Ma facture a-t-elle été bien reçue par le client ? Quel est son statut ?

Bon nombre de fournisseurs s'interrogent sur le statut de leur facture. Il s'agit d'une préoccupation légitime, et le portail Mercurius a précisément été conçu pour y répondre. Grâce au portail Mercurius, tout fournisseur peut facilement suivre la réception de ses documents par le client, ainsi que la réponse commerciale (approbation du document) du client. Le présent article décrit comment cela fonctionne en pratique, accompagné de copies d'écran.

Cela prend 2 à 4 étapes simples, selon le niveau de détail souhaité :

Étape 1. Connectez-vous sur le portail Mercurius

Si vous recevez des messages d'erreur (du genre « Désolé, vous n'êtes pas enregistré comme un représentant légal de l'entreprise ou responsable de la facturation. Vous ne pouvez dès lors pas utiliser ce site... »), veuillez vous reporter à la procédure distincte « Modalités d'accès au portail Mercurius » qui explique la manière d'y avoir accès.

Étape 2. Vous devriez voir s'afficher à l'écran la liste des factures que vous avez envoyées

Vous pouvez trouver sur la page « Using Mercurius Portal for invoice track and trace » des détails sur la manière d'utiliser les fonctionnalités de suivi de Mercurius.

Remarques :

• À ce niveau, vous pouvez déjà voir quel est le statut (commercial) de votre facture :
  • « reçue » : le document a été reçu par le client (même s'il ne l'a pas encore téléchargé de Mercurius ; peu vous importe en fait, puisque nous assumons l'entière responsabilité de ce transfert);
  • « traitée » : le document a été récupéré par le client et il a approuvé ce document – notez que l'approbation d'une facture peut prendre un peu de temps, en fonction de facteurs spécifiques au client;
  • « rejetée » : le document a été rejeté par le client pour une raison ou l'autre. Contactez le client (débiteur) si vous avez besoin d'informations supplémentaires.
• Si la liste est trop longue, vous pouvez vous servir des filtres du haut pour affiner votre requête.
• Si vous recherchez un document de test – nous entendons par là un document envoyé à notre environnement de test, assurez-vous de basculer au préalable dans l'environnement de test, en utilisant le bon choix dans la liste déroulante, située dans le coin supérieur droit de l'écran :
  
• Si vous ne trouvez pas la facture que vous cherchez, utilisez notre « formulaire de demande d'assistance en ligne » pour demander de l'aide.
  Veuillez communiquer les informations suivantes :
  • identifiant du message de transmission;
  • numéro de la facture;
  • numéro d'entreprise du destinataire;
  • numéro d'entreprise de l'expéditeur;
  • date et heure de la transmission.

N.B. : Nous n'assurons ce service que pour la production.

Étape 3. (facultative) Cliquez sur la ligne de facture

Pour avoir accès à plus d'informations sur la facture, cliquez sur la ligne correspondante dans la liste. Le portail Mercurius affichera la page « Détail de la facture ».
Voici une capture d'écran d'une page « Détail de la facture » type :

Légende :

1. Version directement lisible (PDF) de la facture introduite sur le portail (uniquement disponible pour les factures introduites sur le portail).
2. Pièce(s) jointe(s) à la facture (disponibles sur tous les canaux : PEPPOL, portail et existants).
3. Lien vers le message de la facture (technique : voir étape 4).
4. Lien vers la pièce jointe du message (un message séparé est créé pour chaque pièce jointe)
5. Si la facture est traitée, il y a un lien vers le message de réponse du client pour la facture reçue.
6. Si la pièce jointe est traitée, il y a un lien vers le message de réponse du client pour la pièce jointe reçue.

Étape 4. (facultative) Cliquez sur les détails du message

Depuis la page « Détail de la facture », vous pouvez accéder à des informations techniques supplémentaires – généralement pour retrouver quel message exact a été reçu, à quel moment, quand il a été transmis au client, ... Pour accéder à la page « Message Details », cliquez sur le lien à côté du libellé « Related Messages » - tel que souligné sous le numéro 3 sur la capture d'écran plus haut. Notez qu'il peut parfois y avoir plusieurs messages. Par exemple, un pour la facture, un pour la pièce jointe, un pour une réponse du client... .

Quand les messages arrivent à Mercurius, on applique 3 dates et heures :

1. date et heure d'arrivée du message sur Mercurius;
2. date et heure de la lecture du message par le client;
3. date et heure du marquage du message comme récupéré par le client.

Le portail Mercurius affichera la page « Détail de la facture ». Voici une capture d'écran d'une page « Message Details » type :

1. date et heure d'arrivée du message sur Mercurius
   
   
   
   
2. date et heure de la lecture du message par le client
   
   
   
   
   
   
   
3. date et heure du marquage du message comme récupéré par le client
   
   
   
   

Voir également la page « Questions relatives au statut de ma facture ».

Encore des problèmes ou des questions ?

Si vous avez encore des questions ou rencontrez des problèmes avec les étapes proposées, vous pouvez toujours contacter le Mercurius Service Desk en remplissant le formulaire de demande d'assistance.