80% van alle supportvragen houdt verband met de toegang tot het Mercurius portaal. Deze FAQ bevat informatie om toegang te krijgen, evenals de beperkingen die toegang verhinderen (voor Belgische particulieren of bedrijven). Deze nota bestaat uit 4 delen waarbij elk deel een bepaald scenario beschrijft:
...
Ik ben bestuurder/beheerder of vervul een functie die mij wettelijk vertegenwoordiger van de onderneming maakt.
Normaal scenario:
In dit geval zou u als wettelijk vertegenwoordiger van de onderneming rechtstreekse toegang moeten hebben tot het Mercurius-portaal. Dit betekent dat u onmiddellijk (1°) alle aan de overheid verstuurde facturen kunt zien en (2°) een factuur aan de overheid kunt versturen (https://digital.belgium.be/e-invoicing/PeppolSearch.html) via het webformulier op het portaal.
Heeft uw onderneming nog geen facturen verstuurd, dan wordt een lege lijst facturen getoond.
Afwijkend scenario:
Ziet u, na op het Mercurius-portaal te zijn ingelogd, het bericht "Het spijt ons, u hebt geen toelating voor een bedrijf. U kunt deze site daarom niet gebruiken. Raadpleeg CSAM voor meer informatie.", dan wil dit zeggen dat uw functie niet is geregistreerd bij de KBO. U kunt dit nagaan door de Public Search-interface van de KBO te raadplegen (http://kbopub.economie.fgov.be/kbopub/zoeknummerform.html?lang=nl):
- Voer uw ondernemingsnummer in (of selecteer "Nieuwe opzoeking op naam" en voer de exacte naam van uw onderneming in).
- De website geeft de pagina met de ondernemingsgegevens weer. Ga naar het gedeelte "Functies". Uw naam staat waarschijnlijk niet vermeld, zoals wel zou moeten.
Ga in dat geval terug naar het “Home”-gedeelte van de Public Search-interface van de KBO. Rechts op het scherm ziet u een tekstvak met aanwijzingen om de gegevens van uw onderneming te wijzigen. U kunt ook de KBO-cel contacteren voor meer specifieke ondersteuning. Het e-mailadres en telefoonnummer zijn te vinden op http://kbopub.economie.fgov.be/kbopub/glossarium.html
...
- Als wettelijk vertegenwoordiger gaat dit automatisch. U krijgt onmiddellijk alle facturen te zien van alle ondernemingen die u wettelijk vertegenwoordigt, op voorwaarde dat uw ondernemingsgegevens correct bij de KBO geregistreerd zijn. U zou in staat moeten zijn om voor elk van die bedrijven facturen te versturen.
- Als Facturatieverantwoordelijke moet elke onderneming die u vertegenwoordigt, u als Facturatieverantwoordelijke aanstellen, waarbij de procedure moet worden gevolgd die beschreven staat onder Ik ben geen wettelijk vertegenwoordiger van de onderneming, maar ik ben verantwoordelijk voor de uitgaande facturen van de onderneming aan de overheid. Daarom heb ik toegang tot de website nodig.
Ondernemingsselectie is mogelijk na aanmelding bij Mercurius. Illustratie:
...
Ik vertegenwoordig een niet-Belgisch bedrijf. Hoe krijg ik toegang?
Toegang tot Mercurius is gebaseerd op bedrijfsinformatie vervat in de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO) in België ( http://kbopub.economie.fgov.be/kbopub/zoeknummerform.html?lang=nl ) . Daaruit volgt dat een onderneming die niet geregistreerd is in KBO geen toegang kan hebben tot het Mercuriusportaal. Dit vormt slechts in een beperkt aantal gevallen een probleem aangezien het overgrote deel van leveranciers aan de overheid op regelmatige basis zaken doet in België en dus normaal geregistreerd zouden moeten zijn in de KBO.
Daarenboven is de elektronische identiteitskaart (EID) tot op heden de enige mogelijkheid om zich te identificeren. Enkel eigenaars van zo'n kaart kunnen dus het Mercuriusportaal gebruiken. Meer bepaald betreft dit dus burgers uit België en niet-Belgische inwoners in België.
Opmerking: om facturen te kunnen doorsturen naar openbare instellingen is het niet nodig toegang te hebben tot het Mercuriusportaal. Openbare instellingen volgen het Europese interoperabiliteitskader PEPPOL. Dit kader omvat de werking van een interoperabiliteitsnetwerk. Meer dan 200 aansluitpunten zijn intussen actief, verspreid over Europa. De ICT-sector ontwikkelt hiervoor globale oplossingen die op dit interoperabiliteitskader en transportinfrastructuur gebaseerd zijn. De lijst met aansluitpunten is te vinden op https://peppol.eu/who-is-who/peppol-certified-aps/. Meer informatie betreffende PEPPOL in België is te vinden op Belgian PEPPOL Authority (EN)