Heeft de klant mijn factuur goed ontvangen? Wat is de status?

Vele leveranciers stellen zich vragen over de status van hun factuur. Die bezorgdheid is terecht en het Mercurius-portaal is net opgericht om hieraan tegemoet te komen. Dankzij het Mercurius-portaal kan elke leverancier de ontvangst van zijn documenten door de klant gemakkelijk terugvinden en opvolgen, evenals het antwoord (goedkeuring van het document) door de klant. In dit artikel wordt beschreven hoe het in de praktijk werkt, geïllustreerd met typische schermafbeeldingen. Het betreft 2 tot 4 eenvoudige stappen, afhankelijk van het niveau van informatie waarin u geïnteresseerd bent:

stap 1. log in op het Mercurius-portaal

Als u foutmeldingen krijgt (bv. "Sorry, u bent niet geregistreerd als wettelijk vertegenwoordiger of facturatieverantwoordelijke. U kunt deze site daarom niet gebruiken. ... "), volg dan de aparte procedure Hoe toegang krijgen tot het Mercurius-portaal?, waarin wordt uitgelegd hoe u toegang kunt krijgen.

stap 2. op het scherm moet u de lijst van facturen zien die hebt verstuurd

Details over het gebruik van Mercurius voor de opvolging van documenten vindt u hier .
Opmerkingen:

Op dit niveau kunt al zien welke de (bedrijfs)status is van uw factuur:
- ontvangen: het document is ontvangen door de klant (zelfs wanneer hij het nog niet gedownload heeft op Mercurius; dit is eigenlijk van geen belang voor u aangezien wij de volledige verantwoordelijkheid nemen voor deze transfer).
- verwerkt: het document is door de klant opgehaald en hij heeft het document goedgekeurd – houd er rekening mee dat de goedkeuring van een factuur enige tijd in beslag kan nemen, afhankelijk van klantspecifieke factoren.
- afgewezen: het document is om een bepaalde reden afgewezen door de klant. Neem contact op met de klant(verantwoordelijke) als u bijkomende informatie nodig hebt.
Als de lijst te lang is, kunt u de filters boven de kolommen gebruiken om uw opzoeking te verfijnen.
Als u zoekt naar een testdocument – we bedoelen hier uitdrukkelijk een document verstuurd naar onze testomgeving – zorg er dan eerst voor om door te schakelen naar de testomgeving, met behulp van de switch bovenaan rechts op het scherm:
Als u de gezochte factuur niet kunt vinden, gebruik dan ons online bijstandsverzoekformulier om ondersteuning te vragen. Deel zeker volgende informatie mee (het online webformulier helpt u hierbij):
- transmissiebericht-ID
- factuurnummer
- ondernemingsnummer van de ontvanger
- ondernemingsnummer van de verzender
- transmissietijd

NB: Wij verlenen deze service alleen voor productiedocumenten. Voor testdocumenten gebruikt u onze Test Document Lookup faciliteit.

stap 3. (optioneel) klik op de factuurregel

Om meer informatie over de factuur te krijgen klikt u op de overeenstemmende regel in de lijst. Het Mercurius-portaal zal de pagina met factuurdetails weergeven. Hier ziet u een screenshot van een typische pagina met factuurdetails:

Legende:

Human Readable Version (pdf) van de ingevoerde factuur op het portaal (alleen beschikbaar voor facturen ingevoerd op het portaal)
Bijlage toegevoegd aan de factuur (beschikbaar op alle kanalen: PEPPOL, portaal en legacy)
link naar factuurbericht (technisch: zie stap 4)
link naar bijlagebericht (voor elke bijlage wordt een apart bericht aangemaakt)
in het geval dat de factuur verwerkt wordt, is er een link naar het antwoordbericht van de klant voor de betreffende factuur
in het geval dat de bijlage verwerkt wordt, is er een link naar het antwoordbericht van de klant voor de betreffende bijlage

stap 4. (optioneel) klik op de berichtdetails

Op de pagina met factuurdetails hebt u toegang tot bijkomende technische informatie – gewoonlijk om te zien welk bericht precies ontvangen is, op welk tijdstip, wanneer het werd doorgestuurd naar de klant, enz... . Om toegang te krijgen tot de pagina met berichtdetails klikt u op de link naast het label "Gerelateerde berichten" – zoals gemarkeerd op het screenshot hierboven, nummer 3. Houd er rekening mee dat er soms meerdere berichten zijn. Bijvoorbeeld een voor de factuur, een voor de bijlage, een voor een antwoord van de klant, ... .
Wanneer de berichten aankomen op Mercurius krijgen ze 3 mogelijks tijdstempels:

tijdstempel wanneer het bericht is aangekomen bij Mercurius
tijdstempel wanneer het bericht werd gelezen door de klant
tijdstempel wanneer het bericht is gemarkeerd als opgehaald door de klant

Het Mercurius-portaal zal de pagina met factuurdetails weergeven. Hier ziet u een screenshot van een typische pagina met berichtdetails zodra het bericht klaar is om te worden gedownload (aangekomen op Mercurius):

Klaar om te downloaden
Bericht opgehaald maar nog niet gemarkeerd voor verwijdering uit de inbox van de klant
Bericht opgehaald en gemarkeerd om te verwijderen uit de inbox van de klant

belangrijke informatie over de status van de factuur
Hoe gaat een document naar de status "verwerkt" of "afgewezen"? Deze statusverandering is het resultaat van een "antwoordbericht" verstuurd door de klant. Dit antwoord beïnvloedt niet alleen de status van het document op het Mercurius-portaal. Het wordt ook teruggestuurd naar de leverancier (op dezelfde manier waarop de leverancier een factuur verstuurt, ontvangt hij een antwoord). Afhankelijk van uw eigen IT-tools kunt u dus als leverancier de verwerking van de antwoorden automatiseren. Voor meer informatie hierover verwijzen wij naar uw IT-provider.
Zie ook Vragen over de status van mijn factuur