Résumé

Les gens ont parfois des difficultés à s'y retrouver dans les informations de statut de facture (*). Notre « Foire Aux Questions » (FAQ) fournit des réponses aux questions telles que : « Ma facture a-t-elle été bien reçue par le client ? Quel est son statut ? ». La FAQ, de cette page, ajoute des renseignements utiles sur la façon dont le statut change et sur qui contacter, en cas de besoin.
En bref :

Le statut initial de toute facture reçue par Mercurius est « reçue ».
Le client doit ensuite approuver la facture. Deux options se présentent par conséquent :
- option 1 : il approuve la facture (entendez : la facture porte sur une commande valable, la livraison est confirmée, le montant est correct... ). Le statut passe ensuite à « traitée » (ou approuvée/acceptée).
- option 2 : il rejette la facture (par exemple, parce que des informations font défaut, comme le numéro de commande ; ou parce que le montant est incorrect... ). Le statut passe alors à « rejetée ».
Le statut change uniquement si le client notifie la décision. Plusieurs clients ne procèdent pas encore de cette manière. Dans ce cas, le statut ne change pas, mais reste sur « reçue ».
Dans des situations très exceptionnelles, comme une facture en double, Mercurius intercepte la facture (entendez : il ne la transmet pas au client), et la rejette automatiquement.
Si vous avez besoin de plus de détails sur le statut de la facture, contactez la personne responsable des achats chez le client. Notez qu'il/elle a accès aux mêmes informations que vous sur le portail Mercurius – pour peu qu'il/elle ait suivi les démarches administratives nécessaires au sein de sa propre organisation. N'hésitez dès lors pas à utiliser le portail pour partager des informations de facture et aider à résoudre tout malentendu ou différend.

(*) Il en va de même pour les notes de crédit.

Scénario principal

Toutes les factures envoyées au secteur public sont reçues par Mercurius. Cela permet aux fournisseurs de suivre le statut de toutes les factures qu'ils envoient à l'ensemble des entités du secteur public sur le portail Mercurius (N.B. : les clients disposent des mêmes fonctions de suivi).

Lorsqu'une facture est reçue initialement par Mercurius, elle se voit attribuer le statut « reçue ».

À partir de là, la facture est transmise au client. Le client doit traiter la facture, afin de payer le fournisseur. Ce traitement implique un cycle d'approbation. Au cours de ce cycle d'approbation, la facture sera soit approuvée, soit rejetée. Généralement, le client communique le résultat de l'approbation au fournisseur : il envoie un message de réponse à Mercurius, et Mercurius transmet ce message au fournisseur. Parallèlement, Mercurius met également à jour le statut de la facture sur le portail : « traitée » (pour les factures approuvées) ou « rejetée » (pour les factures rejetées). Si la facture est rejetée, le message de réponse est supposé contenir la description de la raison du rejet. Le fournisseur peut alors corriger sa facture en conséquence.

Mercurius utilise un type de message normalisé pour transmettre la réponse au fournisseur. Un fournisseur qui envoie ses factures par voie électronique (en utilisant le cadre d'interopérabilité PEPPOL) peut recevoir ce message normalisé directement dans son système informatique en vue d'un traitement automatisé. Cela dépend du système informatique du fournisseur. Les fournisseurs sont invités à prendre en considération cette opportunité d'intégration de machine à machine, étant donné que l'intégration de machine à machine est la condition sine qua non pour tirer tous les bénéfices de la facturation électronique. Ils devraient contacter leur fournisseur ou responsable informatique, qui saura comment fonctionne le tout d'un point de vue technique ou devra acquérir ces connaissances spécifiques.

Informations techniques

Mercurius utilise actuellement un Message Level Response (MLR) PEPPOL BIS. Notez que, dans un avenir proche, il fera une mise à niveau vers un type de message plus spécifique, baptisé « invoice response », dès que celui-ci sera disponible sur le réseau PEPPOL.

Exception 1: le fournisseur n'est pas (encore) capable de recevoir la réponse

Tant que ce genre d'intégration n'est pas généralisée, Mercurius recourt à la « seconde option » suivante pour transmettre au fournisseur la réponse du client : Il extrait de la facture les données de contact e-mail du fournisseur et envoie la réponse à cette adresse e-mail. Il procède de cette manière uniquement si le fournisseur ne supporte pas encore le flux électronique complet décrit plus haut. Si le fournisseur n'a pas fourni de données de contact e-mail dans sa facture, la seule manière qui lui reste alors pour connaître le statut consiste à se connecter au portail Mercurius.

Exception 2: le client n'est pas (encore) capable d'envoyer une réponse

Plusieurs clients ne sont pas encore capables d'envoyer la réponse. Dans ce cas, le statut de la facture qui est visible sur le portail Mercurius restera sur « reçue », même si la facture peut avoir été rejetée, approuvée ou payée. Et, bien entendu, Mercurius ne sera pas en mesure d'envoyer la réponse au fournisseur.

Exception 3: la facture contient des données incorrectes/impossibles à traiter

Avant de transmettre la facture au client, Mercurius vérifie qu'elle ne relève pas de la liste d'exceptions suivante :

il s'agit d'une facture en double ou déjà envoyée précédemment;
elle présente une date d'émission dans le futur;
le numéro de facture compte plus de 250 caractères;
le numéro de facture utilise des caractères spéciaux (techniquement : il contient des caractères ne figurant pas dans la table ASCII 7bits).

Si la facture relève de l'une de ces catégories, Mercurius est programmé pour :

arrêter la facture – elle n'est pas transmise au client;
rejeter la facture, et;
envoyer une réponse, à l'aide des mécanismes décrits plus haut, pour avertir le fournisseur.

Pour les fournisseurs qui ont besoin de plus d'informations

Si vous avez besoin de plus de détails à propos du statut d'une facture, veuillez contacter le responsable des achats chez votre client. Vous pouvez identifier cette personne dans les documents de l'appel d'offres (à moins que la facture soit liée à une procédure plus simplifiée, auquel cas vous, ou l'un de vos collègues, connaissez probablement déjà le responsable des achats).
Notez qu'il/elle a la possibilité d'accéder aux mêmes informations que vous sur le portail Mercurius. Il/elle peut avoir accès aux coûts des démarches administratives au sein de sa propre organisation, tout comme vous l'avez probablement fait (pour plus de détails, voir FAQ « Modalités d'accès au portail Mercurius » ). N'hésitez dès lors pas à utiliser le portail pour partager des informations de facture et aider à résoudre tout malentendu ou différend.

Pour les techniciens qui ont besoin de plus d'informations

Pour plus de détails techniques relatifs aux réponses aux factures, veuillez consulter l'article suivant : « Responses from the public sector (Message Level Response - MLR) ».

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