Ik vertegenwoordig een privébedrijf. Dit bedrijf stuurt gestandaardiseerde elektronische facturen (Peppol BIS) naar de administratie. Ik heb toegang tot het portaal van Mercurius, waarmee ik de ontvangst van facturen en de verwerking ervan door de administratie kan opvolgen. Ik zie de verzonden facturen van mijn bedrijf niet. Wat is het probleem?
Elektronische facturen hebben een afzender-ID. Om de factuur te kunnen volgen via het portaal van Mercurius, moet u ervoor zorgen dat deze ID het ondernemingsnummer is - uitgegeven door de Kruispunt Bank van Ondernemingen (KBO) aan elk Belgisch bedrijf.
De identificatie van correspondenten is een belangrijk gegeven bij de uitwisseling van facturen. Sinds 2003 heeft de Kruispunt Bank van Ondernemingen (KBO) elke in België opererende onderneming een uniek nummer gegeven, waardoor deze identificatie gegarandeerd is. Daarom wordt sterk aanbevolen dat ondernemingen het gebruik van het ondernemingsnummer in hun elektronische uitwisselingen bevorderen.
Er zijn veel andere bedrijfsidentificatiemiddelen. De meest gebruikte zijn het BTW-, IBAN-, GLN-ID, …
In het belang van neutraliteit en interoperabiliteit maakt de norm (Europese standaard voor elektronische facturering) het gebruik van elke erkende identificatie op Europees niveau mogelijk.
Het portaal van Mercurius stelt haar gebruikers in staat om de verwerking van facturen te volgen die door hun bedrijf verzonden (of ontvangen) zijn. Om het bedrijf te bepalen dat een gebruiker van het portaal vertegenwoordigt, is het portaal geïntegreerd in het federale Role Management platform (voor meer informatie kan u terecht op de FAQ « Hoe krijg ik toegang tot het Mercurius portaal? »).
Het platform voor rolbeheer erkent de KBO alleen als een authentieke bron voor de identificatie van ondernemingen en beheert daarom alleen rollen met betrekking tot bedrijfsaantallen. Als gevolg hiervan zijn alleen facturen met het ondernemingsnummer van de afzender zichtbaar op de Mercurius portal. De afzenders van elektronische facturen aan de administratie hebben dus een extra reden om het gebruik van deze identificatie te bevorderen.
In sommige contexten moeten enkele bedrijven echter een andere ID dan hun ondernemingsnummer gebruiken voor hun uitgaande e-factureringsstream (ze zijn bijvoorbeeld voornamelijk internationaal actief en hun belangrijkste contacten herkennen het ondernemingsnummer nog niet).
Naast de belangrijkste identificatie, maakt de Europese standaard voor elektronische facturering het mogelijk secundaire ID's te communiceren.
Afzenders die hun ondernemingsnummer niet als primaire ID kunnen gebruiken, kunnen dit als secundaire ID verstrekken. Dit is voldoende om de facturen zichtbaar te maken voor geautoriseerde portalgebruikers.
Technische informatie:
De belangrijkste identificatie van een partij wordt gecommuniceerd via het UBL- data element Party/EndpointID
De secundaire ID van een partij wordt gecommuniceerd via het UBL- data element Party/PartyIdentification/ID.
Aanvankelijk heeft Mercurius een mechanisme opgezet voor afzenders die hun BTW-nummer als identificatienummer gebruikten om ook hun facturen op het portaal te bekijken. Dit mechanisme is fragiel en onzeker gebleken en is daarom onlangs opgegeven ten gunste van een robuustere oplossing: de mogelijkheid om een secundair identificatienummer te communiceren.