Je suis administrateur ou gestionnaire, ou je remplis une fonction qui fait de moi un représentant légal de l’entreprise.

Scénario normal :

Dans ce cas, vous devriez avoir un accès immédiat au portail Mercurius, en tant que représentant de l’entreprise. Cela signifie que vous pouvez immédiatement (1°) afficher toutes les factures envoyées au gouvernement et (2°) envoyer une facture au gouvernement (https://digital.belgium.be/e-invoicing/PeppolSearch.html) à l’aide du formulaire web disponible sur le portail.

Si votre entreprise n’a encore envoyé aucune facture, la liste de factures qui s’affiche est vide.

Scénario anormal :

Si vous vous connectez au portail Mercurius et que le message « Désolé, vous n’avez pas d’autorisation pour une entreprise. Vous ne pouvez donc pas utiliser ce site. Pour en savoir plus, consultez CSAM. » s’affiche, cela signifie que votre fonction n’est pas enregistrée auprès de la BCE. Pour vérifier cela, vous pouvez consulter l’interface BCE Public Search (http://kbopub.economie.fgov.be/kbopub/zoeknummerform.html?lang=fr) :

• Saisissez votre numéro d’entreprise (ou sélectionnez « Nouvelle recherche par nom » et indiquez le nom exact de votre entreprise).
• La page comportant les données de votre entreprise s’affiche. Dans la section « Fonctions », votre nom ne figure sans doute pas dans la liste, alors que cela devrait être le cas.

Dans ce cas, revenez à la section « Accueil » de l’interface BCE Public Search. À droite de l’écran, une zone de texte contient les instructions à suivre pour régulariser vos données d’entreprise. Vous pouvez également contacter la BCE pour obtenir un support plus spécifique. L’adresse e-mail et le numéro de téléphone sont disponibles via « http://kbopub.economie.fgov.be/kbopub/glossarium.html »

Je ne suis pas un représentant légal de l’entreprise mais je suis responsable pour l’entreprise des factures de sortie adressées au gouvernement. J’ai donc besoin d’un accès au site.

Si vous n’avez pas de fonction légale valide dans l’entreprise, vous devez obtenir une autorisation de votre entreprise avant de pouvoir accéder en son nom au portail Mercurius.  Dans ce cas, vous recevez un message comme illustré ci-dessous :

Pour des raisons de cohérence et d’efficacité, toutes les applications eGov belges (à portée nationale) utilisent une application centrale unique pour gérer les rôles eGov de manière centralisée : « Ma Gestion des rôles eGov ».

Par ailleurs, les rôles peuvent uniquement être affectés par les gestionnaires d’accès, eux-mêmes désignés par un représentant légal de l’entreprise qui utilise une application distincte appelée « Gestion des gestionnaires d’accès ».

Les étapes suivantes vous indiquent comment configurer votre accès au portail Mercurius :

1. Identifier le Gestionnaire d’Accès Principal de votre entreprise - si elle en compte un, soit via le lien « Désigner un Gestionnaire d'Accès Principal d'une entreprise », soit via le lien « Désigner un Gestionnaire d'Accès Principal d'une institution de soins de santé », le cas échéant.
   1. Nous supposons que vous ne savez pas si votre entreprise compte un « Gestionnaire d’Accès Principal » et que vous ignorez à qui poser la question dans votre entreprise. Cette situation n’est pas exceptionnelle.
   2. Cliquez sur le lien ci-dessus.
   3. Indiquez votre numéro d’entreprise et cliquez sur « Suivant ». Le nom et l’adresse de votre entreprise s’affichent.
   4. Cliquez à nouveau sur « Suivant ».
      1. L’application indique que votre entreprise est déjà enregistrée dans le système et qu’un « Gestionnaire d’Accès Principal » est déjà renseigné. Dans ce cas, deux options permettent de l’identifier :
         1. Demandez au représentant légal de votre entreprise. En principe, cette personne peut vous répondre car elle est la seule à pouvoir nommer un « Gestionnaire d’Accès Principal ».
         2. Contactez le Helpdesk CSAM : « https://www.csam.be/fr/contact.html  ».
         3. Une fois que vous connaissez le nom de votre « Gestionnaire d’Accès Principal », passez à l’étape 3.
      2. Si au lieu de cela, l’application demande de compléter les données pour la personne qui prendra le rôle de « Gestionnaire d’Accès Principal », passez à l’étape 2.
         
         
2. Désigner un Gestionnaire d’Accès Principal
1. Seul un représentant légal peut nommer le « Gestionnaire d’Accès Principal » de l’entreprise.
2. Il doit consulter la page « https://www.csam.be/fr/gestion-gestionnaires-acces.html » et suivre la procédure pour désigner un « Gestionnaire d’Accès Principal » - de préférence la procédure standard qui est entièrement automatisée.
   
   
3. En cas de problème à cette étape, il peut contacter le Helpdesk CSAM afin d’obtenir une assistance : « https://www.csam.be/fr/contact.html ».
   
   
3. Attribuer le rôle de « Responsable facturation » - via « https://iamapps.belgium.be/rma ».
   
   
1. Introduction : la procédure qui suit guide le « Gestionnaire d’Accès Principal » et les (candidats) « Responsables facturation » d’une entreprise dans une procédure en 3 étapes, qui (1°) est commune à tous les rôles eGov - elle est donc également répétable et gérable pour le « Gestionnaire d’Accès » -, et (2°)  garantit que tous les candidats sont réellement identifiés pour assurer que les rôles ne sont ni attribués à la mauvaise personne, ni usurpés. Notez également que le « Gestionnaire d’Accès » peut aisément révoquer les rôles désignés, le cas échéant.
2. Procédure :

1. Le « Gestionnaire d’Accès » crée une invitation pour le rôle de « Responsable facturation », et l’envoie au candidat.
1. Consultez la page « https://iamapps.belgium.be/rma ». Cliquez sur « S’identifier ».
2. Dans l’onglet « Gestion des invitations »,
   
   
   
3. Cliquez sur « Créer une nouvelle invitation ». Suivez les 6 étapes de l’assistant après avoir sélectionné « Responsable facturation ».
   
   
4. Une fois l’invitation créée, envoyez-la par e-mail (adresse e-mail complétée) ou copiez l’URL qui correspond à l’invitation et envoyez-la par e-mail manuel au candidat.
   
   
2. À la réception de l’e-mail, le candidat accepte le rôle en suivant le lien, et en se connectant (eID) pour confirmer ensuite que le rôle lui est attribué.
   
   
3. Le « Gestionnaire d’Accès » reçoit alors un e-mail du système, avec un lien. Il doit suivre le lien et approuver l’attribution du rôle du candidat. Les tâches en attente sont également affichées dans « Tâches ouvertes » sous « https://iamapps.belgium.be/rma  ».
   Le « Responsable facturation » dispose d’un accès immédiat au portail Mercurius.
   Le rôle peut être attribué à autant de personnes que nécessaire à l’aide de la même invitation.
   Un manuel complet à l’attention des « Gestionnaires d’Accès » est disponible à la page d’accueil de « Ma Gestion des rôles eGov » via « https://iamapps.belgium.be/rma  ».

En cas de problèmes d’utilisation de « Ma Gestion des rôles eGov », envoyez une demande de support.

Je dois représenter plusieurs entreprises. Est-ce possible ?

Oui :

• Le représentant légal de plusieurs entreprises verra automatiquement toutes les factures de toutes les entreprises dont il est représentant légal, à condition que ses données d’entreprise dans la BCE, soient correctes. Il pourra également envoyer des factures au nom de chacune de ces entreprises.
• Au cas où vous devez représentez plusieurs entreprises dont vous n'êtes pas représentant légal, chaque entreprise que vous devez représenter doit vous attribuer le rôle de « Responsable facturation ». La procédure d'attribution de ce rôle est décrite à la section « Je ne suis pas un représentant légal de l’entreprise mais je suis responsable pour l’entreprise des factures de sortie adressées au gouvernement. J’ai donc besoin d’un accès au site. »

La sélection de l’entreprise est possible après la connexion à Mercurius :