Technische diensten van overheidsinstanties die gebruik maken van het Mercurius-platform (of hun IT-onderaannemers).
Mijn organisatie gebruikt Mercurius om elektronische facturen te ontvangen en antwoorden te sturen naar leveranciers. Onlangs zijn de antwoorden niet verzonden en genereren ze een foutmelding. Wat is het probleem?
De klant en/of leverancier-ID in het antwoord komt niet overeen met de ID's in de oorspronkelijke factuur. Onlangs, in het belang van consistentie en robuustheid, zorgt Mercurius ervoor dat deze ID's overeenkomen. Zo niet, dan onderschept Mercurius het antwoord en stuurt een afwijzingsmelding naar de klant, waarmee gegeven wordt dat hij het oorspronkelijke document niet heeft gevonden. De klant moet daarom altijd de ID's in de oorspronkelijke factuur respecteren.
De elektronische factuur bevat een "klant" informatieblok en een "leverancier" informatieblok. Elk van deze blokken moet ten minste één identifier voor de gebruiker hebben. Deze gegevens spelen een belangrijke rol bij het routeren van de factuur - en een mogelijk antwoord.
Vanwege de grote verscheidenheid aan functionele contexten en technische oplossingen voor elektronische documentuitwisseling zijn er vele soorten identificatiemiddelen.
Om elektronische facturen uit te kunnen wisselen met zoveel mogelijk zakenpartners, die niet allemaal door dezelfde context of oplossing worden beïnvloed, moeten veel bedrijven meerdere ID's gebruiken.
Het ondernemingsnummer en het BTW-nummer zijn de meest gebruikte ID's in België.
Sommige leveranciers nemen hun BTW-nummer en dat van hun klant op in deze routerings-ID's.
Sommige klanten nemen hun ondernemingsnummer en dat van hun leverancier op in de routering-ID's om antwoorden te sturen op desbetreffende facturen.
Wanneer een uitwisseling deze twee scenario's combineert, komen de ID's op het antwoord niet overeen met die op de factuur.
Mercurius controleert of elk antwoord gekoppeld is aan een origineel document (dit geldt niet alleen voor de factuur, maar ook voor inkooporders en, in de toekomst, op andere soorten documenten). Als de factuur BTW-nummers heeft en het antwoord bedrijfnummers heeft, kan Mercurius deze link niet maken. In dit geval stuurt Mercurius een melding terug aan de klant met boodschap dat het oorspronkelijke document niet is gevonden.
De klant moet daarom altijd de identificatiemiddelen in de oorspronkelijke factuur respecteren.
Om de afwijzingsmelding door te geven, gebruikt Mercurius een Message Level Response-document (MLR BIS 2.0. De upgrade naar MLR BIS 3.0 is aan de gang).
Aanvankelijk had Mercurius een mechanisme opgezet om het ondernemingsnummer en het BTW-nummer te koppelen. Dit mechanisme is fragiel en onzeker gebleken en is daarom onlangs opgegeven.