Comme expliqué dans la section Mercurius de la page « Stratégie du secteur public belge en matière de facturation électronique », la plateforme Mercurius agit comme une « salle de courrier électronique » centrale pour toutes les entités du secteur public belge. Les pages « Mercurius pour le secteur privé » et « Mercurius pour le secteur public » contiennent des informations plus spécifiques destinées à leur public cible respectif.
Cette page se concentre sur le portail Mercurius, un outil en ligne donnant accès aux mêmes informations aux représentants des expéditeurs et des destinataires, afin que les deux correspondants puissent suivre et traiter leurs factures électroniques de manière centralisée et cohérente pour tous leurs documents. Cet outil donne accès aux e-factures réelles et à celles de test. Enfin, cet outil comprend un formulaire en ligne permettant aux fournisseurs de soumettre leurs factures manuellement. Il a été ajouté pour pallier au possible manque de solutions informatiques permettant de transmettre les e-factures automatiquement et à coûts raisonnables - les pouvoirs publics recommandent fortement à toutes les entreprises de s'équiper d'outils d'e-facturation dès que possible, de manière à éviter l'étape de soumission manuelle des factures, condition essentielle pour bénéficier pleinement des avantages de l'e-facturation.
Cette page est également la section d'aide du portail Mercurius. Il comprend les sections suivantes :
Il s’adresse à plusieurs groupes cibles :
Vous avez besoin de votre eID, ainsi que d’une représentation valide des entités juridiques au nom desquelles vous souhaitez agir.
Si vous avez des questions spécifiques concernant l’utilisation du site, n’hésitez pas à envoyer une « demande d’assistance » en ligne.
De manière générale, toutes les questions concernant le traitement opérationnel doivent être adressées à votre contact commercial, probablement le fonctionnaire chargé des achats de l’entité cliente. Parallèlement, veuillez noter que le site vous permet d’accéder aux informations qui concernent votre flux de factures. Sachez en outre que le fonctionnaire chargé des achats de l’entité cliente a également accès à ces informations (c’est-à-dire son flux de factures entrantes), ce qui facilite grandement la communication à propos des factures courantes.
Voici quelques explications pratiques sur les fonctions du site :
- « Reçue » : la facture a été reçue par les pouvoirs publics.
- « Traitée » : la facture reçue a été enregistrée dans la comptabilité.
- « Refusée » : la facture reçue a été refusée – probablement parce qu’elle contenait une erreur (dans le numéro du bon de commande, par exemple).
Articles complémentaires:
Les entités gouvernementales ne sont pas toutes prêtes à réceptionner des factures. Si votre client ne s’affiche pas dans la liste de sélection d’un client/le champ de recherche, il appartient probablement aux entités qui ne sont pas prêtes. Veuillez contacter le responsable des achats de votre client.
Conseil : pour éviter toute erreur d'identification de votre client, demandez-lui son numéro d’entreprise puis cherchez le nom officiel correspondant grâce à l'outil : « Recherche dans la Banque-Carrefour des entreprises ».
Cette question concerne uniquement les fournisseurs occasionnels, qui ne possèdent pas de flux de facturation de machine à machine.
La première fois que vous utilisez le site, le nom de votre entreprise n’est pas encore enregistré, si bien que le système ne connaît que votre numéro d’entreprise. Au moment d’établir votre première facture, vous devez indiquer le nom de votre entreprise dans le champ correspondant. Dès cet instant, le site utilisera ce nom au lieu du numéro d’entreprise dans la liste de sélection d’un fournisseur.
Veuillez vous rendre sur le site : « eid.belgium.be ». Ce site donne toutes les informations requises pour installer et utiliser votre eID.
Si vous rencontrez encore des problèmes, veuillez remplir notre formulaire de demande d’assistance en ligne.
Ce message indique que le site n’a pas trouvé de lien entre une entité légale (entreprise ou administration publique) et vous-même. Veuillez vous référer au point 2 « De quoi ai-je besoin pour accéder au site et l’utiliser ? » de la page « Aide du portail Mercurius ».
Comme indiqué au point 2 « De quoi ai-je besoin pour accéder au site et l’utiliser ? » de la rubrique « Aide du portail Mercurius », seules les personnes autorisées peuvent envoyer des factures et consulter les flux de facturation au nom d’entreprises (entités juridiques). Généralement, les personnes qui détiennent cette autorisation exercent une fonction légale et sont dûment enregistrées dans la BCE. Le site BCE Public Search vous permet de contrôler la liste de ces fonctions : « Recherche dans la Banque-Carrefour des Entreprises ».
L’autre option consiste à utiliser le système de « gestion des rôles eGov ». Ce système est disponible pour toutes les entités juridiques. Il leur permet d’attribuer et de retirer des rôles à leurs collaborateurs (ou sous-traitants) et d’effectuer des démarches administratives en ligne pour leur compte dans des applications eGov (comme le site Mercurius). Pour qu’il soit possible de l’utiliser, un gestionnaire d’accès principal doit être désigné par une personne exerçant une fonction légale. Le cas échéant, ce gestionnaire d’accès principal peut à son tour désigner un gestionnaire d’accès (local) pour le domaine « Finances ». Ces gestionnaires seront habilités à désigner des responsables de facturation pour leur entreprise, en utilisant l'outil « Ma Gestion des rôles eGov ».
L'article suivant traite des modalités d'accès au portail Mercurius de manière pratique et exhaustive : « Modalités d'accès au portail Mercurius ».
La facturation électronique, à l’instar de tous les autres flux d’échanges électroniques, est extrêmement simple, mais peut aussi se révéler très délicate. Mercurius propose dès lors deux modes de fonctionnement :
Si, après avoir consulté cette section d'aide, il vous reste des questions, veuillez utiliser notre « formulaire de demande d’assistance » en ligne. Notre équipe traitera votre demande. Veuillez noter que la fourniture d’informations correctes, détaillées et spécifiques améliore l’efficacité de l’aide apportée à l’utilisateur.