Ik ben bestuurder/beheerder of vervul een functie die mij wettelijk vertegenwoordiger van de onderneming maakt.

Normaal scenario:

In dit geval zou u als wettelijk vertegenwoordiger van de onderneming rechtstreekse toegang moeten hebben tot het Mercurius-portaal. Dit betekent dat u onmiddellijk (1°) alle aan de overheid verstuurde facturen kunt zien en (2°) een factuur aan de overheid kunt versturen (https://digital.belgium.be/e-invoicing/PeppolSearch.html) via het webformulier op het portaal.

Heeft uw onderneming nog geen facturen verstuurd, dan wordt een lege lijst facturen getoond.

Afwijkend scenario:

Ziet u, na op het Mercurius-portaal te zijn ingelogd, het bericht "Het spijt ons, u hebt geen toelating voor een bedrijf. U kunt deze site daarom niet gebruiken. Raadpleeg CSAM voor meer informatie.", dan wil dit zeggen dat uw functie niet is geregistreerd bij de KBO. U kunt dit nagaan door de Public Search-interface van de KBO te raadplegen (http://kbopub.economie.fgov.be/kbopub/zoeknummerform.html?lang=nl):

• Voer uw ondernemingsnummer in (of selecteer "Nieuwe opzoeking op naam" en voer de exacte naam van uw onderneming in).
• De website geeft de pagina met de ondernemingsgegevens weer. Ga naar het gedeelte "Functies". Uw naam staat waarschijnlijk niet vermeld, zoals wel zou moeten.

Ga in dat geval terug naar het “Home”-gedeelte van de Public Search-interface van de KBO. Rechts op het scherm ziet u een tekstvak met aanwijzingen om de gegevens van uw onderneming te wijzigen. U kunt ook de KBO-cel contacteren voor meer specifieke ondersteuning. Het e-mailadres en telefoonnummer zijn te vinden op http://kbopub.economie.fgov.be/kbopub/glossarium.html

Hebt u geen geldige wettelijke functie binnen de onderneming, dan moet u van de onderneming een toelating krijgen alvorens u namens die onderneming toegang krijgt tot het Mercurius-portaal.

Met het oog op de consistentie en de efficiëntie maken alle Belgische e-gov-toepassingen (met landelijke reikwijdte) gebruik van 1 enkele, gecentraliseerde applicatie voor het centrale beheer van de e-gov-rollen: "Mijn eGOV-rollenbeheer".

Rollen kunnen bovendien alleen worden toegewezen door toegangsbeheerders, en toegangsbeheerders moeten worden aangewezen door een wettelijk vertegenwoordiger van de onderneming, gebruik makend van een aparte toepassing genaamd "Beheer der Toegangsbeheerders".

De volgende stappen begeleiden u doorheen het opzetten van uw toegang tot het Mercurius-portaal:

1. Identificeer de Hoofdtoegangsbeheerder binnen uw onderneming – als die er is – via https://www.csam.be/app016/autocel/frontend/actions/Entrer.do?lang=nl&source=1
   1. We nemen aan dat u niet weet of uw onderneming een Hoofdtoegangsbeheerder heeft aangesteld en dat u niet weet wie u dat in uw onderneming moet vragen. (Dit is geen ongebruikelijke situatie.)
1. Ga naar bovenstaande link.
2. Vul uw ondernemingsnummer in en klik op Volgende. De site geeft de naam en het adres van uw onderneming weer.
3. Klik opnieuw op Volgende.
   1. De applicatie meldt u dat uw onderneming al in het systeem is geregistreerd en dat al een Hoofdtoegangsbeheerder is aangesteld. In dit geval hebt u 2 mogelijkheden om te achterhalen wie dat is:
   1. Vraag het aan de wettelijk vertegenwoordiger(s) van uw onderneming. Die zou(den) dat moeten weten, want een wettelijk vertegenwoordiger is de enige die de Hoofdtoegangsbeheerder van de onderneming kan aanstellen.
   2. Bel de CSAM-helpdesk en vraag het daar na: https://www.csam.be/nl/contact.html
   3. Weet u eenmaal wie uw Hoofdtoegangsbeheerder is, ga dan door naar stap 3.
   2. Indien de applicatie u in plaats daarvan vraagt de gegevens in te vullen van de persoon die de rol van Hoofdtoegangsbeheerder zal krijgen, ga dan naar stap 2.
2. Laat een Hoofdtoegangsbeheerder aanstellen.
1. Alleen een wettelijk vertegenwoordiger kan de Hoofdtoegangsbeheerder van de onderneming aanstellen.
2. Hij/zij moet naar de pagina https://www.csam.be/nl/beheer-toegangsbeheerders.html gaan en de procedure volgen om een Hoofdtoegangsbeheerder aan te stellen – bij voorkeur de volledig geautomatiseerde standaardprocedure.
   
3. Ingeval van problemen met deze stap, kan hij/zij ondersteuning krijgen van de CSAM-helpdesk: https://www.csam.be/nl/contact.html
3. Laat u de rol "Facturatieverantwoordelijke" toewijzen  - via https://iamapps.belgium.be/rma
   
   
   
1. Vooraf: de hierna volgende procedure begeleidt de Hoofdtoegangsbeheerder van de onderneming en de (kandidaat-)Facturatieverantwoordelijke door een workflow van 3 stappen die (1°) voor alle e-gov-rollen gelijk is en dus door de Toegangsbeheerder kan worden herhaald en beheerd, en (2°)  garandeert dat alle kandidaten naar behoren zijn geïdentificeerd, zodat geen rollen aan de verkeerde persoon kunnen worden toegewezen of onrechtmatig kunnen worden toegeëigend. Merk ook op dat de Toegangsbeheerder toegewezen rollen eenvoudig kan intrekken wanneer dat nodig is.
2. Workflow:

1. De Toegangsbeheerder maakt een uitnodiging aan voor de rol van "Facturatieverantwoordelijke" en verstuurt de uitnodiging naar de kandidaat.
1. Ga naar https://iamapps.belgium.be/rma. Klik op "Aanmelden".
2. Ga naar de tab "Uitnodigingen beheren".
   
   
   
3. Klik op "Nieuwe uitnodiging aanmaken". Volg de wizard met 6 stappen en selecteer de rol "Facturatieverantwoordelijke".
   
4. Is de uitnodiging eenmaal aangemaakt, verstuur die dan per mail (e-mailadres invullen) of kopieer de URL van de uitnodiging en stuur die manueel per e-mail naar de kandidaat.
   
2. Na ontvangst van de e-mail aanvaardt de kandidaat de rol door de link te volgen, in te loggen (eID) en te bevestigen dat hij/zij de rol krijgt.
   
   
   
3. De Toegangsbeheerder ontvangt een e-mail van het systeem met daarin een link. Die moet hij/zij volgen om de aanstelling van de kandidaat voor de rol goed te keuren. Openstaande taken zijn ook te zien de tab "Mijn openstaande taken" op https://iamapps.belgium.be/rma.
   De Facturatieverantwoordelijke heeft meteen toegang tot het Mercurius-portaal (zodra de toegangsbeheerder de aanvraag bevestigd heeft).
   De rol kan aan zoveel personen worden toegewezen als nodig is, waarbij dezelfde uitnodiging kan worden gebruikt.
   Een volledig handboek voor Toegangsbeheerders is beschikbaar op de onthaalpagina van Mijn eGOV-rollenbeheer op https://iamapps.belgium.be/rma
   
   

Gelieve bij problemen met het gebruik van Mijn eGOV-rollenbeheer een ondersteuningsverzoek in te dienen.

Ik vertegenwoordig een niet-Belgisch bedrijf. Hoe krijg ik toegang?

Toegang tot Mercurius is gebaseerd op bedrijfsinformatie vervat in de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO) in België ( http://kbopub.economie.fgov.be/kbopub/zoeknummerform.html?lang=nl ) . Daaruit volgt dat een onderneming die niet geregistreerd is in KBO geen toegang kan hebben tot het Mercuriusportaal. Dit vormt slechts in een beperkt aantal gevallen een probleem aangezien het overgrote deel van leveranciers aan de overheid op regelmatige basis zaken doet in België en dus normaal geregistreerd zouden moeten zijn in de KBO.

Daarenboven is de elektronische identiteitskaart (EID) tot op heden de enige mogelijkheid om zich te identificeren. Enkel eigenaars van zo'n kaart kunnen dus het Mercuriusportaal gebruiken. Meer bepaald betreft dit dus burgers uit België en niet-Belgische inwoners in België.

Opmerking: om facturen te kunnen doorsturen naar openbare instellingen is het niet nodig toegang te hebben tot het Mercuriusportaal. Openbare instellingen volgen het Europese interoperabiliteitskader PEPPOL. Dit kader omvat de werking van een interoperabiliteitsnetwerk. Meer dan 200 aansluitpunten zijn intussen actief, verspreid over Europa. De ICT-sector ontwikkelt hiervoor globale oplossingen die op dit interoperabiliteitskader en transportinfrastructuur gebaseerd zijn. De lijst met aansluitpunten is te vinden op https://peppol.eu/who-is-who/peppol-certified-aps/. Meer informatie betreffende PEPPOL in België is te vinden op Belgian PEPPOL Authority (EN)