L'amélioration constante de notre niveau de vie s'accompagne d'un accroissement de nos échanges commerciaux. Cela engendre à son tour une augmentation des volumes de documents administratifs, à commencer par les factures. En Belgique, 1 milliard de factures s'échangent chaque année. L'automatisation du traitement de ces factures, permettrait d'économiser l'équivalent de 3,5 milliards d'euros par an. Il s'agit donc d'un enjeu déterminant.
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Depuis le 01/01/2016, BOSA DTO est l'Autorité PEPPOL en Belgique. Il est en charge de veiller à la mise en œuvre de ce cadre sur le territoire national. A travers l'Europe, 11 organismes ont également pris en charge le rôle de PEPPOL Authority (PA). Cette stratégie distribuée de « roll out » permet un ancrage adapté, et une répartition des coûts respectant le principe de subsidiarité. L'adoption de PEPPOL, qui ne cesse d'augmenter, crée à la longue les conditions d'un réseau postal électronique universel, indispensable à la réalisation de nos ambitions. Pour de plus amples informations sur le déploiement de PEPPOL en Belgique et des liens vers plus d'informations relatives à PEPPOL, veuillez visiter la page officielle de l'autorité PEPPOL belge.
Mercurius
Mercurius est un composant clé du programme de généralisation l'e-facturation B2G du secteur public belge. Alors que PEPPOL fournit un réseau postal électronique universel, Mercurius sert de « mailroom » électronique centrale pour le secteur public: ce composant reçoit l'e-courrier entrant et l'expédie au bon département; il collecte l'e-courrier sortant et assure sa bonne transmission sur le réseau postal électronique. Grâce à son alignement parfait avec le cadre PEPPOL, toute entreprise capable d'envoyer des e-factures aux autorités publiques, sera également capable d'en envoyer à tout autre client privé, et ce sans frais additionnel, dès que l'utilisation de ce cadre sera entré dans les mœurs.
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Mercurius dispose d'un portail dont la fonction primaire est de permettre à chacun de suivre la transmission et le traitement de ses e-factures envoyées à tous les organismes publics avec une fiabilité de 100 %. En outre, les fournisseurs qui ne disposent pas encore de l'équipement IT approprié, peuvent envoyer leurs factures facilement en utilisant un formulaire sur ce portail - jusqu'à ce qu'ils soient à même de passer à l'e-facturation. Enfin, la page d'accueil du portail Mercurius regroupe de nombreux liens vers des informations utiles sur l'e-facturation en Belgique, B2G et B2B. De plus amples informations sur l'accès au portail Mercurius et les scénarios qu'il supporte sont disponibles dans un article séparé (voir plus loin).
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Les images suivantes illustrent le flux de la facture à travers les composantes :
Représentation graphique du flux B2G et de ses composantes, compatible avec un modèle d'échange «any-to-any-to-any»
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- Toutes les entreprises peuvent transmettre leurs e-factures à toutes les entités publiques d'une seule et même manière. Plus de 200 entités du secteur public participent déjà à présent; à plus long terme, l'entièreté du secteur public (5.900 entités) est visé.
- Le portail Mercurius assure une transparence parfaite: le statut de réception et de traitement de l'e-facture est disponible en ligne. L'expéditeur et le destinataire ont accès aux mêmes informations, utilisent les mêmes outils sur la même plateforme.
- Grâce à l'absorption de l'effort initial par les pouvoirs publics, les coûts de l'offre IT diminueront et les performances augmenteront plus rapidement.
- Grâce à l'automatisation du traitement de la facture, le fournisseur est payé plus rapidement .
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- Toutes les entités du secteur public bénéficient des services de l'e-mailroom centralisée, incluant le support délivré par l'équipe de gestion de Mercurius. Ceci élimine le risque d'être confronté aux (nombreux) prestataires informatiques de leurs fournisseurs. De plus, elles bénéficient des meilleures conditions de marché. En collaborant avec l'équipe en charge de Mercurius, elles bénéficient d'une l'assistance adaptée pour la phase d'intégration, et de l'expérience fonctionnelle acquise au fil des intégrations des autres institutions.
- Mercurius peut également convertir temporairement le format entrant en un format qui est mieux approprié à l'entité du secteur public. Il peut être prévu pour être lu par des humains pour les entités qui ne veulent pas retarder l'adoption qui se développe dans le secteur privé, mais qui ont besoin de plus de temps pour mettre à jour leurs systèmes financiers à des conditions de marché convenables.
- L'adoption de la norme européenne sera considérablement facilitée. La Directive 2014/55/UE stipule que, pour 19/04/2019, toutes les instances européennes du secteur public devront accepter les e-factures conformes à la norme européenne EN16931. Cette obligation impose une adaptation des systèmes informatiques, et représente un défi conséquent. Mercurius servira, soit de point de passage neutre pour les institutions suffisamment avancées pour s'adapter dans les délais, soit de tampon et de convertisseur pour les autres, les libérant de la charge causée par les complications et les aidant à exploiter cette obligation au mieux de leurs intérêts.
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