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e-Invoicing-Strategie des belgischen öffentlichen Sektors

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2014 gelangte das Digital Transformation Office (DTO) des FÖD BOSA, der für die Untersuchung der IT-Aspekte einer allgemeinen Einführung von e-Invoicing zuständig ist, aufgrund der Resultate einer erfolgreichen, aber hinsichtlich ihrer Größenordnung beschränkten B2G e-Invoicing Pilotphase zu dem Ergebnis, dass die Anwendung des PEPPOL-Rahmens die meisten Probleme lösen würde, die die Einführung von B2B und B2G e-Invoicing hemmen. Dieser Rahmen identifiziert verschiedene Arten von Mitwirkenden bei der allgemeinen Einführung von e-Invoicing: Korrespondenten, Software-Entwickler, Dienstleistungsanbieter und Behörden. Er führt diese Akteure in einer Gemeinschaft zusammen und trägt zur Organisation ihrer jeweiligen Rollen bei. Er bietet auch eine Reihe, auf ausgereiften technischen Lösungen basierender, technischer Richtlinien, die als Richtlinien für die IT-Player fungieren, die willens sind, sich auf sichere Weise auf den oben erwähnten IT-Wandel einzulassen. PEPPOL identifiziert die Notwendigkeit einer gemeinsamen Transportinfrastruktur, die auf vorhandenen Dienstleistungsanbieterplattformen aufbaut und ihre Inseln zu einem kohärenten Super-Netzwerk verbindet. PEPPOL legt auch fest, dass mehrere Formate nebeneinander existieren müssen, unter der strikten Bedingung, dass kein Korrespondent sich weigern kann, mindestens einen „kleinsten gemeinsamen Nenner" anzuerkennen, die „Lingua franca", die man nur dann verwenden muss, wenn kein anderes gemeinsames Format bei ihren Korrespondenten verfügbar ist. Zu guter Letzt weist PEPPOL viele weitere Merkmale auf, deren Beschreibung den Rahmen dieses Artikels sprengen würde.
Seit dem 01.01.2016 ist das DTO des FÖD BOSA die PEPPOL-Behörde in Belgien. Sie übernimmt die Aufgabe der Einführung dieses Rahmens in ihrem Zuständigkeitsbereich. In Europa haben bereits 11 PEPPOL-Behörden die gleiche Rolle übernommen. Die konstant zunehmende Einführung von PEPPOL schafft die Bedingungen für die e-post-Infrastruktur, die für die Verwirklichung unserer Ambitionen unentbehrlich ist. Weitere Informationen über die Einführung von PEPPOL in Belgien und nützliche Links zu Informationen über PEPPOL finden Sie auf der offiziellen Seite der belgischen PEPPOL-Behörde.

Mercurius

Mercurius ist eine Schlüsselkomponente des Programms des belgischen öffentlichen Sektors zur allgemeinen Einführung von e-Invoicing. Während PEPPOL auf die Notwendigkeit einer universellen e-post-Infrastruktur eingeht, fungiert Mercurius als zentrale „elektronische Poststelle" für alle Einheiten des öffentlichen Sektors. Hier wird die eingehende Post in Empfang genommen und an die richtigen Abteilungen verteilt, abgehende Post wird gesammelt, um sie ins eigentliche e-post-Netzwerk weiterzuleiten. Dank der perfekten Anpassung an den PEPPOL-Rahmen hat jedes Unternehmen, das in der Lage ist, elektronische Rechnungen an öffentliche Behörden zu versenden, auch die Möglichkeit, jedem anderen (privaten) Kunden ohne zusätzliche Kosten Rechnungen auf elektronischem Weg zu schicken (E-Invoice), sobald der Rahmen allgemein eingeführt ist.
Viele Unternehmen aus dem Privatsektor sind in der Lage, E-Invoices zu versenden und bereit, den PEPPOL-Rahmen anzunehmen. Nicht alle der 5.900 Einheiten, aus denen sich der öffentliche Sektor zusammensetzt, sind jedoch in der Lage, sich an einen einzigen Plan zu halten. Um für die frühzeitigen Anwender aus dem Privatsektor eine ausreichende Reichweite zu schaffen, kann Mercurius für die Einheiten des öffentlichen Sektors, die noch nicht bereit sind, vorübergehend E-Invoices in PDF-Rechnungen umwandeln. Diese Strategie vereint verschiedene Vorteile: Sie motiviert den Privatsektor viel stärker und ist leichter zu vermitteln; sie verschafft dem öffentlichen Sektor außerdem Zeit, die richtige Strategie für die Einführung von e-Invoicing zu den richtigen Marktbedingungen zu entwickeln und umzusetzen. Dies ist ein wesentlicher Vorteil von Mercurius für die allgemeine Einführung von e-Invoicing in Belgien.
Mercurius ist mit einem Portal versehen, dessen primäre Funktion darin besteht, jedem die Möglichkeit zu bieten, die Übermittlung und Verarbeitung seiner E-Invoices an alle Behörden mit 100-prozentiger Zuverlässigkeit zu überwachen. Außerdem sind Lieferanten, die noch nicht über eine geeignete IT-Ausstattung verfügen, in der Lage, ihre Rechnungen mittels eines Formulars auf diesem Portal vorzulegen - bis sie auf e-Invoicing umstellen. Die Homepage des Mercurius-Portals schließlich enthält alle möglichen Links zu hilfreichen Informationen über e-Invoicing in Belgien, B2G und B2B. Weitere Informationen über den Zugang zum Mercurius-Portal und die Szenarios, die es unterstützt, sind in einem separaten Artikel (der später erscheint) verfügbar.

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Info
Der folgende Artikel bietet eine detailliertere Beschreibung der einzelnen Schritte (Hauptablauf, Varianten usw.): Der Lebenszyklus einer E-Invoice an den belgischen öffentlichen SektorDer Lebenszyklus einer E-Invoice an den belgischen öffentlichen Sektor.

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• Alle Unternehmen können alle öffentlichen Einrichtungen auf dieselbe Weise erreichen. Derzeit nehmen bereits mehr als 200 Einrichtungen des öffentlichen Sektors teil, längerfristig wird jedoch der gesamte öffentliche Sektor erreichbar sein (5.900 Einheiten).
• Das Mercurius-Portal bietet 100-prozentige Transparenz hinsichtlich des Empfangs und der Verarbeitung der E-Invoice des Lieferanten. Absender und Empfänger „sehen" dieselben Informationen und verwenden dieselben Tools auf derselben Plattform.
• Längerfristig werden die Kosten des IT-Angebots sinken und die Performance wird sich schneller verbessern.
• Dank der Automatisierung der Verarbeitung wird der Lieferant schneller bezahlt.

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o  Das Mercurius-Portal bietet einen speziellen Zugang für Dienstleistungsanbieter, die sogenannte Mercurius Access Point Rolle. Er ermöglicht es den Dienstleistungsanbietern, alle Rechnungen, die seine Systeme auf dem Weg zu Mercurius und zurück durchlaufen, zu verfolgen.
o  Eine Testumgebung ist verfügbar, sie ist in die Testsysteme der Einheiten des öffentlichen Sektors integriert. Sie erleichtert dem Sektor die Durchführung aller möglichen Tests in großem Maßstab, ohne dass sie in eine Testinfrastruktur investieren müssen. Unter anderem verfügt sie über ein öffentlich zugängliches Nachschlage-Tool für Testmeldungen, das verschiedene Phasen von Testaktivitäten beträchtlich rationalisiert.

Weitere wichtige Artikel

• Mercurius für den privaten Sektor (B) : beschreibt die B2G-E-Invoicing-Ströme aus der Perspektive des Privatsektors. Es beschreibt die verschiedenen Optionen und bietet rechtliche, finanzielle, funktionale und technische Informationen, die dem privaten Sektor bei der elektronischen Rechnungsstellung helfen sollen
• Mercurius für den öffentlichen Sektor (G) : bietet ähnliche Informationen, aber aus der Sicht des öffentlichen Sektors.
• Mercurius-Portal Hilfe : konsolidiert Informationen, die für das Portal spezifisch sind. ist auch der Hilfebereich des Portals.
• Die europäische Strategie zur e-Invoicing und die Europäische Norm EN16931: provides more information on the European strategy on e-invoicing/e-procurement and the European Norm EN16931