Aide du portail Mercurius

Comme expliqué dans la section Mercurius de la page « Stratégie du secteur public belge en matière de facturation électronique », la plateforme Mercurius agit comme une « salle de courrier électronique » centrale pour toutes les entités du secteur public belge. Les pages « Mercurius pour le secteur privé » et « Mercurius pour le secteur public » contiennent des informations plus spécifiques destinées à leur public cible respectif.

Cette page se concentre sur le portail Mercurius, un outil en ligne donnant accès aux mêmes informations aux représentants des expéditeurs et des destinataires, afin que les deux correspondants puissent suivre et traiter leurs factures électroniques de manière centralisée et cohérente pour tous leurs documents. Cet outil donne accès aux e-factures réelles et à celles de test. Enfin, cet outil comprend un formulaire en ligne permettant aux fournisseurs de soumettre leurs factures manuellement. Il a été ajouté pour pallier au possible manque de solutions informatiques permettant de transmettre les e-factures automatiquement et à coûts raisonnables - les pouvoirs publics recommandent fortement à toutes les entreprises de s'équiper d'outils d'e-facturation dès que possible, de manière à éviter l'étape de soumission manuelle des factures, condition essentielle pour bénéficier pleinement des avantages de l'e-facturation.

Cette page est également la section d'aide du portail Mercurius. Il comprend les sections suivantes :


Généralités

Qui peut utiliser le site web Mercurius (ci-après dénommé « le site ») ?

Il s’adresse à plusieurs groupes cibles :

  1. Les fournisseurs occasionnels des services publics belges et les fournisseurs habituels qui n’ont pas encore complètement adopté la facturation électronique (de machine à machine) : ceux-ci peuvent utiliser le site pour établir et envoyer leurs factures et pour assurer le suivi de leur traitement. Ils peuvent également surveiller les flux de factures de test (voir plus loin).
  2. Autres fournisseurs : ils peuvent utiliser le site pour assurer le suivi du traitement de leurs factures.
  3. Clients : ceux-ci peuvent utiliser le site pour consulter la liste des factures que leur ont envoyées tous leurs fournisseurs, ainsi que les détails de chaque facture jusqu’au niveau des messages échangés. Ce qui leur permet de traiter beaucoup plus efficacement les questions des fournisseurs concernant la facturation.
  4. Opérateurs informatiques (prestataires de services, équipes de backend clientèle, etc.) : ils peuvent utiliser le site pour suivre les flux en lien avec leurs services. (Remarque : la présente section n'est pas destinée à ce groupe cible. Des questions à ce sujet peuvent nous être transmises via le formulaire de « demande d’assistance » en ligne.).

De quoi ai-je besoin pour accéder au site et l’utiliser ?

Vous avez besoin de votre eID, ainsi que d’une représentation valide des entités juridiques au nom desquelles vous souhaitez agir.

  1. eID : nous devons pouvoir vous identifier avec certitude, c’est pourquoi la carte d’identité électronique belge est nécessaire. Une aide à l’installation et à l’utilisation de l’eID est disponible sur le site « eid.belgium.be ».
  2. Seules les personnes autorisées peuvent envoyer des factures et consulter les flux de facturation pour le compte d’entreprises (entités juridiques). Seuls les représentants légaux enregistrés à la Banque Carrefour des Entreprises (BCE) ont automatiquement accès au site pour le compte de leurs entités juridiques respectives. Les autres personnes, notamment les responsables de la facturation ou de la comptabilité, doivent d’abord demander que le rôle de « Responsable facturation » leur soit attribué. L’application « Ma gestion des rôles eGov » s’occupe de l’attribution des rôles au sein des entités juridiques. L'article suivant traite des modalités d'accès au portail Mercurius de manière pratique et exhaustive : « Modalités d'accès au portail Mercurius ».

Quelles sont les principales rubriques du site ?

  • Aperçu des documents : cette page vous permet de consulter la liste des factures que vous avez adressées à toutes les entités publiques belges. Cette liste remonte jusqu’à 24 mois dans le passé. Vous pouvez utiliser des filtres pour chercher une facture particulière ou un sous-ensemble de factures. Vous pouvez définir les colonnes que vous souhaitez voir. Vous pouvez également exporter la liste dans un fichier texte (CSV).
  • Détails du document : vous pouvez consulter tous les détails d’une facture en cliquant sur la ligne correspondante dans la liste.
  • Détails du message: en cliquant sur les liens affichés à côté du libellé « Message (s) », vous pouvez suivre les transmissions dans tous leurs détails (incluant le message exact envoyé et reçu, les étapes intermédiaires de transmission... ).
  • Nouvelle facture / nouvelle note de crédit : cette fonction sert à émettre une facture (ou une note de crédit) manuellement.
  • Préférences : cette fonction vous permet de changer de langue en cours de session, et d’activer l’affichage des explications en haut de chaque page.


Si vous avez des questions spécifiques concernant l’utilisation du site, n’hésitez pas à envoyer une « demande d’assistance » en ligne.

Problèmes pratiques (entreprise)

J’ai envoyé une facture. J’attends maintenant le paiement. Par quel moyen en vérifier le statut ?

De manière générale, toutes les questions concernant le traitement opérationnel doivent être adressées à votre contact commercial, probablement le fonctionnaire chargé des achats de l’entité cliente. Parallèlement, veuillez noter que le site vous permet d’accéder aux informations qui concernent votre flux de factures. Sachez en outre que le fonctionnaire chargé des achats de l’entité cliente a également accès à ces informations (c’est-à-dire son flux de factures entrantes), ce qui facilite grandement la communication à propos des factures courantes.


Voici quelques explications pratiques sur les fonctions du site :

  • Vous pouvez chercher la facture au moyen de la référence, de l’émetteur, du destinataire ou de la date (ou d’une période) d’émission.
  • Si vous ne retrouvez pas la facture, il faut en déduire qu’elle n’a pas été reçue par les pouvoirs publics belges. Il se peut que le système qui émet la facture ait connu un problème. Le cas échéant, veuillez contacter le responsable de ce système.
  • Une fois que vous avez retrouvé la facture, vous pouvez en consulter les détails. Parmi ceux-ci, un champ Statut :

- « Reçue » : la facture a été reçue par les pouvoirs publics.

- « Traitée » : la facture reçue a été enregistrée dans la comptabilité.

- « Refusée » : la facture reçue a été refusée – probablement parce qu’elle contenait une erreur (dans le numéro du bon de commande, par exemple).

  • Vous pouvez également consulter les messages échangés : le sous-bloc « messages associés » dresse la liste de tous les messages échangés entre correspondants. Il en contient au minimum un, à savoir la facture proprement dite. Le modèle classique est le suivant : (a) un message pour la facture, (b) un message pour la pièce jointe (sur Mercurius, celle-ci est considérée comme un message distinct), (c) un message pour le feedback du destinataire après traitement de la pièce jointe, et (d) un message pour le feed-back du destinataire après traitement de la facture.

Articles complémentaires:

Nouvelle facture : Je ne trouve pas mon client dans la liste.

Les entités gouvernementales ne sont pas toutes prêtes à réceptionner des factures. Si votre client ne s’affiche pas dans la liste de sélection d’un client/le champ de recherche, il appartient probablement aux entités qui ne sont pas prêtes. Veuillez contacter le responsable des achats de votre client (pour les pouvoirs publics flamands, vous pouvez également les contacter via la page : « e.procurement@vlaanderen.be »).
Conseil : pour éviter toute erreur d'identification de votre client, demandez-lui son numéro d’entreprise puis cherchez le nom officiel correspondant grâce à l'outil : « Recherche dans la Banque-Carrefour des entreprises ».

Nouvelle facture : le nom du fournisseur ne s’affiche pas, uniquement son numéro d’entreprise. Comment est-ce possible ?

Cette question concerne uniquement les fournisseurs occasionnels, qui ne possèdent pas de flux de facturation de machine à machine.
La première fois que vous utilisez le site, le nom de votre entreprise n’est pas encore enregistré, si bien que le système ne connaît que votre numéro d’entreprise. Au moment d’établir votre première facture, vous devez indiquer le nom de votre entreprise dans le champ correspondant. Dès cet instant, le site utilisera ce nom au lieu du numéro d’entreprise dans la liste de sélection d’un fournisseur.

Nouvelle facture: le portail Mercurius a lié mon entreprise à un mauvais numéro de TVA !  Que faire ?


Cette situation résulte d'une erreur d'encodage, que l'utilisateur peut et doit corriger par lui-même.

Que s'est il passé?

  • Lors de la transmission (l'encodage) de la première facture via le portail de la plateforme Mercurius, la dénomination de l'entreprise est vide. L'utilisateur doit donc saisir lui-même la dénomination de son entreprise, telle qu'il souhaite qu'elle apparaisse sur la facture.
  • Au cas où l'utilisateur représente plusieurs entreprises (*), il doit veiller à sélectionner la bonne, au moyen de la liste déroulante prévue à cet effet, en haut du bloc « fournisseur » (à gauche). Lors de la première utilisation, la liste en question affiche les numéros d'entreprise des sociétés pour lesquelles l'utilisateur est habilité à transmettre des factures. Par après, le système affiche la dénomination choisie, à la place du numéro, dans un souci de faciliter le travail de l'utilisateur.
    (*) pour de plus amples informations à ce sujet, veuillez vous référer à l'article « Modalités d'accès au portail Mercurius ».
  • Il peut arriver que l'utilisateur ne fasse pas suffisamment attention au numéro d'entreprise sélectionné. Si ce numéro ne correspond pas à la bonne société, deux problèmes vont se poser :
    1. La facture ainsi introduite sera erronée, car le numéro d'entreprise et le numéro de TVA seront inexacts. Elle sera donc rejetée par son destinataire.
    2. Le portail Mercurius va associer ce numéro à cette dénomination, et donc le proposer à chaque nouvel encodage, dans la liste déroulante précitée. Cela va engendrer une confusion chez l'utilisateur, et un risque commettre la même erreur à chaque nouvelle facture, s'il continue à se baser sur la dénomination.

Que faire?

Pour corriger cette situation, l'utilisateur doit donc :

  1. Encoder une nouvelle facture à partir de cette entreprise, et modifier lui-même la dénomination. Il peut faire une facture pour une pièce d'un montant symbolique (par exemple 0,01 ), et y faire figurer la mention « Pour correction d'une erreur d'encodage de la dénomination ». Ainsi l'administration saura immédiatement qu'il ne s'agit pas d'une facture effective et ne la comptabilisera pas.
  2. Encoder sa facture d'origine à nouveau, cette fois à partir du bon numéro d'entreprise.

Remarque: Afin de parer à ce problème, l'administration a commandé une modification du système, de manière à préremplir la dénomination de l'entreprise avec les données de la BCE. Cette modification est en cours de réalisation.

Problèmes pratiques (informatique, accès, etc.)

J’ai une eID mais je ne sais pas comment l’utiliser.

Veuillez vous rendre sur le site : « eid.belgium.be ». Ce site donne toutes les informations requises pour installer et utiliser votre eID.
Si vous rencontrez encore des problèmes, veuillez remplir notre formulaire de demande d’assistance en ligne.

Je me suis connecté(e) mais j’ai reçu un message d’erreur : « Désolé, vous n’êtes pas enregistré en tant que représentant légal d’une entreprise ou en tant que responsable de la facturation. »

Ce message indique que le site n’a pas trouvé de lien entre une entité légale (entreprise ou administration publique) et vous-même. Veuillez vous référer au point 2 « De quoi ai-je besoin pour accéder au site et l’utiliser ? » de la page « Aide du portail Mercurius ».

Mercurius, fonctions légales et gestion des rôles (Responsable facturation)

Présentation générale

Comme indiqué au point 2 « De quoi ai-je besoin pour accéder au site et l’utiliser ? » de la rubrique « Aide du portail Mercurius », seules les personnes autorisées peuvent envoyer des factures et consulter les flux de facturation au nom d’entreprises (entités juridiques). Généralement, les personnes qui détiennent cette autorisation exercent une fonction légale et sont dûment enregistrées dans la BCE. Le site BCE Public Search vous permet de contrôler la liste de ces fonctions : « Recherche dans la Banque-Carrefour des Entreprises ».

L’autre option consiste à utiliser le système de « gestion des rôles eGov ». Ce système est disponible pour toutes les entités juridiques. Il leur permet d’attribuer et de retirer des rôles à leurs collaborateurs (ou sous-traitants) et d’effectuer des démarches administratives en ligne pour leur compte dans des applications eGov (comme le site Mercurius). Pour qu’il soit possible de l’utiliser, un gestionnaire d’accès principal doit être désigné par une personne exerçant une fonction légale. Le cas échéant, ce gestionnaire d’accès principal peut à son tour désigner un gestionnaire d’accès (local) pour le domaine « Finances ». Ces gestionnaires seront habilités à désigner des responsables de facturation pour leur entreprise, en utilisant l'outil « Ma Gestion des rôles eGov ».

Explications pratiques

L'article suivant traite des modalités d'accès au portail Mercurius de manière pratique et exhaustive : « Modalités d'accès au portail Mercurius ».

Mercurius/Production, Mercurius/Test : de quoi s'agit-il ?

La facturation électronique, à l’instar de tous les autres flux d’échanges électroniques, est extrêmement simple, mais peut aussi se révéler très délicate. Mercurius propose dès lors deux modes de fonctionnement :

  1. Production : mode standard. Il s’agit du mode utilisé par les fournisseurs pour établir des factures et consulter les listes des factures envoyées aux pouvoirs publics, et par les clients pour consulter la liste des factures reçues de leurs fournisseurs.
  2. Test : dans ce mode de fonctionnement, le site affiche les données échangées entre les environnements de test des fournisseurs et des clients. Pour le reste, ce mode est identique au mode de production. Il permet aux fournisseurs d’envoyer des factures de test à des clients et de valider tout ce qui doit l’être avant l’envoi de véritables factures. Il permet aux fournisseurs et à leurs clients de rechercher des factures de test durant des essais de bout en bout, les deux parties ayant accès aux mêmes données échangées.

J’ai encore des questions, des remarques ou des suggestions.

Si, après avoir consulté cette section d'aide, il vous reste des questions, veuillez utiliser notre « formulaire de demande d’assistance » en ligne. Notre équipe traitera votre demande. Veuillez noter que la fourniture d’informations correctes, détaillées et spécifiques améliore l’efficacité de l’aide apportée à l’utilisateur.