De voortdurende verbetering van onze levensstandaard gaat gepaard met een stijging van het aantal commerciële transacties. Dat leidt op zijn beurt weer tot een stijging van het aantal administratieve documenten, in de eerste plaats van facturen. In België worden er jaarlijks 1 miljard facturen verstuurd. Mochten die allemaal automatisch verwerkt worden, dan zou dat een jaarlijkse besparing van 3,5 miljard euro opleveren. Dit vormt een doorslaggevende uitdaging.
...
Tot besluit kunnen we stellen dat de overheidsinstellingen verwachten dat B2G e-facturatie (a) snel algemeen zal worden uitgerold en dat het (b) de drijvende kracht wordt voor de volledige veralgemening zodra de vereiste IT-omschakeling heeft plaatsgevonden. Dat verklaart de consequente strategie die gevolgd wordt door de Europese Commissie en tal van nationale en lokale regeringen, waaronder België.
PEPPOL
Op basis van de resultaten van een geslaagde, maar kleinschalige B2G e-facturatiepilootfase in 2014 kwam het Digital Transformation Office (DTO) van de FOD BOSA, dat de IT-aspecten van de veralgemening van e-facturatie bestudeert,, tot de conclusie dat de invoering van het PEPPOL-kader de meeste problemen die het gebruik van B2B en B2G e-facturatie in de weg staan zou oplossen. Dit kader brengt verschillende soorten belanghebbers aan de veralgemening van e-facturatie in kaart: correspondenten, softwarehuizen, dienstverleners en autoriteiten. Het brengt deze actoren bijeen in een community en helpt mee hun respectievelijke rollen te bepalen. Ook biedt het een reeks technische richtlijnen gebaseerd op volwaardige oplossingen die fungeren als richtlijnen voor de IT-actoren die op veilige wijze willen meestappen in de bovenvermelde IT-omschakeling. PEPPOL stelt vast dat er nood is aan een gemeenschappelijke transportinfrastructuur die voortbouwt op bestaande platformen van dienstverleners en die deze platformen verbindt tot een coherent supernetwerk. PEPPOL stelt ook vast dat er verschillende formaten naast elkaar moeten kunnen worden gebruikt onder de strikte voorwaarde dat geen enkele correspondent kan weigeren om ten minste één "common denominator format" te hanteren, d.i. de "lingua franca" die men enkel hoeft te gebruiken als er geen ander gemeenschappelijk formaat beschikbaar is bij hun correspondent. Tot slot bevat PEPPOL tal van andere functies die buiten het bereik van dit artikel vallen.
Sedert 01/01/2016 is BOSA DTO de Belgische PEPPOL-autoriteit. Het staat in voor de uitrol van dit kader binnen zijn bevoegdheden. In heel Europa hebben 11 PEPPOL-autoriteiten reeds diezelfde rol opgenomen. Doordat PEPPOL steeds meer ingeburgerd raakt, worden de voorwaarden gecreëerd voor de electronishe postkamer die nodig is om deze ambities te verwezenlijken. Meer informatie over de uitrol van PEPPOL in België en nuttige links naar informatie over PEPPOL vind je op de officiële pagina van de Belgische PEPPOL-autoriteit (EN).
Mercurius
Mercurius is een centraal onderdeel van het programma van de Belgische overheidssector voor de veralgemening van e-facturatie. PEPPOL komt tegemoet aan de nood voor een universele postinfrastructuur en Mercurius fungeert op zijn beurt als een centrale "e- mail room" voor alle entiteiten uit de overheidssector, waar (a) enerzijds de inkomende mail wordt ontvangen en naar het juiste departement wordt verzonden en anderzijds (b) de uitgaande mail wordt verzameld om die correct op het elektronisch postnetwerk te plaatsen. Doordat Mercurius perfect op het PEPPOL-kader is afgestemd zal elk bedrijf dat in staat is om e-facturen te sturen naar overheidsinstanties ook zonder extra kosten e-facturen kunnen sturen naar alle andere (privé)klanten zodra het kader brede ingang vindt.
...
Mercurius beschikt over een portaal, dat voornamelijk dient om iedereen de kans te bieden om de verzending en de verwerking van zijn e-facturen aan alle overheidsinstanties op volledig betrouwbare wijze op te volgen. Voorts kunnen leveranciers, die nog niet over de geschikte IT-apparatuur beschikken, hun facturen indienen met behulp van een formulier op dit portaal totdat ze op e-facturatie overschakelen. Tot slot bevat de welkomstpagina van het Mercurius-portaal allerhande links naar nuttige informatie over e-facturatie in België, B2G en B2B. Je vindt meer informatie over de toegang tot het Mercurius-portaal en de ondersteunde scenario's in een afzonderlijk artikel (zie verder).
...
De volgende grafiek geeft de weg weer die de factuur aflegt tussen de verschillende onderdelen:
Grafische weergave van de B2G-stroom en de onderdelen ervan, die compatibel zijn met een "any-to-any"-uitwisselingsmodel
...
- Alle bedrijven kunnen alle overheidsentiteiten op dezelfde manier bereiken. Momenteel doen al meer dan 200 entiteiten uit de overheidssector mee, maar op langere termijn zal de volledige overheidssector bereikbaar zijn (ongeveer 5900 entiteiten).
- Het Mercurius-portaal biedt 100% transparantie op het vlak van de ontvangst en de verwerking van de e-factuur van de leverancier. Zowel de verzender als de ontvanger "zien" dezelfde informatie en gebruiken dezelfde tools op hetzelfde platform.
- Op langere termijn zullen de kosten van het IT-aanbod dalen en zal de performantie vlugger stijgen.
- De leverancier wordt vlugger betaald doordat de verwerking geautomatiseerd is.
...
Volgende artikels bevatten extra informatie over de verschillende facetten van B2G facturatie, PEPPOL en Mercurius:
- Mercurius voor de private sector: beschrijft de B2G e-facturatie stroom vanuit het perspectief van de private sector. Het artikel beschrijft de verschillende opties, bevat wettelijke, financiële, functionele en technische informatie om de private sector te ondersteunen bij het invoeren van e-facturatie.
- Mercurius voor de overheidssector: bevat gelijkaardige informatie maar gezien vanuit het standpunt van de overheidsinstellingen.
- Mercuriusportaal help: bevat informatie specifiek voor het gebruik van het portaal en is tegelijkertijd de help pagina voor dit portaal.
...