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Bon nombre de fournisseurs s'interrogent sur le statut de leur facture. Il s'agit d'une préoccupation légitime, et le portail Mercurius a précisément été conçu pour y répondre. Grâce au portail Mercurius, tout fournisseur peut facilement suivre la réception de ses documents par le client, ainsi que la réponse commerciale (approbation du document) du client. Le présent article décrit comment cela fonctionne en pratique, accompagné de copies d'écran. Cela prend 2 à 4 étapes simples, selon le niveau de détails souhaité:
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Étape 1. Connectez-vous sur le portail Mercurius
Si vous recevez des messages d'erreur (du genre « Désolé, vous n'êtes pas enregistré comme un représentant légal de l'entreprise ou responsable de la facturation. Vous ne pouvez dès lors pas utiliser ce site. ... »), veuillez vous reporter à la procédure distincte « Comment accéder au portail Mercurius ? », qui explique la manière d'y avoir accès.
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- À ce niveau, vous pouvez déjà voir quel est le statut (commercial) de votre facture :
- « reçue » : le document a été reçu par le client (même s'il ne l'a pas encore téléchargé de Mercurius ; peu vous importe en fait, puisque nous assumons l'entière responsabilité de ce transfert);
- « traitée » : le document a été récupéré par le client et il a approuvé ce document – notez que l'approbation d'une facture peut prendre un peu de temps, en fonction de facteurs spécifiques au client;
- « rejetée » : le document a été rejeté par le client pour une raison ou l'autre. Contactez le client (débiteur) si vous avez besoin d'informations supplémentaires.
- Si la liste est trop longue, vous pouvez vous servir des filtres du haut pour affiner votre requête.
- Si vous recherchez un document de test – nous entendons par là un document envoyé à notre environnement de test, assurez-vous de basculer au préalable dans l'environnement de test, en utilisant le bon choix dans la liste déroulante, située dans le coin supérieur droit de l'écran :
- Si vous ne trouvez pas la facture que vous cherchez, utilisez notre « formulaire de demande d'assistance en ligne » pour demander de l'aide. Veuillez communiquer les informations suivantes :
- identifiant du message de transmission;
- numéro de la facture;
- numéro d'entreprise du destinataire;
- numéro d'entreprise de l'expéditeur;
- date et heure de la transmission.
N.B. : Nous n'assurons ce service que pour la production. Pour les tests, veuillez utiliser notre fonction de « recherche de document de test ».
Étape 3. (facultative) Cliquez sur la ligne de facture
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Informations importantes relatives au statut de la facture
Comment un document passe-t-il au statut « traité » ou « rejeté » ? Ce changement de statut résulte d'un « message de réponse » envoyé par le client. Cette réponse n'affecte pas seulement le statut du document sur le portail Mercurius. Elle est également renvoyée au fournisseur (de la même manière que le fournisseur reçoit une réponse lorsqu'il envoie une facture). En fonction de vos propres outils informatiques, vous pouvez ainsi, en tant que fournisseur, automatiser le traitement des réponses. Pour de plus amples informations, veuillez en parler avec votre fournisseur de solutions informatiques.
Voir également la page « Questions relatives au statut de ma facture »