Vele leveranciers stellen zich vragen over de status van hun factuur. Die bezorgdheid is terecht en het Mercurius-portaal is net opgericht om hieraan tegemoet te komen.
Dankzij het Mercurius-portaal kan elke leverancier de ontvangst van zijn documenten door de klant gemakkelijk terugvinden en opvolgen, evenals het antwoord (goedkeuring van het document) door de klant.
In dit artikel wordt beschreven hoe het in de praktijk werkt, geïllustreerd met typische schermafbeeldingen.
Om documenten terug te vinden op het Mercurius portaal is het wel noodzakelijk dat de leverancier in het document in kwestie aan de hand van het (Belgisch) KBO nummer is geïdentificeerd en niet het BTW nummer. Ook buitenlandse bedrijven vallen onder deze uitzondering. Indien u de status van zo een factuur wenst te verkrijgen vragen we uw klant rechtstreeks te contacteren. |
Het betreft 2 tot 4 eenvoudige stappen, afhankelijk van het niveau van informatie waarin u geïnteresseerd bent:
Als u foutmeldingen krijgt (bv. "Sorry, u bent niet geregistreerd als wettelijk vertegenwoordiger of facturatieverantwoordelijke. U kunt deze site daarom niet gebruiken. ... "), volg dan de aparte procedure Hoe krijg ik toegang tot het Mercurius portaal, waarin wordt uitgelegd hoe u toegang kunt krijgen.
Opmerkingen:
NB: Wij verlenen deze service alleen voor productiedocumenten.
Om meer informatie over de factuur te krijgen klikt u op de overeenstemmende regel in de lijst. Het Mercurius-portaal zal de pagina met factuurdetails weergeven.
Hier ziet u een screenshot van een typische pagina met factuurdetails:
Legende:
Op de pagina met factuurdetails hebt u toegang tot bijkomende technische informatie – gewoonlijk om te zien welk bericht precies ontvangen is, op welk tijdstip, wanneer het werd doorgestuurd naar de klant, enz...
Om toegang te krijgen tot de pagina met berichtdetails klikt u op de link naast het label "Gerelateerde berichten" – zoals gemarkeerd op het screenshot hierboven, nummer 3.
Houd er rekening mee dat er soms meerdere berichten zijn. Bijvoorbeeld een voor de factuur, een voor de bijlage, een voor een antwoord van de klant...
Wanneer de berichten aankomen op Mercurius krijgen ze 3 mogelijk tijdstempels:
Het Mercurius-portaal zal de pagina met factuurdetails weergeven.
Hier ziet u een screenshot van een typische pagina met berichtdetails zodra het bericht klaar is om te worden gedownload (aangekomen op Mercurius):
Hoe gaat een document naar de status "verwerkt" of "afgewezen"? Deze statusverandering is het resultaat van een "antwoordbericht" verstuurd door de klant. Dit antwoord beïnvloedt niet alleen de status van het document op het Mercurius-portaal. Het wordt ook teruggestuurd naar de leverancier (op dezelfde manier waarop de leverancier een factuur verstuurt, ontvangt hij een antwoord). Afhankelijk van uw eigen IT-tools kunt u dus als leverancier de verwerking van de antwoorden automatiseren. Voor meer informatie hierover verwijzen wij naar uw IT-provider. |
Zie ook Vragen over de status van mijn factuur.
Indien u nog steeds vragen hebt of u ervaart problemen bij het uitvoeren van de voorgestelde stappen, dan kunt u nog contact opnemen met de Mercurius Service Desk door een het bijstands verzoek formulier in te vullen.