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Fragen zum Status meiner Rechnung
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Manchmal hat man Schwierigkeiten, sich in den Informationen zum Rechnungsstatus zurechtzufinden |
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(* ). Bei der häufig gestellten Frage (FAQ) „Hat der Kunde meine Rechnung |
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ordnungsgemäβ erhalten? Welchen Status hat sie?" finden sich wichtige Informationen zu diesem Thema. In der vorliegenden FAQ werden hilfreiche Angaben bezüglich der Art, wie sich der Status ändert und an wen man sich gegebenenfalls wendet, hinzugefügt.
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(* ) Das gilt auch für Gutschriftmitteilungen. |
Hauptszenario
Alle an den öffentlichen Sektor gerichteten Rechnungen gehen bei Mercurius ein. So haben Lieferanten die Möglichkeit, den Status aller Rechnungen zu verfolgen, die Sie im Mercurius-Portal an Einrichtungen des öffentlichen Sektors richten (Hinweis: Die Kunden verfügen über dieselben Verfolgungsmöglichkeiten).
Wenn eine Rechnung bei Mercurius eingeht, erhält sie zunächst den Status „Eingegangen".
Danach wird die Rechnung dem Kunden übermittelt. Der Kunde muss die Rechnung bearbeiten, um den Lieferanten zu bezahlen. Diese Bearbeitung impliziert einen Genehmigungszyklus. Im Laufe dieses Genehmigungszyklus wird die Rechnung entweder genehmigt oder abgewiesen. In der Regel teilt der Kunde das Ergebnis der Genehmigung dem Lieferanten mit: Er schickt eine Antwort an Mercurius und Mercurius leitet diese Mitteilung an den Lieferanten weiter. Parallel aktualisiert Mercurius den Status der Rechnung auch im Portal: „bearbeitet" (bei genehmigten Rechnungen) oder „abgelehnt" (bei abgewiesenen Rechnungen). Wenn die Rechnung abgewiesen wird, wird angenommen, dass die Antwortmitteilung die Begründung der Abweisung enthält. Der Lieferant kann dann seine Rechnung entsprechend korrigieren.
Mercurius verwendet einen einheitlichen Mitteilungstyp, um dem Lieferanten die Antwort zu übermitteln. Ein Lieferant, der seine Rechnungen elektronisch versendet (unter Verwendung des Interoperabilitätsrahmens PEPPOL) kann diese vereinheitlichte Mitteilung zwecks automatisierter Bearbeitung direkt in seinem IT-System empfangen. Dies hängt vom IT-System des Lieferanten ab. Die Lieferanten werden gebeten, diese Möglichkeit der Maschine-Maschine-Integration zu berücksichtigen, da die Maschine-Maschine-Integration eine unersetzliche Bedingung ist, um die Vorteile der elektronischen Fakturierung nutzen zu können. Sie müssen ihren Lieferanten oder IT-Manager kontaktieren, der weiß, wie das Ganze in technischer Hinsicht funktioniert oder sich diese speziellen Kenntnisse aneignen muss.
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| Mercurius verwendet derzeit eine PEPPOL BIS Message Level Response (MLR). Beachten Sie, dass in naher Zukunft ein Update auf einen spezifischeren Mitteilungstyp mit der Bezeichnung „Invoice Response" erfolgt, sobald er im PEPPOL-Netz verfügbar ist. |
Ausnahme 1: Der Lieferant ist (noch) nicht in der Lage, die Antwort zu empfangen
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Wenn Sie weitere Einzelheiten zum Status der Rechnung wissen möchten, wenden Sie sich bitte an die Person, die beim Kunden für den Einkauf verantwortlich ist. Sie können diese Person anhand der Ausschreibungsdokumente identifizieren (wenn die Rechnung mit einem vereinfachten Verfahren zusammenhängt, kennen Sie oder einer Ihrer Kollegen wahrscheinlich bereits die für Einkäufe zuständige Person).
Bitte beachten Sie, dass diese Person im Mercurius-Portal Zugang zu den gleichen Informationen wie Sie hat. Sie kann Zugang haben, wenn sie innerhalb ihrer eigenen Organisation die erforderlichen administrativen Schritte unternommen hat, wie Sie das wahrscheinlich getan haben (weitere Einzelheiten siehe FAQ FAQ Wie erhält man Zugang zum Mercurius-Portal?). Verwenden Sie daher das Portal, um Rechnungsinformationen weiterzugeben und so dazu beizutragen, dass Missverständnisse oder Differenzen ausgeräumt werden.
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Weitere Informationen über die Formate sind verfügbar unter Antworten aus dem öffentlichen Sektor : (Responses from the public sector (Message Level Response - MLR) (EN)).