeur de rôle contacte le responsable de l'accès ou le représentant légal.

En cas de problèmes d’utilisation de « Ma Gestion des rôles eGov », envoyez une demande de support.

Je dois représenter plusieurs entreprises. Est-ce possible ?

Oui :

Le représentant légal de plusieurs entreprises verra automatiquement toutes les factures de toutes les entreprises dont il est représentant légal, à condition que ses données d’entreprise dans la BCE, soient correctes. Il pourra également envoyer des factures au nom de chacune de ces entreprises.
Au cas où vous devez représentez plusieurs entreprises dont vous n'êtes pas représentant légal, chaque entreprise que vous devez représenter doit vous attribuer le rôle de « Responsable facturation ». La procédure d'attribution de ce rôle est décrite à la section « Je ne suis pas un représentant légal de l’entreprise mais je suis responsable pour l’entreprise des factures de sortie adressées au gouvernement. J’ai donc besoin d’un accès au site. »

La sélection de l’entreprise est possible après la connexion à Mercurius :

Je représente une entreprise non belge.

L’accès au portail Mercurius est basée sur les données d’entreprises enregistrées dans la Banque-Carrefour des Entreprises (BCE) de Belgique (http://kbopub.economie.fgov.be/kbopub/zoeknummerform.html?lang=fr ). Dès lors, une entreprise non enregistrée dans la BCE ne peut pas avoir accès au portail Mercurius. Cela ne représente une limitation que dans un nombre très limité de cas, car la grande majorité des fournisseurs de l’État exerce des activités régulières en Belgique et ces derniers donc réputés enregistrés dans la BCE.

En outre, la carte d’identité électronique est, à ce stade, le seul moyen d’identification reconnu. Seuls les détenteurs de cette carte peuvent donc utiliser le portail Mercurius. Plus particulièrement, il s’agit des citoyens belges et des non-belges résidents en Belgique.

Remarque : pour transmettre une facture aux pouvoirs publics belges, il n’est pas nécessaire d’avoir accès aux portail Mercurius. Les pouvoirs publics belges adhèrent au cadre d’interopérabilité européen PEPPOL. Ce cadre englobe la mise en œuvre d’une infrastructure de transport transnationale. 200 Access Points PEPPOL sont opérationnels à travers l’Europe. Le secteur ICT développe des solutions globales basées sur ce cadre d’interopérabilité, et sur cette infrastructure de transport. La liste des Access Points est disponible sur https://peppol.eu/who-is-who/peppol-certified-aps/