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PAGE EN COURS D'ÉDITION - Les liens ne sont pas (tous) fonctionnels. Merci de votre compréhension.

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Je suis administrateur ou gestionnaire, ou je remplis une fonction qui fait de moi un représentant légal de l’entreprise.

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Scénario normal :

Dans ce cas, vous devriez avoir un accès immédiat au portail Mercurius, en tant que représentant de l’entreprise. Cela signifie que vous pouvez immédiatement (1°) afficher toutes les factures envoyées au gouvernement et (2°) envoyer une facture au gouvernement (https://digital.belgium.be/e-invoicing/PeppolSearch.html) à l’aide du formulaire web disponible sur le portail.

Si votre entreprise n’a encore envoyé aucune facture, la liste de factures qui s’affiche est vide.

Scénario anormal :

Si vous vous connectez au portail Mercurius et que le message « Désolé, vous n’avez pas d’autorisation pour une entreprise. Vous ne pouvez donc pas utiliser ce site. Pour en savoir plus, consultez CSAM. » s’affiche, cela signifie que votre fonction n’est pas enregistrée auprès de la BCE. Pour vérifier cela, vous pouvez consulter l’interface BCE Public Search (http://kbopub.economie.fgov.be/kbopub/zoeknummerform.html?lang=fr) :

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• Saisissez votre numéro d’entreprise (ou sélectionnez « Nouvelle recherche par nom » et indiquez le nom exact de votre entreprise).

• La page comportant les données de votre entreprise s’affiche. Dans la section « Fonctions », votre nom ne figure sans doute pas dans la liste, alors que cela devrait être le cas.

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Dans ce cas, revenez à la section « Accueil » de l’interface BCE Public Search. À droite de l’écran, une zone de texte contient les instructions à suivre pour régulariser vos données d’entreprise. Vous pouvez également contacter la BCE pour obtenir un support plus spécifique. L’adresse e-mail et le numéro de téléphone sont disponibles via « http://kbopub.economie.fgov.be/kbopub/glossarium.html »

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Je ne suis pas un représentant légal de l’entreprise mais je suis responsable

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de la facturation sortante vers les pouvoirs publics pour mon entreprise. J’ai donc besoin d’un accès au

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portail.

Si vous

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n’exercez pas de fonction légale valide

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au sein de l'entreprise, lorsque vous vous connectez au portail mercurius, ce dernier affichera le message d’erreur suivant:

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Vous devez obtenir une autorisation de

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l'entreprise avant de pouvoir accéder au portail Mercurius en son nom

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Pour des raisons de cohérence et d’efficacité, toutes les applications eGov belges (à portée nationale) utilisent une application centrale unique pour gérer les rôles eGov de manière centralisée : « Ma Gestion des rôles eGov ».

Par ailleurs, les rôles peuvent uniquement être affectés par les gestionnaires d’accès, eux-mêmes désignés par un représentant légal de l’entreprise qui utilise une application distincte appelée « Gestion des gestionnaires d’accès ».

Les étapes suivantes vous indiquent comment configurer votre accès au portail Mercurius :

1. Identifier le Gestionnaire d’Accès Principal de votre entreprise - si elle en compte un, soit via le lien « Désigner un Gestionnaire d'Accès Principal d'une entreprise », soit via le lien « Désigner un Gestionnaire d'Accès Principal d'une institution de soins de santé », le cas échéant.
   1. Nous supposons que vous ne savez pas si votre entreprise compte un Gestionnaire d’Accès Principal et que vous ignorez à qui poser la question dans votre entreprise. (Cette situation n’est pas exceptionnelle.)
   2. Cliquez sur le lien ci-dessus.
   3. Indiquez votre numéro d’entreprise et cliquez sur « Suivant ». Le nom et l’adresse de votre entreprise s’affichent.
   4. Cliquez à nouveau sur « Suivant ».
      1. L’application indique que votre entreprise est déjà enregistrée dans le système et qu’un Gestionnaire d’Accès Principal est déjà renseigné. Dans ce cas, deux options permettent de l’identifier :
         1. Demandez au représentant légal de votre entreprise. En principe, cette personne peut vous répondre car elle est la seule à pouvoir nommer un Gestionnaire d’Accès Principal.
         2. Contactez le Helpdesk CSAM : https://www.csam.be/fr/contact.html .
         3. Une fois que vous connaissez le nom de votre Gestionnaire d’Accès Principal, passez à l’étape 3.
      2. Si au lieu de cela, l’application demande de compléter les données pour la personne qui prendra le rôle de Gestionnaire d’Accès Principal, passez à l’étape 2.
         
2. Désigner un Gestionnaire d’Accès Principal
1. Seul un représentant légal peut nommer le Gestionnaire d’Accès Principal de l’entreprise.
2. Il doit consulter la page « https://www.csam.be/fr/gestion-gestionnaires-acces.html » et suivre la procédure pour désigner un Gestionnaire d’Accès Principal - de préférence la procédure standard qui est entièrement automatisée.
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3. En cas de problème à cette étape, il peut contacter le Helpdesk CSAM afin d’obtenir une assistance : https://www.csam.be/fr/contact.html
3. Attribuer le rôle de « Responsable facturation » - via https://iamapps.belgium.be/rma
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1. Introduction : la procédure qui suit guide le Gestionnaire d’Accès Principal et les (candidats) Responsables facturation d’une entreprise dans une procédure en 3 étapes, qui (1°) est commune à tous les rôles e-gov - elle est donc également répétable et gérable pour le Gestionnaire d’Accès -, et (2°)  garantit que tous les candidats sont réellement identifiés pour assurer que les rôles ne sont ni attribués à la mauvaise personne, ni usurpés. Notez également que le Gestionnaire d’Accès peut aisément révoquer les rôles désignés, le cas échéant.
2. Procédure :

1. Le Gestionnaire d’Accès crée une invitation pour le rôle de « Responsable facturation », et l’envoie au candidat.
1. Consultez https://iamapps.belgium.be/rma. Cliquez sur « S’identifier »
2. Dans l’onglet « Gestion des invitations »,
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3. cliquez sur « Créer une nouvelle invitation ». Suivez les 6 étapes de l’assistant après avoir sélectionné « Responsable facturation ».
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4. Une fois l’invitation créée, envoyez-la par e-mail (adresse e-mail complétée) ou copiez l’URL qui correspond à l’invitation et envoyez-la par e-mail manuel au candidat.
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2. À la réception de l’e-mail, le candidat accepte le rôle en suivant le lien, et en se connectant (eID) pour confirmer ensuite que le rôle lui est attribué.
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3. Le Gestionnaire d’Accès reçoit alors un e-mail du système, avec un lien. Il doit suivre le lien et approuver l’attribution du rôle du candidat. Les tâches en attente sont également affichées dans « Tâches ouvertes » sous https://iamapps.belgium.be/rma.
   Le « Responsable facturation » dispose d’un accès immédiat au portail Mercurius.
   Le rôle peut être attribué à autant de personnes que nécessaire à l’aide de la même invitation.
   Un manuel complet à l’attention des Gestionnaires d’Accès est disponible à la page d’accueil de Ma Gestion des rôles e-GOV via https://iamapps.belgium.be/rma

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En cas de problèmes d’utilisation de Ma Gestion des rôles eGov, envoyez une demande de support.

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Comment procéder?

En bref:

L’octroi de l’accès implique deux étapes simples:

• Étape1 : Vous demandez l'accès via le formulaire "Demande de rôle : Responsable de la facturation". Attention: vous devez au préalable vous identifier à l’administration en ligne (CSAM). Le gestionnaire d'accès de votre entreprise est informé de votre demande de rôle (par courrier électronique).

• Étape 2 : Le gestionnaire d'accès approuve votre demande. Vous êtes instantanément autorisé à visualiser les factures de cette entreprise sur le portail mercurius, et le cas échéant à en encoder. Vous recevez un courrier électronique de confirmation de l’octroi du rôle de responsable de facturation.

En détail:

Vous demandez l'accès via le formulaire "Demande de rôle : Responsable de la facturation".

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Après avoir soumis le formulaire de demande de rôle, l'écran confirmant la demande de rôle apparaît.

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Cet écran vous offre la possibilité d'enregistrer une copie de la confirmation de la demande de role sur laquelle sont mentionnées toutes les données du demandeur et de l'entreprise concernée.

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En soumettant le formulaire "Demande de rôle : responsable de la facturation", le responsable de l'accès (principal) de votre entreprise sera informé de la demande de rôle par courrier électronique.

L'e-mail contient un lien vers l'aperçu de toutes les demandes ouvertes dans une autre application appelée "Ma gestion de rôle eGOV". Ce lien doit être suivi par le gestionnaire d'accès afin d'approuver la nomination du candidat pour le rôle dans la demande susmentionnée.

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Une fois que la demande de rôle a été approuvée par le gestionnaire d'accès, le demandeur du rôle de gestionnaire de facturation reçoit un courriel de confirmation de l'approbation de la demande de rôle et le gestionnaire de facturation en question a immédiatement accès au portail Mercurius.

En cas de problèmes d’utilisation de « Ma Gestion des rôles eGov », envoyez une demande de support.

Je dois représenter plusieurs entreprises. Est-ce possible ?

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Oui :

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• Le représentant légal de plusieurs entreprises verra automatiquement toutes les factures de toutes les entreprises dont il est représentant légal, à condition que ses données d’entreprise dans la BCE, soient correctes. Il

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• pourra également envoyer des factures au nom de chacune de ces entreprises.

• Au cas où vous devez représentez plusieurs entreprises dont vous n'êtes pas représentant légal, chaque entreprise que vous devez représenter doit vous attribuer le rôle de « Responsable facturation ». La procédure d'attribution de ce rôle est décrite à la

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• section « Je ne suis pas un représentant légal de l’entreprise mais je suis responsable pour l’entreprise des factures de sortie adressées au gouvernement. J’ai donc besoin d’un accès au site. »

La sélection de l’entreprise est possible après la connexion à Mercurius :

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Je représente une entreprise non belge.

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L’accès au portail Mercurius est basée sur les données d’entreprises enregistrées dans la Banque-Carrefour des

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Entreprises  (BCE) de Belgique (http://kbopub.economie.fgov.be/kbopub/zoeknummerform.html?lang=fr ). Dès lors, une entreprise non enregistrée dans la BCE ne peut pas avoir accès au portail Mercurius. Cela ne représente une limitation que dans un nombre très limité de cas, car la grande majorité des fournisseurs de

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l’État exerce des activités régulières en Belgique et

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ces derniers donc réputés enregistrés dans la BCE.

En outre, la carte d’identité électronique est, à ce stade, le seul moyen d’identification reconnu. Seuls les détenteurs de cette carte peuvent donc utiliser le portail Mercurius. Plus particulièrement, il s’agit des citoyens belges et des non-belges résidents en Belgique.

Remarque : pour transmettre une facture aux pouvoirs publics belges, il n’est pas nécessaire d’avoir accès aux portail Mercurius. Les pouvoirs publics belges adhèrent au cadre d’interopérabilité européen PEPPOL. Ce cadre englobe la mise en œuvre d’une infrastructure de transport transnationale. 200 Access Points PEPPOL sont opérationnels à travers l’Europe. Le secteur ICT développe des solutions globales basées sur ce cadre d’interopérabilité, et sur cette infrastructure de transport. La liste des Access Points est disponible sur https://peppol.eu/who-is-who/peppol-certified-aps/