Zoals we bespraken in deel 4 van het artikel De e-facturatiestrategie van de Belgische overheidssector zijn er 7 stappen in de verwerking van een e-factuur aan de overheid. In dit artikel wordt iedere stap uitvoerig toegelicht. Waar nodig wordt er ook meer informatie gegeven over varianten, komende verbeteringen, etc.
...
| Table of Contents | ||||||
|---|---|---|---|---|---|---|
|
Stap voor stap
Stap 1: de leverancier stuurt zijn e-factuur naar de klant
| Anchor | ||||
|---|---|---|---|---|
|
Primaire toegang: PEPPOL
- De e-factuur wordt voorbereid door het facturatiesysteem dat de leverancier gebruikt om zijn/haar uitgaande facturen te verwerken.
- Het systeem levert de e-factuur af in zijn eigen PEPPOL Access Point (AP). Zoals gesuggereerd wordt in de bovenstaande afbeelding zijn PEPPOL AP's het elektronische equivalent van echte brievenbussen: de verzender steekt zijn bericht in een brievenbus naar keuze. Laten we die hier even zijn "postvak uit" noemen en de ontvanger krijgt zijn bericht in zijn "postvak in". Het valt buiten het bereik van dit artikel om de beschikbare opties toe te lichten om een nieuw AP op te zetten of een bestaand AP te selecteren te bespreken. Lees hierover het volgende artikel: Access points gebruikt door Belgische bedrijven (EN)
- Het PEPPOL AP stuurt de e-factuur naar het PEPPOL AP van de klant en gebruikt daarbij de verzendingsmethodes die consequent gebruikt worden door alle PEPPOL AP's.
Alternatieve toegang: Mercurius-portaal
Het Mercurius-portaal vervult 2 functies:
- Het biedt leveranciers, (overheids)klanten en hun dienstverleners de mogelijkheid om een track & trace te doen van hun relevante trafiek van B2G-e-facturen in voldoende detail (zakelijk en technisch) en
- het compenseert een mogelijk gebrek aan e-facturatiesoftwareoplossingen op de markt, want e-facturatie is nog onvoldoende algemeen ingeburgerd. Dat geldt vooral voor kleine en middelgrote ondernemingen (KMO's). Er wordt verwacht dat deze achterstand tijdelijk is: de inburgering van B2G e-facturatie zal helpen om die achterstand in te halen, zodat de voorwaarden worden geschapen om B2B- en B2C-e-facturatie te veralgemenen.
Meer informatie over het Mercurius-portaal vind je hier.
Stap 2: Mercurius ontvangt de e-factuur (namens de klant)
...
- (1a) de e-factuur voldoet niet aan de verwachte formaatspecificaties: in een dergelijk geval kan Mercurius het document niet ophalen/extrageren. Daarom is de verzending onderbroken. dit scenario is ontwikkeld in de volgende sectie: Bijzondere scenario's.
- (2a) er wordt niet voldaan aan één van de in stap 2 bepaalde voorwaarden: Mercurius stelt namens de ontvanger een antwoord op waarmee de e-factuur wordt verworpen en waarin wordt uitgelegd waarom dat het geval is. Zie ook de stap "Vragen over de status van mijn e-factuur".
Stap 3: Mercurius plaatst de e-factuur in de inbox van de klant
...
Doorgaans delen klanten hun eigen business voorwaarden voor het goedkeuren van facturen mee. De Vlaamse regering publiceerde zijn gemeenschappelijke businessvereisten op de volgende pagina, in het deel "Stap 3. Het toepassen van de Business Requirements": e-facturatie-voor-leveranciers".
Stap 6: de klant bereidt een antwoord op de e-factuur voor en stuurt het door naar Mercurius
...